Aanvragen voor de subsidie worden gedaan aan de hand van het door de minister daartoe vastgestelde aanvraagformulier en voorzien van de op het formulier vermelde bescheiden.

23 Het aanvraagformulier wordt 5 december 2019 geplaatst op https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/ontwikkelingssamenwerking/documenten/publicaties/2019/10/30/subsidieregeling-drylands-sudan-sahel-program-dssp

Voor de bij de aanvraag in te dienen begroting is eveneens een verplicht te hanteren format vastgesteld (zie appendix 2 bij deze beleidsregels). Aanvragen kunnen worden ingediend vanaf 2 januari 2020 om 9.00 uur CET tot en met uiterlijk 27 maart 2020 17.00 uur CET. Aanvragen die later dan genoemde datum en tijd worden ingediend, worden afgewezen. De aanvragende organisatie is de enige verantwoordelijke voor een tijdige en volledige indiening van een aanvraag. Aanvragen dienen compleet en zonder voorbehoud te worden ingediend, rechtsgeldig ondertekend door de daartoe namens de aanvragende organisatie bevoegde persoon met vermelding van naam en functie. Het is niet mogelijk om een voorlopige aanvraag in te dienen.

De aanvraag dient te worden opgesteld in de Engelse of Nederlandse taal, bij voorkeur de Engelse taal. Bijlagen die zijn opgesteld in een andere taal dan het Engels of Nederlands dienen voorzien te zijn van een vertaling Nederlands of het Engels. Het in de tweede fase van het selectieproces in te dienen uitgewerkte programmavoorstel dient in de Franse taal te worden ingediend.

Het verdient de voorkeur dat aanvragen per e-mail in pdf-formaat worden ingediend. Aanvragen per e-mail worden ingediend door deze te sturen naar het e-mailadres: IGG@minbuza.nl onder vermelding van ‘Subsidieaanvraag DSP’.

Als moment van indiening geldt het tijdstip waarop de e-mail door het systeem voor gegevensverwerking van het Ministerie van Buitenlandse Zaken is ontvangen. Houd er rekening mee dat bestanden groter dan 14MB niet kunnen worden ontvangen. E-mails groter dan 14MB dienen in kleinere e-mails te worden verdeeld. Hierbij geldt dat het moment waarop de gehele aanvraag, inclusief de laatste e-mail, is ontvangen geldt als tijdstip waarop de aanvraag is ingediend. Daarbij dienen de e-mails genummerd te worden in de onderwerp-regel, waarbij duidelijk is hoeveel e-mails de aanvraag in totaal behelst

24 Bijvoorbeeld: e-mail 1 van 5, e-mail van 2 van 5 etc. tot ‘e-mail 5 van 5’.

.

Eventuele technische problemen bij verzending komen voor rekening en risico van aanvrager.

Aanvragen per post kunnen worden gestuurd naar:

Ministerie van Buitenlandse Zaken

t.a.v. afdeling IGG -Voedselzekerheid

Postbus 20061

2500 EB ’s Gravenhage

Als u de aanvraag persoonlijk of per koerier wilt aanleveren, dan kunt u de aanvraag (laten) afgeven bij het afgifteloket voor poststukken (expeditie) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, Rijnstraat 8, 2515 XP te ’s-Gravenhage. Als moment van indiening geldt het moment waarop de aanvraag op het Ministerie van Buitenlandse Zaken is ontvangen.

Indien de aanvraag niet aangetekend wordt verzonden berust het risico dat de aanvraag niet of te laat wordt ontvangen door het ministerie bij de aanvrager. Indien de aanvraag per post wordt ingediend (anders dan met de aanduiding ‘port betaald’) wordt de aanvraag nog als tijdig ingediend beschouwd, als de aanvraag voor het einde van de termijn ter post is bezorgd, waarbij het datumstempel van de post doorslaggevend is, en niet later dan een week na afloop van de termijn is ontvangen.

Bij gebruikmaking van een enveloppe met de aanduiding ‘port betaald’ is de datum van ontvangst bepalend bij het vaststellen of de aanvraag tijdig, d.w.z. uiterlijk 27 maart 2020 17.00 uur CET, is ingediend. Houdt hierbij rekening met de omstandigheid dat de datum van ontvangst wordt vastgesteld aan de hand van het tijdstip van inschrijving en dat ’s avonds en op zaterdag en zondag geen post wordt ingeschreven.

Additionele informatie (zoals illustratieve boekwerken, CD-roms, USB-sticks of dvd’s van een organisatie) worden niet betrokken bij de beoordeling van een aanvraag.

In het kader van de aanvraagprocedure wordt met nadruk gewezen op artikel 7, derde lid, van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken. Mocht een aanvraag onvolledig worden ingediend, dan kan de minister vragen om een aanvulling. Als datum en tijd van ontvangst van de aanvraag zal vervolgens gelden de datum en tijd waarop de aangevulde aanvraag is ontvangen. Indien een aanvraag pas in de laatste twee weken voor het verstrijken van de deadline wordt ingediend, loopt de penvoerder het risico dat de minister geen toepassing zal geven aan zijn bevoegdheid om een aanvulling te vragen in verband met de tijd die is gemoeid met het controleren van alle aanvragen op volledigheid. In dat geval zal de aanvraag derhalve niet meer kunnen worden aangevuld, maar zal deze worden beoordeeld zoals hij primair is ingediend.

Verder geldt in het algemeen dat het niet compleet indienen van aanvragen of onvoldoende onderbouwen van antwoorden mogelijk leidt tot afwijzing van een subsidieaanvraag op basis van drempel- of kwalitatieve criteria. Kortheidshalve verwijzen naar andere onderdelen van de aanvraag of bijlagen is niet voldoende, tenzij in de aanvraagdocumenten uitdrukkelijk is aangegeven dat daarmee (geheel of gedeeltelijk) kan worden volstaan. Indien onderdelen van de aanvraagdocumenten niet worden ingevuld, loopt de penvoerder het risico op afwijzing van de aanvraag.

Ook op artikel 9 van het Subsidiebesluit wordt in het bijzonder gewezen. Een aanvraag die betrekking heeft op activiteiten die reeds zijn gestart op het moment waarop de subsidie wordt aangevraagd, wordt afgewezen.

Vragen naar aanleiding van dit document of andere zaken kunt u uitsluitend per e-mail en uiterlijk tot en met 13 maart 2020 aan bovenstaand adres richten. Waar nodig samengevoegd met andere vragen vindt geanonimiseerde beantwoording hiervan eens per week plaats op https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/ontwikkelingssamenwerking/documenten/publicaties/2019/10/30/subsidieregeling-drylands-sudan-sahel-program-dssp

Appendices:

1. Aanvraagformulier – zie https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/ontwikkelingssamenwerking/documenten/publicaties/2019/10/30/subsidieregeling-drylands-sudan-sahel-program-dssp

2. Begrotingsformat

3. Corporate rates 2020