3.1 — Eisen en voorschriften voor de erkenninghouder Toezichtbeleidsbrief Erkenninghouders RDW 2020
Eisen en voorschriften voor de erkenninghouder
Naast de in het Algemeen Deel genoemde verplichtingen, moet u permanent aan een aantal andere voorwaarden voldoen. Deze zijn weergegeven in onderdeel 3.1 A t/m D en 3.1.1 t/m 3.1.7. U moet blijvend voldoen aan de volgende vereisten:
A Loket vereisten
1. Bij de aanvraag van de erkenning voorziet u in ten minste 80% van de gemeenten met meer dan 10.000 inwoners in een loket. In gemeenten waar u geen loket heeft, voorziet u in een loket in de naastgelegen gemeente. Binnen 2 jaar na verlening van de erkenning voorziet u in alle gemeenten met meer dan 10.000 inwoners in een loket. Bij gemeenten met minder dan 10.000 inwoners, moet in de naastgelegen gemeente een loket zijn.
2. Een loket moet ten minste 5 dagen in de week, 3 uur aaneengesloten geopend zijn, met uitzondering van nationale feestdagen.
3. U beschikt over een uitwijkplan in het geval een loket langer dan 24 uur uitvalt. In het uitwijkplan staat beschreven hoe u voor dat loket binnen 48 uur na de (tijdelijke) sluiting, in dezelfde of aangrenzende gemeente de dienst hervat. Bij uitval van een loket, bent u verplicht het uitwijkplan uit te voeren.
4. Ten behoeve van de herkenbaarheid van een loket als een locatie waar men terecht kan voor voertuigtenaamstellingen, schorsingen en opheffen van schorsingen van de voertuigverplichtingen ontvangt u een erkenningsticker van de RDW. U dient deze zichtbaar vanaf de buitenzijde van het loket te bevestigen.
5. U garandeert goede toegankelijkheid van uw loketten. U heeft hiertoe aantoonbare voorzieningen of maatregelen getroffen waardoor uw loketten toegankelijk zijn voor mindervaliden.
B ICT- en beveiligingseisen
6. De gegevens en informatie die u in het kader van de uitvoering van de diensten van deze erkenning verwerkt dan wel waar u inzage in heeft, mogen uitsluitend worden gebruikt voor de verlening van de desbetreffende dienst. Dit geldt voor de erkenninghouder, diens loketten en andere, onder verantwoordelijkheid van de erkenninghouder, door hem ingezette partijen.
7. U sluit op een uniforme en door de RDW voorgeschreven wijze, aan op de RDW ICT infrastructuur met geschikte datacommunicatieapparatuur, waarbij voldaan wordt aan de eisen en voorwaarden die de RDW daaraan stelt. Deze zijn dat:
• u beschikt over een door de RDW verstrekt certificaat om een vertrouwde communicatie verbinding met de RDW tot stand te kunnen brengen;
• u elke onder uw certificaat uitgevoerde transactie kunt herleiden tot de medewerker die de transactie volgens het systeem heeft uitgevoerd. Het vereiste beveiligingsniveau is daarbij minimaal gelijk aan het niveau van een gebruikersnaam en wachtwoord combinatie;
• u de gebruikersidentificatie (bijvoorbeeld medewerkers ID) meestuurt bij iedere transactie;
• u het loket waar de transactie wordt uitgevoerd als een uniek gegeven (locatie ID) meestuurt bij iedere transactie.
8. U voldoet aan de volgende beveiligingseisen:
• U zorgt ervoor dat de documenten met gevoelige informatie die zijn achtergebleven bij een loket, direct na de transactie worden vernietigd. Wanneer dit niet mogelijk is dan vernietigt u de documenten zo snel mogelijk na de transactie maar in elk geval dezelfde dag.
• U beschikt over beveiligingsrichtlijnen voor medewerkers, waaronder instructies veilig gebruik applicaties, veilig gebruik wachtwoorden, omgang met RDW informatie en herkenning/melding van beveiligingsincidenten. Deze richtlijnen zijn aan de medewerkers van de loketten bekend gemaakt.
• U houdt een registratie van beveiligingsincidenten bij en de daarbij door u genomen maatregelen ter herstel en voorkoming van deze incidenten.
C Facturatie
9. U bent verplicht om de RDW bedragen afzonderlijk op de factuur voor de klant te vermelden.
10. U zorgt voor een zekerheidsstelling ter grootte van de door de RDW geschatte omzet van de te verlenen tenaamstellingen en schorsingen over 2 maanden. Onder omzet wordt verstaan het totale bedrag dat u aan de RDW verschuldigd bent. Een voorbeeld van een zekerheidsstelling is een bankgarantie.
D Kwaliteit dienstverlening
11. Er vindt verslaglegging plaats van een door u (of door een extern bureau in opdracht van u) uitgevoerde risicoanalyse op de dienstverlening die u uitvoert voor de RDW. Uit de risicoanalyse zijn maatregelen geformuleerd en deze zijn aantoonbaar door u geïmplementeerd. Deze risicoanalyse wordt minimaal elke 30 maanden opnieuw uitgevoerd.
12. U dient voldoende beheersingsmaatregelen in te richten om de integriteit van de uitvoering van de dienstverlening te borgen. Dit houdt in dat u moet handelen in overeenstemming met het goedgekeurde kwaliteitshandboek. In het kwaliteitshandboek moet staan op welke wijze de procedures intern zijn ingericht. Uit het handboek dient in elk geval te blijken welke maatregelen u neemt ter waarborging van de privacy van de burger, de beschikbaarheid van de te verlenen diensten voor de burger, de bescherming van de zuiverheid van het kentekenregister en het voorkomen van fouten door het personeel dat de diensten daadwerkelijk uitvoert. Het bevat tevens een beschrijving van de wijze waarop de interne opleiding wordt verzorgd, ook de wijze waarop wordt vastgelegd welke medewerker een tenaamstelling of schorsing heeft verzorgd.
13. U bent verplicht om iedere wijziging met betrekking tot het voldoen aan de criteria voor uitvoering van de dienstverlening direct na bekend worden, aan de RDW te melden. Dit geldt ook bij substantiële wijziging van het kwaliteitshandboek.
- Regeling
- Toezichtbeleidsbrief Erkenninghouders RDW 2020
- Soort
- ZBO-regeling
- Geldend vanaf
- 01-01-2020
- BWB-id
- BWBR0043003
- Versie
- 2020-01-01_0