In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

1. Archief: geheel van records onder de zorg van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (hierna: NWO)

2. Archiefbeheer: het in opdracht van het hoofd van een archiefvormend orgaan, volgens de geldende regelingen, uitvoeren van het dagelijks beheer van records

3. Archiveringssysteem: het geheel van mensen, methoden, procedures, gegevensverzamelingen, programmatuur, apparatuur, voorzieningen en andere middelen, bestemd voor het beheer van records

4. Archiefbestanddeel: geheel van records binnen een archief, bijeengebracht met een bepaald doel en in onderlinge samenhang te raadplegen, zoals een dossier, een rubriek, een serie, een zaak, een zaaktype

5. Archiefbewaarplaats: een bij of krachtens de Archiefwet voor blijvende bewaring van records aangewezen bewaarplaats. Voor NWO is dit het Nationaal Archief.

6. Archiefmedewerker: diegene die in opdracht van de beheerder de feitelijke archivistische werkzaamheden verricht

7. Archiefvormend orgaan: de onderdelen van NWO genoemd in artikel 4 van de Wet op NWO, dan wel de organisatieonderdelen genoemd in artikel 1.2 van het Bestuursreglement NWO 2017, alsmede een ander orgaan, dat een (deel van een) taak of taken van NWO dan wel opgedragen door de Raad van Bestuur uitvoert en waarvoor afzonderlijk dient te worden gearchiveerd ingevolge de Archiefwet 1995

8. Authenticiteit: de mate waarin van een document kan worden aangetoond dat:

a. het document is wat het beweert te zijn;

b. het is gemaakt of verzonden door de persoon of organisatie die beweert het te hebben gemaakt of verzonden;

c. het is gemaakt en verzonden op de tijdstip(pen) als aangegeven op het document.

9. Beheerder: degene die in opdracht van het CIO belast is met het informatie- en archiefbeheer

10. Beheersregeling: onderhavige, door de Raad van Bestuur, op grond van artikel 14 van het Archiefbesluit 1995, vastgestelde regeling

11. Beschrijvende inventaris: een opsomming van de archivistische kenmerken van de afzonderlijke bestanddelen van een archief

12. Betrouwbaarheid: de mate waarin de inhoud van een archief(onderdeel), dossier of record kan worden beschouwd als een volledige en nauwkeurige weergave van transacties, activiteiten of feiten waarvan het getuigt en waarop men zich kan verlaten bij de uitvoering van opvolgende transacties of activiteiten

13. Conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat

14. Digitale records: records die uitsluitend met behulp van besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur geraadpleegd kunnen worden

15. Document: geheel van samenhangende gegevens, vastgelegd op een gegevensdrager

16. Documentaire informatieverzorging: alle activiteiten en voorzieningen binnen de organisatie gericht op het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van records

17. Dossier: het geheel van records dat betrekking heeft op de behandeling van een zaak

18. Duurzaamheid: de mate waarin de toegankelijkheid, authenticiteit en betrouwbaarheid van records is gewaarborgd gedurende de levensduur van een record

19. Emulatie: techniek waarmee een computer of toepassingsprogrammatuur zich hetzelfde gedraagt als één van een oudere generatie

20. Gegevensdrager: materiaal waarop of waarin gegevens worden vastgelegd

21. Hoofd van een archiefvormend orgaan: het hoofd van een orgaan als genoemd in artikel 4 van de Wet op de NWO, dan wel een organisatieonderdeel genoemd in artikel 1.2 van het Bestuursreglement NWO 2017 alsmede hoofden van andere organen onder wiens verantwoordelijkheid een (deel van een) taak of taken van NWO dan wel opgedragen door de Raad van Bestuur worden uitgevoerd en waarvoor afzonderlijk dient te worden gearchiveerd ingevolge de Archiefwet 1995.

