§ 1 — Algemeen

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

accountantsverklaring: verklaring als bedoeld in artikel 6.12, tweede lid, onderdeel c, van het Uitvoeringsbesluit WVO 2020;

bevoegd gezag: bevoegd gezag als bedoeld in artikel 1.1 van de wet;

BRIN: Basisregistratie Instellingen;

inspectie: Inspectie van het onderwijs;

minister: Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

school: school die is aangewezen op grond van artikel 2.66 van de wet alsmede een uit ’s Rijks kas bekostigde school voor voortgezet onderwijs bedoeld in de wet of een school als bedoeld in artikel 14a van de Wet op de expertisecentra;

schooljaar: schooljaar als bedoeld in artikel 1.1 van de wet;

vakken: algemene vakken, profielvakken, beroepsgerichte keuzevakken en andere programmaonderdelen;

wet: wet voortgezet onderwijs 2020.

§ 4 — Levering organisatie- en personeelsgegevens

Artikel 15

Deze paragraaf berust op de artikelen 2.68, 2.69 en 6.23 van het Uitvoeringsbesluit WVO 2020.

§ 4 — Levering organisatie- en personeelsgegevens

Artikel 16

De opsomming van door een school te verzamelen gegevens als bedoeld in de artikelen 2.68 en 6.23 van het Uitvoeringsbesluit WVO 2020 is opgenomen in bijlage 4.

§ 4 — Levering organisatie- en personeelsgegevens

Artikel 17

Het bevoegd gezag levert de gegevens, bedoeld in artikel 16, op de wijze zoals beschreven in bijlage 5.

§ 5 — Slotbepalingen

Artikel 18

Wijzigt de Regeling gebruik gegevens bron.

§ 5 — Slotbepalingen

Artikel 19

De Regeling gegevenslevering onderwijsnummer VO wordt ingetrokken.

§ 5 — Slotbepalingen

Artikel 19a

Deze regeling is gebaseerd op de artikelen 2.68, tweede lid, en 6.23, tweede en derde lid, van het Uitvoeringsbesluit WVO 2020.

§ 5 — Slotbepalingen

Artikel 20

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 augustus 2017.

§ 5 — Slotbepalingen

Artikel 21

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling informatievoorziening WVO.

Bijlage 1 — behorende bij artikel 7 van de Regeling informatievoorziening WVO

Bijlage 1 — behorende bij artikel 7 van de Regeling informatievoorziening WVO

Vervallen

Bijlage 2 — behorende bij artikel 8 van de Regeling informatievoorziening WVO

Bijlage 2 — behorende bij artikel 8 van de Regeling informatievoorziening WVO

Vervallen

Bijlage 3 — behorende bij artikel 14 van de Regeling informatievoorziening WVO

Bijlage 3 — behorende bij artikel 14 van de Regeling informatievoorziening WVO

Vervallen

Bijlage 4 — behorende bij artikel 16 van de Regeling informatievoorziening WVO › Ordening van de gegevens

Ordening van de gegevens

In deze bijlage worden gegevens gespecificeerd die bevoegde gezagsorganen, krachtens de artikelen 2.111 en 5.48 van de wet, verplicht zijn om aan de Minister te leveren.

Bijlage 4 — behorende bij artikel 16 van de Regeling informatievoorziening WVO › Ordening van de gegevens › Toelichting

Toelichting

Voor het bekostigen van scholen, voor toezicht en voor het maken en evalueren van beleid zijn gegevens nodig over scholen en over het bevoegd gezag van scholen.

De specificatie van de gegevens is verdeeld over de volgende onderdelen.

1. gegevens over de onderwijsinstelling en samenwerkingsverband

2. gegevens over onderwijspersoneel

– persoon

– arbeidsrelatie

– loon, toelagen en kortingen

– verlofgegevens

– WIA

3. Gegevens van regelingen waarvoor een aanvraag moet worden ingediend.

Voor de aanvraagprocedure geldt dat deze alleen aangeleverd hoeven te worden wanneer daar aanleiding toe is. In dat geval dient de school de gegevens via het daartoe bestemde formulier aan te leveren.

