wetzoeker

1.3.2 — Geschiedenis van het archiefbeheer Besluit beperkingen openbaarheid KNAW

Geschiedenis van het archiefbeheer

Tot circa 1985 hanteerde het Bureau van de KNAW voor de registratie een methode die kan worden gekenmerkt als een agendastelsel, gecombineerd met een rubriekenstelsel. Met betrekking tot het agendastelsel zijn te herkennen:

− de klapper op de agenda (inventarisnummers 1386 t/m 1396);

− de agenda van binnengekomen en uitgaande stukken (inventarisnummers 1397 t/m 1461);

− minuten van uitgaande brieven op dubbelgevouwen doorslagen met de ingekomen stukken erin gevoegd.

Aanvullende toegangen waren:

− de index op de notulenboeken (inventarisnummers 1462 t/m 1467);

− de index op het archief (inventarisnummers 1468 t/m 1473).

Het archief was in deze periode gescheiden in drie afdelingen: het archief van het bestuur, het archief van de Afdeling Letterkunde en het archief van de Afdeling Natuurkunde. De stukken die gericht waren aan de

KNAW in het algemeen of aan één van drie genoemde afdelingen kregen na binnenkomst een stempel met datum van binnenkomst. Daarin werd genoteerd voor welke afdeling het stuk was bestemd: Bestuur. Letterkunde of Natuurkunde. Stukken die niet aan een van de besturen hoefden te worden voorgelegd, werden doorgestuurd naar de uitvoerende medewerkers en werden niet ingeschreven. Deze stukken ontbreken voor het leeuwendeel in het archief. Met de slagwoorden in de klappers werd per ingeschreven stuk aangegeven onder welke rubriek het ingekomen stuk zou worden ingeschreven in de ‘agenda op inkomende en uitgaande stukken’ van de betreffende afdeling.

Het originele ingekomen stuk kwam ter tafel in de vergadering van het bestuur, het afdelingsbestuur of in de afdelingsvergadering. Het uitgaand antwoord kreeg in principe hetzelfde nummer als de ingekomen brief. Indien er meerdere brieven werden opgesteld, bijvoorbeeld omdat eerst schriftelijk advies werd ingewonnen, kregen de uitgaande brieven een volgnummer in Latijnse cijfers (bijvoorbeeld 630I, 630II, 630III, etc.). Van de uitgaande brieven werd een dubbelgevouwen doorslag gemaakt, dat uitgevouwen de dubbele grootte had van het briefpapier. De doorslagen waren roze voor brieven van het bestuur, blauw voor brieven van de Afdeling Letterkunde en geel voor brieven van de Afdeling Natuurkunde. De voorliggende ingekomen stukken werden in de dubbelgevouwen doorslag van de uitgaande brief gevoegd. Het hele pakketje werd vervolgens voorzien van een papieren omslag met een titel, waarmee per rubriek een dossier werd gevormd. Daarin konden later nieuwe stukken worden toegevoegd. De dossiers werden bewaard in hangmappen in ladekasten. Ze waren geordend naar rubriek.

Om te voorkomen dat het aantal rubrieken te groot zou worden en om hier continuïteit in te behouden werd een index op de agenda gemaakt. Dit betrof een kaartenbaksysteem met fiches met daarop kruisverwijzingen naar een bepaalde rubriek. Op de notulenboeken werd een separate index gemaakt.

Vanaf de zomer van 1993 kwam alle post centraal binnen bij het bureau Post- en Archiefzaken (PAZ). In 1994 werd voor de ordening van het archief de ‘Archiefcode van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen’ opgesteld. Met de invoering van de archiefcode is het besluit genomen ook de eerder afgesloten dossiers te voorzien van een archiefcode en het hele archief volgens deze codering te ordenen. Daarmee ging de eerdere alfabetische ordening op basis van de rubrieken verloren. De nieuwe werkwijze en de herordening van het archief leidde ertoe dat de oude toegangen niet meer werden gebruikt.

Regeling
Besluit beperkingen openbaarheid KNAW
Soort
ZBO-regeling
Geldend vanaf
06-12-2019
BWB-id
BWBR0042850
Versie
2019-12-06_0

In de hele regeling · Officiële tekst op wetten.overheid.nl