Het verlenen en genieten van gastvrijheid, als bedoeld in artikel 94, onder b, van de Geneesmiddelenwet, is toegestaan in het kader van een bijeenkomst of een manifestatie. Gastvrijheid dient beperkt te blijven tot hetgeen strikt noodzakelijk is om de bijeenkomst of manifestatie bij te wonen. Onder gastvrijheid wordt verstaan de vergoeding of het niet in rekening brengen van reis-, verblijf-, en inschrijfkosten van een bijeenkomst of manifestatie. Vergoeding of het niet in rekening brengen van andere kosten is niet toegestaan. Bovendien is niet relevant of de vergoeding of het niet in rekening brengen rechtstreeks door de ondernemer aan de deelnemers wordt verstrekt, of via een tussen(rechts)persoon, in beide gevallen moeten de hier beschreven regels voor het verlenen en het genieten van gastvrijheid worden nageleefd.

B.1. Criteria

Bij de beoordeling van de vraag of de verleende/genoten gastvrijheid acceptabel is zijn er drie criteria die voor gastvrijheid in het kader van bijeenkomsten en manifestaties hetzelfde zijn:

a. de gastvrijheid moet strikt beperkt blijven tot het hoofddoel van de bijeenkomst of manifestatie;

b. de gastvrijheid mag zich niet uitstrekken tot anderen dan die voor bijeenkomsten of manifestaties onder beroepsbeoefenaren worden verstaan;

c. de gastvrijheid dient plaats te vinden op een passende locatie.

Voor de invulling van het criterium dat gastvrijheid strikt beperkt moet blijven tot het hoofddoel moet worden gekeken naar de verhouding in tijdsbesteding tussen het (wetenschappelijke) programma en de overige onderdelen en naar de totale duur van het programma. Indien het evenwicht in tijdsbesteding tussen het inhoudelijke programma en de overige onderdelen ontbreekt, dan is vergoeding van gastvrijheid in zijn geheel niet toelaatbaar.

De geschiktheid van het programma dient ook te blijken uit het inhoudelijke programma en de kwalificaties en expertise van de trainers, begeleiders of sprekers. Wat opbouw van het programma betreft dat koffie- en theepauzes, lunches en diners logische onderbrekingen in het programma moeten zijn. Overnachtingen moeten gerechtvaardigd zijn. Ondernemers mogen geen vergoeding geven voor deelname aan recreatieve of sociale activiteiten (zoals concerten, sportactiviteiten e.d.).

Gastvrijheid mag zich niet uitstrekken tot anderen dan beroepsbeoefenaren of in het kader van bijeenkomsten tot beroepsbeoefenaren en verpleegkundigen die in de uitoefening van hun beroep in opdracht van een beroepsbeoefenaar geneesmiddelen verstrekken of toedienen aan een patiënt.

Met het criterium dat gastvrijheid plaats dient te vinden op een passende locatie wordt beoogd gastvrijheid bescheiden te houden en uitwassen te voorkomen. De economische waarde van de reis en het verblijf spelen hierbij een rol.

Ten aanzien van bijeenkomsten in het buitenland speelt voorts een rol of de bijeenkomst wordt georganiseerd door een buitenlandse of internationale vereniging of instantie, of de bijeenkomst open staat voor deelname door beroepsbeoefenaren uit meerdere landen, of er een directe relatie is tussen het onderwerp of doel van de bijeenkomst en de locatie, of dat er mogelijk een relevant onderzoeksinstituut of bedrijf ter plekke aanwezig is.

Naast deze drie criteria gelden voor bijeenkomsten en manifestaties aanvullende criteria.

B.2. Bijeenkomsten

Bij het bepalen of een samenkomst een bijeenkomst of een manifestatie is geldt dat de inhoud van de samenkomst relevant is en niet de organisator.

In artikel 1, eerste lid, onder aaa, van de Geneesmiddelenwet wordt onder een bijeenkomst verstaan een georganiseerde samenkomst van beroepsbeoefenaren die kennelijk uitsluitend tot doel heeft hun wetenschappelijke kennis en kunde op het gebied van de geneeskunst, de farmacie, de tandheelkunst, de verloskunst of de verpleegkunde te bevorderen.