Bijlage 4 — behorende bij artikel 16 van de Regeling informatievoorziening WVO › 1 — Organisatiegegevens

1 — Organisatiegegevens

Gegevens over het bevoegd gezag, de instellingen en de samenwerkingsverbanden worden vastgelegd in de Basisregistratie Instellingen (BRIN). De registerhouder DUO geeft aan elke organisatie, die in het register wordt vastgelegd, een uniek nummer. Verder legt de registerhouder informatie vast uit beschikkingen en andere voor de werkprocessen van belang zijnde gegevens. In de registratie wordt precies vastgelegd wat o.a. in het kader van de planprocedure is goedgekeurd en in de beschikking aan het bevoegd gezag is opgenomen. Gegevens waarvoor goedkeuring is verleend kunnen niet zonder toetsingsprocedure gewijzigd worden. Andere gegevens, zoals communicatiegegevens kunnen, op aangeven van het bevoegd gezag, wel zonder toetsing worden gemuteerd.

In deze bijlage worden de elektronische aanlevering van enkele gegevens van scholen en het bevoegd gezag beschreven, die men zelf kan wijzigen zonder toetsing door het departement.

Via de website kunnen ook andere partijen informatie halen uit deze registratie.

Het gaat daarbij om een selectie van gegevens uit BRIN, met name de identificatiegegevens (BRIN-nummer) en adresgegevens.

Bijlage 4 — behorende bij artikel 16 van de Regeling informatievoorziening WVO › 1 — Organisatiegegevens › 1.1 — De organisatiegegevens › 1.1.1 — Bevoegd gezag: vestigingsadres

1.1.1 — Bevoegd gezag: vestigingsadres

nr | veld | formaat | Grondslag in WVO 2020 | Definitie/grondslag

1 | Organisatienummer bevoegd gezag | 5 cijfers (N5) | artikel 2.111 | Het door de Minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag, volgens de BRIN.

2 | Adres | | artikel 2.111 | De straatnaam, gevolgd door huisnummer en eventueel huisnummertoevoeging.

3 | Postcode | | artikel 2.111 | De postcode behorende bij het adres.

4 | Plaats | | artikel 2.111 | Naam van de woonplaats, behorende bij het vestigingsadres.

5 | Ingangsdatum | JJJJMMDD (N8) | artikel 2.111 | Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan.

Bijlage 4 — behorende bij artikel 16 van de Regeling informatievoorziening WVO › 1 — Organisatiegegevens › 1.1 — De organisatiegegevens › 1.1.2 — Bevoegd gezag: correspondentieadres

1.1.2 — Bevoegd gezag: correspondentieadres

nr | veld | formaat | Grondslag in WVO 2020 | Definitie/grondslag

1 | Organisatienummer bevoegd gezag | 5 cijfers (N5) | artikel 2.111 | Het door de Minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag.

2 | Adres | | artikel 2.111 | De straatnaam, gevolgd door huisnummer en eventueel huisnummertoevoeging.

3 | Postcode | | artikel 2.111 | De postcode behorende bij het adres.

4 | Plaats | | artikel 2.111 | Naam van de woonplaats, behorende bij het correspondentieadres.

5 | Ingangsdatum | JJJJMMDD (N8) | artikel 2.111 | Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan.

Bijlage 4 — behorende bij artikel 16 van de Regeling informatievoorziening WVO › 1 — Organisatiegegevens › 1.1 — De organisatiegegevens › 1.1.3 — Bevoegd gezag: overige communicatiegegevens (niet verplicht)

1.1.3 — Bevoegd gezag: overige communicatiegegevens (niet verplicht)

nr | veld | formaat | Grondslag in WVO 2020 | Definitie/grondslag

1 | Organisatienummer bevoegd gezag | 5 cijfers (N5) | artikel 2.111 | Het door de Minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag.

2 | Telefoonnummer | (N10) | artikel 2.111 | Het telefoonnummer waaronder het bevoegd gezag bereikbaar is.

3 | Fax | (N10) | artikel 2.111 | Het faxnummer waaronder het bevoegd gezag bereikbaar is.

4 | E-mail adres | | artikel 2.111 | Het adres waaronder het bevoegd gezag via het internet per elektronische post bereikbaar is.

5 | Internetadres | | artikel 2.111 | URL waar het bevoegd gezag op internet te vinden is.

6 | Ingangsdatum | JJJJMMDD (N8) | artikel 2.111 | Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan.

Bijlage 4 — behorende bij artikel 16 van de Regeling informatievoorziening WVO › 1 — Organisatiegegevens › 1.1 — De organisatiegegevens › 1.1.4 — School: correspondentieadres

1.1.4 — School: correspondentieadres

nr | veld | formaat | Grondslag in WVO 2020 | Definitie/grondslag

1 | Organisatienummer school | 2 cijfers, 2 letters (A4) | artikel 2.111 | Het door de Minister toegekende nummer van de school.

2 | Adres | | artikel 2.111 | De straatnaam, gevolgd door huisnummer en eventueel huisnummertoevoeging.

3 | Postcode | | artikel 2.111 | De postcode behorende bij het adres.

4 | Plaats | | artikel 2.111 | Naam van de woonplaats, behorende bij de straat en postcode.

5 | Ingangsdatum | JJJJMMDD (N8) | artikel 2.111 | Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan.

Bijlage 4 — behorende bij artikel 16 van de Regeling informatievoorziening WVO › 1 — Organisatiegegevens › 1.1 — De organisatiegegevens › 1.1.5 — School: overige communicatiegegevens (niet verplicht)

1.1.5 — School: overige communicatiegegevens (niet verplicht)

nr | veld | formaat | Grondslag in WVO 2020 | Definitie/grondslag

1 | Organisatienummer school | 2 cijfers, 2 letters (A4) | artikel 2.111 | Het door de Minister toegekende nummer van de school.

2 | Telefoonnummer | (N10) | artikel 2.111 | Het telefoonnummer waaronder de school bereikbaar is.

3 | Fax | (N10) | artikel 2.111 | Het faxnummer waaronder de school bereikbaar is.

4 | E-mail adres | | artikel 2.111 | Het adres waaronder de school via het internet per elektronische post bereikbaar is.

5 | Internetadres | | artikel 2.111 | URL waar de school op internet te vinden is.

6 | Ingangsdatum | JJJJMMDD (N8) | artikel 2.111 | Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan.

Bijlage 4 — behorende bij artikel 16 van de Regeling informatievoorziening WVO › 1 — Organisatiegegevens › 1.1 — De organisatiegegevens › 1.1.6 — Vestiging: correspondentieadres

1.1.6 — Vestiging: correspondentieadres

nr | veld | formaat | Grondslag in WVO 2020 | Definitie/grondslag

1 | Organisatienummer vestiging | 2 cijfers, 2 letters, 2 cijfers (A6) | artikel 2.111 | Het door de Minister toegekende nummer van de vestiging.

2 | Adres | | artikel 2.111 | De straatnaam, gevolgd door huisnummer en eventueel huisnummertoevoeging.

3 | Postcode | | artikel 2.111 | De postcode behorende bij het adres.

4 | Plaats | | artikel 2.111 | Naam van de woonplaats, behorende bij de straat en postcode.

5 | Ingangsdatum | JJJJMMDD (N8) | artikel 2.111 | Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan.

Bijlage 4 — behorende bij artikel 16 van de Regeling informatievoorziening WVO › 1 — Organisatiegegevens › 1.1 — De organisatiegegevens › 1.1.7 — Vestiging: overige communicatiegegevens (niet verplicht)

1.1.7 — Vestiging: overige communicatiegegevens (niet verplicht)

nr | veld | formaat | Grondslag in WVO 2020 | Definitie/grondslag

1 | Organisatienummer vestiging | 2 cijfers, 2 letters, 2 cijfers (A6) | artikel 2.111 | Het door de Minister gehanteerde nummer van de vestiging.

2 | Telefoonnummer | (N10) | artikel 2.111 | Het telefoonnummer waaronder de school bereikbaar is.

3 | Fax | (N10) | artikel 2.111 | Het faxnummer waaronder de school bereikbaar is.

4 | E-mail adres | | artikel 2.111 | Het adres waaronder de school via het internet per elektronische post bereikbaar is.

5 | Internetadres | | artikel 2.111 | URL waar de school op internet te vinden is.

6 | Ingangsdatum | JJJJMMDD (N8) | artikel 2.111 | Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan.

Bijlage 4 — behorende bij artikel 16 van de Regeling informatievoorziening WVO › 1 — Organisatiegegevens › 1.1 — De organisatiegegevens › 1.1.8 — Onderdeel samenwerkingsverbanden passend onderwijs vo

1.1.8 — Onderdeel samenwerkingsverbanden passend onderwijs vo

nr | veld | formaat | Grondslag in WVO 2020 | Definitie/grondslag

1 | Organisatienummer samenwerkingsverband | (N5) | artikel 2.111 en 5.48 | Het door de Minister toegekende nummer van het samenwerkingsverband.

2 | Naam coördinator | | artikel 2.111 en 5.48 | Naam van de coördinator van het samenwerkingsverband.

3 | Telefoonnummer coördinator | | artikel 2.111 en 5.48 | Telefoonnummer van de coördinator van het samenwerkingsverband.

4 | Organisatienummer participanten | 2 cijfers, 2 letters | artikel 2.111 en 5.48 | De door de Minister toegekende nummers van de scholen die participeren in het samenwerkingsverband.

5 | Ongewijzigde samenstelling | J/N | artikel 2.111 en 5.48 | Aanduiding dat de samenstelling van het samenwerkingsverband in het voorafgaande schooljaar niet is gewijzigd.

6 | Toevoeging scholen | J/N | artikel 2.111 en 5.48 | Aanduiding dat in het voorafgaande schooljaar participanten aan het samenwerkingsverband zijn toegevoegd.

9 | E-mail adres | | artikel 2.111 | Het adres waaronder het samenwerkingsverband via het internet per elektronische post bereikbaar is.

Bijlage 4 — behorende bij artikel 16 van de Regeling informatievoorziening WVO › 2 — Personeelsgegevens

2 — Personeelsgegevens

Gegevens over personeel worden door DUO verzameld op het niveau van arbeidsrelaties, op het niveau van de scholen en op het niveau van de bevoegde gezagsorganen. Gegevens op het niveau van de arbeidsrelaties worden vastgelegd in de database Onderwijspersoneel (OWP). Voor het beleid van OCW – en in het bijzonder het arbeidsmarktbeleid voor de sector Onderwijs – is het van belang dat landelijke ontwikkelingen kunnen worden gevolgd.

De personele gegevens hebben betrekking op:

• de persoon

• de arbeidsrelatie, de functie en betrekkingsomvang

• de hoogte en samenstelling van het salaris en de loonkosten

• de perioden van verlof

• gegevens met betrekking tot de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA-gegevens)

Onderscheid wordt gemaakt tussen:

• gegevens te leveren op het niveau van de afzonderlijke arbeidsrelaties van een individueel persoon

• gegevens te leveren op het niveau van de afzonderlijke scholen

• gegevens te leveren op het niveau van de bevoegde gezagsorganen

Gegevens te leveren op het niveau van de arbeidsrelaties

Deze gegevens worden opgenomen in OWP. De gegevens betreffen alle arbeidsrelaties die in de peilmaand bestaan tussen een persoon en een bevoegd gezag en de kenmerken van de personen die deze arbeidsrelaties hebben. Indien een persoon meer dan één arbeidsrelatie heeft met hetzelfde bevoegd gezag, dan dienen de gegevens van elke arbeidsrelatie apart te worden vermeld.