22. Leesbaarheid: de mate waarin van informatie, de opslagtechniek (drager, formaat) en het schrift bekend zijn, waardoor zij op een voor de mens natuurlijke manier kan worden waargenomen en geïnterpreteerd

23. Metagegevens: gegevens die de context, inhoud, structuur en gedrag van records en hun beheer door de tijd heen beschrijven

24. Migratie: de overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform

25. Opheffing: een organisatiewijziging, waarbij de taken van NWO of een van zijn archiefvormende organen worden beëindigd of overgedragen aan een ander overheidsorgaan en de verplichtingen als zorgdrager overgaan op de rechtsopvolger

26. Overbrenging: het overdragen van de zorg en het beheer van records die voor permanente bewaring in aanmerking komen aan het Nationaal Archief

27. Overdracht: het in beheer overdragen van records aan een ander organisatie onderdeel van NWO

28. Privatisering: het geheel of gedeeltelijk overdragen van de taken van een archiefvormend orgaan aan een andere rechtspersoon dan een rechtspersoonlijkheid bezittend overheidsorgaan

29. Records: archiefwaardige documenten (ook wel te noemen archiefbescheiden); archiefstuk(ken) in de zin van artikel 1c, eerste tot en met vierde lid, van de Archiefwet 1995

30. Reorganisatie: het geheel of gedeeltelijk overdragen van de taken van een archiefvormend orgaan aan een ander archiefvormend orgaan binnen NWO

31. Selectie: het op grond van een vastgestelde selectielijst bepalen van de bewaartermijnen van records

32. Selectielijst: de lijst zoals bedoeld in de artikel 5 van de Archiefwet 1995, waarin is opgenomen welke records voor permanente bewaring en welke voor vernietiging in aanmerking komen

33. Documentair Structuur Plan (DSP): een actueel, compleet en logisch overzicht van de bij NWO, onderdeel van NWO berustende records, geordend overeenkomstig de werkprocessen, taak of taken van de organisatie

34. Taak: het geheel van samenhangende handelingen en werkprocessen van een overheidsorgaan dat zijn grondslag vindt in wet- en regelgeving en algemene bestuursopdrachten

35. Toegankelijkheid: de mate waarin een archief(onderdeel), dossier of record lokaliseerbaar, vindbaar, leesbaar en interpreteerbaar is voor daartoe bevoegde personen of systemen

36. Toezicht: het verzamelen van informatie over de archiefvorming, het beheer en de staat van een archief(onderdeel) om vast te stellen of het voldoet aan de daaraan gestelde eisen, om daarover een oordeel te vormen en om naar aanleiding daarvan eventueel te interveniëren

37. Vernietiging: het zodanig bewerken van de gegevensdrager dat daarvan of daaruit op geen enkele wijze de gegevens die zij bevatten kunnen worden gereconstrueerd

38. Vervanging: het vervangen van records door reproducties, op gelijke of andere informatiedragers, die bij of krachtens de Archiefwet in de plaats kunnen worden gesteld van de originele records, met gelijktijdige vernietiging van het oorspronkelijke record

39. Vervreemding: het overdragen van zorg en beheer van records aan een andere zorgdrager of civielrechtelijke partij

40. Vindbaarheid: de mate waarin informatie zodanig wordt bewaard en beheerd, dat zij binnen een redelijke termijn kan worden gevonden

41. Volledigheid: de mate waarin alle informatie met betrekking tot een werkproces, die aanwezig zou moeten zijn volgens het beheerregime dat voor dat proces is vastgesteld, is vastgelegd, geregistreerd en wordt beheerd

42. Waarderen: het afwegen van waarden en belangen waarmee rekening moet worden gehouden bij het opstellen en vaststellen van een selectielijst

43. Werkproces: samenhangend geheel van stappen en procedures in het kader van de uitvoering van een taak

44. Zorg: algemeen bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het nakomen van de in de Archiefwet 1995 opgenomen verplichting de onder de zorgdrager berustende records in goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren