wetzoeker

Ad h Besluit tot routinematige digitale vervanging archiefbescheiden personeelsdossiers Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat

Bij de vorming van de digitale reproductie wordt een visuele kwaliteitscontrole uitgevoerd door de scanmedewerker. Deze controle beslaat de volgende onderdelen:

– leesbaarheid (is de reproductie gelijk aan het origineel);

– volledigheid (is de reproductie gelijk aan het origineel);

– authenticiteit (is de reproductie gelijk aan het origineel);

– kleurstelling (is de reproductie gelijk aan het origineel);

– aantal pagina’s (is de reproductie gelijk aan het origineel);

– volgorde van de pagina’s (is de reproductie gelijk aan het origineel);

– onvolkomenheden (er mogen geen strepen, vlekken of vouwen aanwezig zijn);

– lege pagina’s (er mogen geen lege pagina’s zonder paginanummering aanwezig zijn);

– scankwaliteit (1x per week wordt een controle op de scankwaliteit en de instellingen uitgevoerd door middel van testvellen (referentiekaarten);

– scanvoorbladen (de batch wordt voorzien van scanvoorbladen. Deze specifieke voorbladen zijn voorzien van pijlen die de richting aangegeven van hoe de documenten in de invoerla gelegd moeten worden. In een batch te scannen documenten moeten de scanvoorbladen dus altijd dezelfde richting uit wijzen).

Bij afwijking(en) in kwaliteit vanwege hard- en/of software problemen wordt volgens het onderhoudscontract expertise ingeschakeld.

Voordat de gedigitaliseerde documenten (reproducties) naar de tijdelijke archiefruimte worden verplaatst, wordt er maandelijks een interne controle op het verwerkingsproces uitgevoerd. Na eventuele correcties worden de betreffende documenten vrijgegeven voor transport naar de tijdelijke archiefruimte in afwachting van de vervangingscontrole.

Regeling
Besluit tot routinematige digitale vervanging archiefbescheiden personeelsdossiers Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat
Soort
Ministeriële regeling
Geldend vanaf
23-12-2017
BWB-id
BWBR0040442
Versie
2017-12-23_0

In de hele regeling · Officiële tekst op wetten.overheid.nl