De gegevens worden per onderdeel weergegeven, maar de levering bestaat uit één geïntegreerd bestand. In overleg met DUO kan hiervan afgeweken worden zolang de gegevens uit de verschillende onderdelen eenduidig met elkaar te koppelen zijn.

Naast maandgegevens dienen ook over een kalenderjaar per persoon en arbeidsrelatie de geaggregeerde persoons- en arbeidsrelatiegegevens geleverd te worden. Het betreft de gegevens per persoon en arbeidsrelatie gesommeerd over een kalenderjaar (peiljaar).

Gegevens te leveren op het niveau van de bevoegde gezagsorganen

Elk bevoegd gezag dient gegevens te leveren over het (gedeeltelijk) arbeidsongeschikt raken van personeelsleden en de instroom in de regeling Werkhervatting gedeeltelijk arbeidsgeschikten (WGA). De WGA is onderdeel van de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA). De WIA bestaat, naast de WGA bij kortdurend verzuim en bij uitzicht op herstel, uit de Inkomensvoorziening Volledig Arbeidsongeschikten (IVA) als er geen uitzicht (of zeer kleine kans) op herstel is.

Bijlage 4 — behorende bij artikel 16 van de Regeling informatievoorziening WVO › 2 — Personeelsgegevens › 2.1 — De personeelsgegevens van personen die benoemd zijn › 2.1.1 — Onderdeel Persoon

2.1.1 — Onderdeel Persoon

nr | veld | formaat | Grondslag in WVO 2020 | Definitie/toelichting

1 | burgerservicenummer | nummer van 9 cijfers (N9) | artikel 2.111 | Burgerservicenummer als bedoeld in de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer. Het burgerservicenummer dient om een persoon uniek te identificeren binnen de totale set van personele gegevens die door de gegevensleverancier wordt aangeleverd.

2 | code salarisadministratie | 1 cijfer (N6) | artikel 2.111 en 5.48 | Een code die aanduidt uit welke salarisadministratie de gegevens afkomstig zijn. De codes zijn: 1 ADP 2 Raet ECS 3 Centric 4 Merces 5 Raet 6 Unit 4 7 Centric/MAGMA IT 8 Helder Onderwijs 9 Metrium 10 Vizyr 11 AFAS 12 eMerus 99 Overig

3 | peilmaand | JJJJMM (N6) | artikel 2.111 en 5.48 | Jaar plus de maand in dat jaar waarop de gegevenslevering betrekking heeft.

4 | extractiedatum | JJJJMMDD (N8) | artikel 2.111 en 5.48 | Datum waarop de gegevens uit een database van de leverancier zijn gehaald.

5 | geslacht | 1 letter (A1) | artikel 2.111 en 5.48 | De sekse van het personeelslid, zoals vastgelegd bij de burgerlijke stand: een aanduiding die aangeeft dat de ingeschrevene een man of een vrouw is, of dat het geslacht (nog) onbekend is. De codes zijn: M Man V Vrouw O Onbekend

6 | geboortedatum | JJJJMMDD (N8) | artikel 2.111 en 5.48 | De datum waarop het personeelslid is geboren.

93 | bevoegdheid | Code (N2) | artikel 2.111 en 5.48 | Code voor behaalde of verkregen bevoegdheid van een persoon voor het geven van les in een bepaald vak, incl. opleiding(en) en het jaartal van het behalen van de bevoegdheid.

94 | leseenheden per graadsector en per vak | 1 cijfer, 1 letter, 3 cijfers, 2 cijfers, 2 cijfers (N1, A1 + N3, N2 +N2) | artikel 2.111 en 5.48 | Het aantal leseenheden per graadsector per vak dat in een nader te bepalen week door een persoon gegeven is. Opbouw van het formaat is: graadsector (N1), vakcode (A1 + N3), leseenheden en lesduur (N2 + N2).

Bijlage 4 — behorende bij artikel 16 van de Regeling informatievoorziening WVO › 2 — Personeelsgegevens › 2.1 — De personeelsgegevens van personen die benoemd zijn › 2.1.2 — Onderdeel Arbeidsrelatie

2.1.2 — Onderdeel Arbeidsrelatie

nr | veld | formaat | Grondslag in WVO 2020 | Definitie/toelichting

7 | burgerservicenummer | nummer van 9 cijfers (N9) | artikel 2.111 | Burgerservicenummer als bedoeld in de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer. Het burgerservicenummer dient om een persoon uniek te identificeren binnen de totale set van personele gegevens die door de gegevensleverancier wordt aangeleverd.

8 | code salarisadministratie | 1 cijfer (N6) | artikel 2.111 en 5.48 | Een code die aanduidt uit welke salarisadministratie de gegevens afkomstig zijn. De codes zijn: 1 ADP 2 Raet ECS 3 Centric 4 Merces 5 Raet 6 Unit 4 7 Centric/MAGMA IT 8 Helder Onderwijs 9 Metrium 10 Vizyr 11 AFAS 12 eMerus 99 Overig

9 | peilmaand | JJJJMM (N6) | artikel 2.111 en 5.48 | Jaar plus de maand in dat jaar waarop de gegevenslevering betrekking heeft.

10 | extractiedatum | JJJJMMDD (N8) | artikel 2.111 en 5.48 | Datum waarop de gegevens uit een database van de leverancier zijn gehaald.

11 | bovenschoolse functie | J/N (A1) | artikel 2.111 en 5.48 | De aanduiding per arbeidsrelatie of de functie wordt vervuld ten behoeve van meerdere BRIN-nummers.

12 | organisatienummer bevoegd gezag | 5 cijfers (N5) | artikel 2.111 en 5.48 | Het door de Minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag.

13 | organisatienummer school | 2 cijfers, 2 letters (A4) | artikel 2.111 en 5.48 | Het door de Minister toegekende nummer van de school, voor koppeling naar de school van de arbeidsrelatie.

14 | volgnummer | (N10) | artikel 2.111 en 5.48 | Volgnummer dat samen met het burgerservicenummer, de code salarisadministratie en school de arbeidsrelatie uniek identificeert.

15 | begindatum arbeidsrelatie | JJJJMMDD (N8) | artikel 2.111 en 5.48 | De begindatum van de arbeidsrelatie.

16 | mutatiedatum arbeidsrelatie | JJJJMMDD (N8) | artikel 2.111 en 5.48 | Datum waarop de verandering is opgetreden in een bestaande arbeidsrelatie. Moet worden gebruikt in het jaarbestand als de verandering niet leidt tot een beëindiging van deze arbeidsrelatie en het begin van een nieuwe.

17 | aard arbeidsrelatie | 1 cijfer (N2) | artikel 2.111 en 5.48 | De aanduiding of de benoeming tijdelijk is of van onbepaalde duur. Waarden: 1 vast 2 tijdelijk 3 vervanging

18 | einddatum arbeidsrelatie | JJJJMMDD (N8) | artikel 2.111 en 5.48 | De einddatum van de arbeidsrelatie.

19 | betrekkingsomvang | getal met 4 decimalen (N8,4) | artikel 2.111 en 5.48 | De omvang van de arbeidsrelatie uitgedrukt in voltijds equivalenten (fte), met een nauwkeurigheid van vier decimalen, waarbij één fte gelijk is aan een normbetrekking.