Van een bijeenkomst is sprake indien deze in één van de drie volgende categorieën valt:

a. De inhoud van de bijeenkomst is door een wetenschappelijke vereniging of een onafhankelijke en door de betrokken beroepsgroep erkende instantie als wetenschappelijk aangemerkt;

b. De organisatie is in handen van een samenwerkingsverband van beroepsbeoefenaren, wetenschappelijke organisaties of andere onafhankelijke groeperingen of instanties. Hierbij moet aan de volgende twee voorwaarden zijn voldaan:

1. De organisator bepaalt, geheel onafhankelijk, de inhoud van het programma op basis van de onafhankelijke behoefte van beroepsbeoefenaren, de keuze van sprekers tijdens de bijeenkomst, de keuze van de locatie, de duur van de bijeenkomst en voor wie de bijeenkomst openstaat.

2. Indien een spreker banden heeft met een ondernemer of een derde partij dient de objectiviteit van de presentatie te worden getoetst door de betreffende (wetenschappelijke) vereniging van beroepsbeoefenaren.

c. De organisatie is in handen of vindt plaats in opdracht van een ondernemer en de bijeenkomst is door de CGR, overeenkomstig de Gedragscode Geneesmiddelenreclame, preventief beoordeeld op inhoud en op de vraag of de te verlenen gastvrijheid binnen redelijke perken blijft.

Wat de inhoud betreft gaat het om de volgende criteria:

1. De objectiviteit van de presentaties dient voldoende gewaarborgd te zijn, en

2. Het programma voorziet in een onafhankelijke informatiebehoefte van beroepsbeoefenaren.

Als er sprake is van een bijeenkomst geldt in aanvulling op de criteria die hierboven genoemd zijn dat de gastvrijheid bij bijeenkomsten binnen redelijke perken dient te blijven en dat er transparantie is over de banden tussen sprekers en ondernemers of derde partijen.

Redelijke perken

De gastvrijheid voor bijeenkomsten moet binnen redelijke perken blijven in verhouding tot de duur van de bijeenkomst. Daarnaast geldt dat:

1. deze niet meer bedraagt dan strikt noodzakelijk is en waarbij geldt dat de kosten van gastvrijheid die door een ondernemer of derde partij worden vergoed of niet in rekening worden gebracht per beroepsbeoefenaar in ieder geval niet meer bedragen dan € 500,– per keer en € 1.500,– per jaar.

of

2. de beroepsbeoefenaar zelf ten minste 50% van de reis-, de verblijf- en de inschrijfkosten die te maken hebben met zijn bezoek aan de wetenschappelijke bijeenkomst bijdraagt. Het spreekt voor zich dat een transparante en valide afrekening daaraan ten grondslag dient te liggen en dat de kosten reëel dienen te zijn.

Transparantie over banden van sprekers

Daarnaast geldt voor bijeenkomsten de eis dat banden tussen sprekers en ondernemers of derde partijen vooraf bekend dienen te worden gemaakt. Artsenbezoekers en andere vertegenwoordigers van een ondernemer mogen slechts in die hoedanigheid aanwezig zijn indien zij als zodanig herkenbaar zijn, bijvoorbeeld door het dragen van badges.

B.3. Manifestaties

Wanneer een samenkomst niet onder één van de drie onder ‘B.2. Bijeenkomsten’ genoemde categorieën valt, wordt deze gekwalificeerd als een manifestatie. In artikel 1, eerste lid, onder bbb, van de Geneesmiddelenwet wordt onder een manifestatie verstaan een georganiseerde samenkomst van beroepsbeoefenaren die tot doel heeft het voorschrijven of ter hand stellen van geneesmiddelen te bevorderen.

Als er sprake is van een manifestatie geldt in aanvulling op onder B.2 genoemde drie criteria net als bij bijeenkomsten dat de gastvrijheid binnen redelijke perken dient te blijven.

Redelijke perken

Bij manifestaties blijft de gastvrijheid binnen redelijke perken wanneer deze niet meer bedraagt dan strikt noodzakelijk is en waarbij geldt dat de kosten van gastvrijheid die door een ondernemer of derde partij worden vergoed of niet in rekening worden gebracht per beroepsbeoefenaar in ieder geval niet meer bedragen dan € 75,– per keer en € 375,– per jaar.