Verwerking van poststukken voor het vervangingsproces

Scope – Deze procedure is opgesteld voor de verwerking van poststukken ten behoeve van alle organisatieonderdelen binnen de NVAO en heeft betrekking op alle poststukken die in aanmerking komen voor vervanging.

Het selectieproces is van toepassing op alle analoog inkomende archiefbescheiden van de NVAO. Het resultaat van het selectieproces is dat alle archiefbescheiden die voldoen aan de selectiecriteria, de volgende stappen van het vervangingsproces zullen doorlopen. De selectieprocedure geldt net zo goed voor de uitgaande archiefbescheiden als verrijkte intern opgemaakte archiefbescheiden. De medewerkers zullen aan de hand van de procedurele beschrijving die bescheiden selecteren die het vervangingsproces dienen te doorlopen.

Betrokken functionarissen – Alle werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden uitgevoerd door de medewerkers DIV/Archief in hun rol van postverwerker, registrator, scanspecialist of medewerker archief.

Werkinstructie: Voor de uitvoering van deze procedure zijn twee instructies vastgesteld en de betreffende medewerkers moeten hierop zijn ingewerkt.

Relatie tot handboek: Deze procedure maakt onderdeel uit van het Handboek vervanging archiefbescheiden NVAO

PROCEDURE

• De medewerker DIV/Archief haalt de poststukken en baliepost op bij de receptie.

• De medewerker DIV:

○ Neemt de post in ontvangst (reeds voorgesorteerd op organisatie)

○ Sorteert op poststukken die geregistreerd moeten worden en opent alle post (zie werkinstructie postverwerking voor uitzonderingen op te openen en te registreren post)

○ Selecteert de post behorende bij de dossiertypen die zijn ingericht in SWIT of de RMA

○ Zet de datum van ontvangst stempel op het poststuk in de rechterbovenhoek van het document.

○ Voegt de enveloppe bij het poststuk indien er:

− sprake is van een bezwaarschrift, zienswijze, ingebrekestelling, WOB verzoek etc.

− op het poststuk zelf geen naam en adresgegevens van de verzender staan aangegeven

○ Vraagt bij de afzender het digitale bestand op indien

− het poststuk of de bijlage bestaat uit een document in boekvorm, met gelijmde kaft of ringband, zoals bijv. jaarverslagen.

Wordt dat bestand digitaal verkregen dan wordt dat geregistreerd en opgenomen als digitaal origineel. Het analoge bestand wordt gemarkeerd als kopie en bewaard in de serie van de vervangen originelen van die dag.

○ Beoordeelt of er documenten van waarde zijn voor het cultureel erfgoed. Als documenten een meerwaarde (intrinsieke waarde) hebben juist omdat papier of een ander materiaal de drager is, worden deze papieren documenten wel gescand en opgenomen in het digitale beheersysteem, maar ze worden niet vervangen. Voor een goede beoordeling wordt getoetst op de volgende criteria:

− Het jaar van ontstaan van het document

− De uiterlijke vorm van het document is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling.

− Het document heeft esthetische of artistieke waarde.

− Het document heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken en dergelijke).

− Het document heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject.

− Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het document, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven.

− Het document is van aanzienlijk belang vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen.

Deze poststukken worden door de medewerker DIV als cultureel erfgoed in een aparte selectie gesorteerd. Ook wordt een datumstempel van ontvangst geplaatst.

○ Maakt de te vervangen poststukken scanklaar:

− ontniet, ontdoet van plastic, ontdoet van gelijmde kaften of spiraalband

− controleert of de te vervangen documenten volledig en leesbaar zijn

− biedt de poststukken vervolgens ter registratie aan. (zie procedure registratie)

In deze procedure zijn de volgende stappen te onderscheiden:

Stap | Actor | Activiteit | Toelichting | Criteria en Normen

01 | Receptie | Binnenkomst post | Aanlevering door postdiensten.

02 | Mede- werker DIV | Neemt post in ontvangst bij receptie | Medewerker DIV neemt poststukken in ontvangst | Dagelijks rond 9.00 ‘postbus’-post; rond 13.30 uur ‘straatadres’-post Voor aangetekende stukken is door geautoriseerde medewerker getekend

03 | Mede- werker DIV | Inhoudelijke selectie geopende enveloppen. | Stukken die worden geregistreerd en gescand en alleen digitaal worden doorgestuurd. | Poststukken behorende bij ingerichte werkprocessen in SWIT

Stukken die wel geregistreerd en gescand worden en zowel digitaal als fysiek worden doorgestuurd. | Notariële akten, certificaten, diploma’s

Stukken die voldoen aan de criteria van cultuur historisch belang | Cultureel erfgoed wordt wel gedigitaliseerd maar het originele stuk wordt niet vervangen.

04 | Mede- werker DIV | Scanklaar maken van de te vervangen poststukken. | Ontdoet documenten die zijn geselecteerd voor scanning van nietjes, paperclips, ringbanden en/of andere voorwerpen die het correct scannen bemoeilijken. | Voor poststukken in boekvorm, met gelijmde kaften of ringbanden wordt in eerste instantie het digitale bestand opgevraagd bij de afzender.

05 | Mede- werker DIV | Te vervangen poststukken aanbieden aan de registrator die belast is met de registratie. | Alle te vervangen poststukken worden eerst geregistreerd en dan gescand. | Registrator controleert of aangeboden te vervangen poststukken daadwerkelijk volledig zijn en ontdaan zijn van ongewenste zaken. Zie voor vervolg de procedures registratie en scannen.

Minimale Kwaliteitscriteria

Voor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing:

Criterium | Norm

01 | Vervangingswaardigheid van documenten. | Alle poststukken behorende bij de ingerichte werkprocessen in SWIT of de RMA komen voor het vervangingsproces in aanmerking.

02 | Informatiewaarde van documenten. | Alle documenten worden in kleur gescand met een dichtheid van 300 dpi en een diepte van 24 bit.

RESULTAAT

De uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat:

Resultaat

01 | Alle inkomende poststukken behorende bij de ingerichte werkprocessen in SWIT of de RMA worden geselecteerd en volledig gemaakt en indien noodzakelijk digitaal opgevraagd.

02 | Alle inkomende poststukken zijn gesorteerd en naar hun respectievelijke bestemming doorgestuurd.

03 | Alle voor het scanproces geselecteerde poststukken zijn ontdaan van voor het scanproces ongewenste zaken als nietjes, paperclips e.d.

RISICO’S

De uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico’s:

Risico | Maatregel

01 | Medewerker DIV selecteert niet alle te vervangen documenten voor het vervangingsproces. | Controle door andere DIV medewerker (het zgn. vier ogen principe) Ontbrekende poststukken kunnen vervolgens alsnog ter scanning en registratie worden aangeboden.

02 | Verlies aan informatie door niet leesbaarheid van bijvoorbeeld logo’s, tabellen of het verlies van de betekenis van legenda als niet wordt gescand in kleur. | Alle stukken worden in kleur ingescand.