3.1.7 — Verwerken van persoonsgegevens Toezichtbeleidsbrief Erkenninghouders RDW 2020
Verwerken van persoonsgegevens
U verwerkt als erkenninghouder persoonsgegevens in het rijbewijzenregister. Hierdoor gelden de volgende voorwaarden in het kader van de AVG:
– Voor zover u toegang heeft tot persoonsgegevens mag u deze slechts verwerken in opdracht van de RDW. Het is niet toegestaan om zonder voorafgaande toestemming van de RDW op enigerlei wijze tot personen herleidbare informatie, die u uit hoofde van de door u verrichte werkzaamheden ter kennis is gekomen, te gebruiken voor andere doeleinden dan waarvoor die gegevens aan u ter beschikking zijn gesteld. Een en ander behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen;
– U dient de persoonsgegevens op behoorlijke en zorgvuldige wijze en in overeenstemming met toepasselijke wet- en regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens te verwerken;
– U bent niet bevoegd de persoonsgegevens aan enige derde te tonen, verstrekken of anderszins ter beschikking te stellen, behoudens wettelijke verplichtingen;
– U bent verplicht, technische en organisatorische maatregelen te treffen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen dienen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau te garanderen gelet op de risico's die de verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen dienen er mede op te zijn gericht, onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen. U dient aan de RDW volledige openheid te geven over de beveiliging van door u verwerkte persoonsgegevens;
– U stelt de RDW tijdig op de hoogte van op handen zijnde veranderingen binnen uw dienstverlening die de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid (informatiebeveiliging) van de dienst negatief kunnen beïnvloeden. U motiveert daarbij dat aan de gestelde betrouwbaarheidseisen wordt voldaan. De RDW stelt vast, op basis van uw motivering, dat aan de gestelde betrouwbaarheidseisen wordt voldaan;
– Beveiligingsincidenten gerelateerd aan uw erkenning waaronder incidenten die betrekking hebben op door u verwerkte persoonsgegevens dienen zo spoedig mogelijk aan de RDW te worden gemeld. In het geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens / inbreuk op de beveiliging, als bedoeld in artikel 33 AVG (datalek), die een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, dient u de RDW onverwijld, doch uiterlijk binnen 24 uur op de hoogte te stellen via het telefoonnummer 0598 - 693 369. In overleg met de RDW dient u de gevolgen van het incident of datalek zoveel mogelijk te beperken en maatregelen te treffen om herhaling van het incident of datalek te voorkomen;
– De door u verwerkte persoonsgegevens mogen in geen geval buiten de Europese Unie / Europese Economische Ruimte worden gebracht en mogen ook niet vanuit het buitenland benaderbaar zijn;
– U dient redelijke pogingen te ondernemen om zeker te stellen dat de persoonsgegevens correct en volledig zijn;
– U dient in voorkomende gevallen volledige medewerking te verlenen aan RDW om:
○ betrokkenen toegang te laten krijgen tot hun persoonsgegevens;
○ persoonsgegevens te verwijderen of corrigeren; en /of
○ aan te tonen dat persoonsgegevens verwijderd of gecorrigeerd zijn indien zij incorrect zijn;
– U bent niet bevoegd de genoemde verplichtingen geheel of gedeeltelijk over te dragen aan derden (subverwerkers);
– U dient een geheimhoudingsverplichting op te leggen aan uw personeelsleden en andere bij de uitvoering betrokken personen;
– De persoonsgegevens mogen alleen benaderbaar zijn door een zo klein mogelijke groep expliciet (door of namens de hoogst verantwoordelijke persoon in de organisatie) geautoriseerde personen;
– U mag de persoonsgegevens niet verder of langer verwerken dan noodzakelijk in het kader van de genoemde activiteiten. U dient zo snel mogelijk na ontbinding of beëindiging van de relatie met de RDW alle persoonsgegevens die u namens de RDW heeft verwerkt te vernietigen dan wel (indien de bewaartermijnen nog niet zijn verstreken) aan de RDW te overhandigen;
– De RDW houdt toezicht op de naleving van bovenstaande en kan dienaangaande een audit uitvoeren. Dit toezicht kan tevens worden uitgevoerd door een (externe) onafhankelijke auditor, in welk geval het rapport van de auditor aan de RDW ter hand wordt gesteld. U dient mee te werken aan de genoemde audits;
– U bent als verwerker aansprakelijk voor alle schade of nadeel, voortvloeiende uit het niet nakomen van of in strijd handelen met de bij of krachtens de AVG gegeven voorschriften en/of het niet nakomen van of in strijd handelen met het hier bepaalde, onverminderd de aanspraken op grond van andere wettelijke regels. U bent als verwerker ook aansprakelijk voor schade of nadeel ontstaan door uw eigen handelen;
– U bent als verwerker aansprakelijk voor alle schade of nadeel voortvloeiende uit door uw werkzaamheden ontstane inbreuken op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen; en
– Als verwerker vrijwaart u de RDW voor schade als gevolg van aanspraken van derden, gebaseerd op niet naleving van voorschriften bij of krachtens de AVG of overige wet- en regelgeving alsmede deze instructies.
- Regeling
- Toezichtbeleidsbrief Erkenninghouders RDW 2020
- Soort
- ZBO-regeling
- Geldend vanaf
- 01-01-2020
- BWB-id
- BWBR0043003
- Versie
- 2020-01-01_0