Aanvragers kunnen een aanvraag indienen in de periode van 1 maart tot en met 30 april, volgend op het kalenderjaar waarin de subsidiabele kosten zijn gemaakt. Om te bepalen of de subsidiabele kosten zijn gemaakt in het kalenderjaar voorafgaand aan het jaar van aanvraag, is de factuurdatum bepalend.

Per jaar kan een particuliere eigenaar per rijksmonument ten hoogste één aanvraag indienen. Hoewel per rijksmonument slechts eenmaal per jaar een aanvraag kan worden gedaan, kunnen in die aanvraag vanzelfsprekend wel kosten worden opgenomen die zijn gemaakt ten behoeve van meerdere werkzaamheden aan het rijksmonument in het jaar voorafgaand aan de aanvraagperiode. Een particuliere eigenaar van meer dan één rijksmonument kan voor alle rijksmonumenten één gezamenlijke aanvraag doen.

In de subsidieaanvraag dient door de aanvrager aan de hand van stukken te worden aangetoond dat de subsidiabele kosten zijn gemaakt. Hierbij is vereist dat uit de aangeleverde stukken voldoende duidelijk gespecificeerd blijkt welke kosten ten behoeve van welke instandhoudingswerkzaamheden zijn gemaakt. De aanvrager kan dit aantonen met gespecificeerde facturen van de werkzaamheden (bijvoorbeeld: facturen van aannemers, schilders, of loodgieters).

Een gespecificeerde factuur omschrijft welke werkzaamheden, maatregelen en voorzieningen zijn gerealiseerd aan welke onderdelen van het rijksmonument. Facturen dienen op regelniveau gespecificeerd te zijn. Dit betekent dat ze per uitgevoerde werkzaamheid de daarbij behorende kosten van arbeid, materiaal en materieel aangeven. Een factuur met een generieke omschrijving (bijvoorbeeld een termijnfactuur) is niet voldoende. In zo’n geval dient op een andere manier te worden aangetoond welke werkzaamheden zijn verricht aan welk onderdeel van het rijksmonument, inclusief de daarbij behorende kosten van arbeid, materiaal en materieel. Dit kan bijvoorbeeld aan de hand van een gespecificeerde offerte of (deel)begroting. Als in een factuur wordt verwezen naar bepaalde documenten dan dienen deze stukken ook bij de aanvraag te worden gevoegd. Bij zelfwerkzaamheid moet in de aanvraag duidelijk worden gemaakt op welke werkzaamheden aan welke onderdelen van het rijksmonument de opgevoerde kosten betrekking hebben.

Verder dienen bij de aanvraag foto’s te worden gevoegd van vóór en van na de werkzaamheden. Uit de foto’s moet duidelijk blijken welke instandhoudingswerkzaamheden zijn verricht aan welke onderdelen van het rijksmonument.

Indien kosten worden opgevoerd voor funderingsherstel, dan moet bij de aanvraag ook een funderingsonderzoek worden gevoegd waaruit de technische noodzaak van het herstel blijkt. Als er ook andere werkzaamheden zijn uitgevoerd die niet noodzakelijk zijn voor de instandhouding van het rijksmonument, zoals het uitdiepen van een kelder, dan dienen de kosten te worden uitgesplitst. Alleen kosten die duidelijk herleidbaar zijn tot de voor de instandhouding noodzakelijke herstelwerkzaamheden aan de fundering kunnen subsidiabel worden gesteld.

Indien in een aanvraag ten aanzien van een rijksmonument voor meer dan € 70.000,– aan kosten is opgenomen, dient in aanvulling op de voornoemde stukken een adequaat inspectierapport van dat rijksmonument bij de aanvraag te worden gevoegd. Dit aanvullende vereiste geldt ongeacht of van deze kosten bij de beoordeling van de aanvraag ook daadwerkelijk een bedrag van meer dan € 70.000,– als subsidiabel wordt aangemerkt. Het inspectierapport dient een adequate beschrijving te bevatten van de technische of fysieke staat van het rijksmonument voorafgaand aan de werkzaamheden waarvoor subsidie wordt aangevraagd, en mag op het moment van de aanvraag daarom niet ouder zijn dan vier jaar. Het inspectierapport dient ertoe inzicht te krijgen in de toenmalige staat van het monument, en moet inzicht geven in de toenmalige gebreken van het monument en tevens in de oorzaken en mogelijke gevolgen van die gebreken. Daarnaast dient het inspectierapport adviezen te bevatten over de uit te voeren werkzaamheden in volgorde van urgentie en over de termijn van uitvoering. Het inspectierapport dient te zijn opgesteld door een deskundige persoon of instantie.

Bij meerdere appartementen in één rijksmonument is het mogelijk dat de werkzaamheden als geheel worden betaald door een vereniging van eigenaars, terwijl iedere afzonderlijke appartementseigenaar in de betaling indirect een aandeel heeft. In zo’n geval is het mogelijk dat de appartementseigenaar zelfstandig een aanvraag doet. Daarbij is het enkel aanleveren van gespecificeerde facturen echter niet voldoende: aan de hand van facturen kunnen immers wel de totale instandhoudingskosten worden beoordeeld, maar niet welk aandeel in die kosten voor rekening komt van de individuele appartementseigenaar. De appartementseigenaar dient in zo’n geval naast de facturen een verklaring van de vereniging van eigenaars bij te sluiten waaruit duidelijk blijkt (i) wat de totale kosten van de instandhoudingswerkzaamheden zijn, en (ii) welk aandeel van deze kosten voor zijn rekening komt.

Een NSW-aandeelhouder dient bij zijn aanvraag te verklaren dat hij aandeelhouder is van een NSW-NV of NSW-BV die voldoet aan de fiscale eisen, genoemd in artikel 23 van het Uitvoeringsbesluit inkomstenbelasting 2001 (zie nader paragraaf 3). Daarbij geldt – net als bij de voornoemde appartementseigenaren – dat voor een NSW-aandeelhouder die zelfstandig een aanvraag doet het enkel aanleveren van gespecificeerde facturen niet voldoende is. Een NSW-aandeelhouder dient tevens in zijn aanvraag te specificeren (i) wat de totale kosten van de instandhoudingswerkzaamheden zijn, en (ii) wat zijn aandeel is in de NSW-NV of NSW-BV, die het desbetreffende landgoed in eigendom heeft.

Ten behoeve van het doen van de subsidieaanvraag is een online-portaal ingericht, dat is te bereiken via www.cultureelerfgoed.nl. Een aanvraag wordt elektronisch ingediend bij de RCE met gebruikmaking van het online-aanvraagformulier, dat op het portaal beschikbaar is gesteld. Met gebruikmaking van het online-aanvraagformulier geeft de aanvrager per factuur aan op welke kosten uit de Leidraad zijn aanvraag betrekking heeft.