20 | BAPO-omvang | getal met 4 decimalen (N8,4) | artikel 2.111 en 5.48 | Het deel van de betrekkingsomvang van de arbeidsrelatie dat bestemd is voor de Bevordering Arbeidsparticipatie Ouderen, uitgedrukt in voltijdsequivalenten (fte) met een nauwkeurigheid van vier decimalen.

21 | functieschaal | code van maximaal 4 posities (A4) | artikel 2.111 en 5.48 | Aanduiding van de schaal genoemd in een van de categorieën waarvoor de betrokkene feitelijk is benoemd. De waarden zijn vermeld in bijlage 1 bij het Kaderbesluit rechtspositie VO zoals deze luidde op 30-06-2007 aangevuld met waarden uit de meest recente CAO VO, resp. CAO bestuurders. Waarden kunnen in ieder geval variëren als volgt: 01 t/m 18, LA, LB, LC, LD, LE, B1, B2, B3, B4, B5 AA, AB, AC, AD, AE DA, DB, DC, DD, DE LIOA, LIOB, LIO ID1, ID2, ID3

22 | brutosalaris bij normbetrekking | bedrag in € met 2 decimalen (N12,2) | artikel 2.111 en 5.48 | Het persoonlijke salarisbedrag dat geldt bij een betrekkingsomvang van 1 fte (de omvang van een normbetrekking) zoals vermeld in de CAO VO, resp. CAO bestuurders en berekend op basis van de feitelijke betrekkingsomvang en de benoemingsperiode in de peilmaand.

23 | salarisschaal | code van 2 posities (A4) | artikel 2.111 en 5.48 | De persoonlijke salarisschaal (functie- of garantieschaal). Is in combinatie met het salarisnummer de grondslag voor de vaststelling van het brutosalaris bij normbetrekking. De waarden zijn vermeld in bijlage 1 bij het Kaderbesluit rechtspositie VO zoals deze luidde op 30-06-2007 aangevuld met waarden uit de meest recente CAO VO, resp. CAO bestuurders. Waarden kunnen in ieder geval variëren als volgt: 01 t/m 18, LA, LB, LC, LD, LE, B1, B2, B3, B4, B5 AA, AB, AC, AD, AE DA, DB, DC, DD, DE LIOA, LIOB, LIO ID1, ID2, ID3

24 | salarisnummer | nummer van 2 posities (N2) | artikel 2.111 en 5.48 | Het salarisnummer behorende bij de persoonlijke salarisschaal, zoals vermeld in het kaderbesluit rechtspositie VO, recente CAO VO en CAO bestuurders. Is in combinatie met de salarisschaal de grondslag voor de berekening van het brutoloon. Waarden: 01 t/m 20, 91,92,93, J15 t/m J22 (jeugd), U14 t/m U18 (uitloop), AT1, AT2 (instroom-/doorstroombanen).

25 | eindenummer | nummer van 2 posities (N2) | artikel 2.111 en 5.48 | Het nummer van de salarisschaal dat maximaal bereikt kan worden bij de betrokken school.

26 | functiecategorie | code (N2) | artikel 2.111 en 5.48 | De toedeling van de functie in een van de in paragraaf 2.4 onderscheiden categorieën.

28 | financieringsbron | 1 cijfer (N2) | artikel 2.111 en 5.48 | De aanduiding ten laste van welke financieringsbron de kosten van de arbeidsrelatie worden gebracht. Codes zijn: 1. reguliere personele en materiële lumpsumbekostiging en/of andere door OCW verstrekte middelen, zoals ondersteuningsbekostiging, leerplusarrangement etc. 2. niet van belang in vo 3. Loonkostensubsidie, verstrekt op grond van een regeling om de arbeidsparticipatie van langdurig werklozen, arbeidsgehandicapten e.d. te bevorderen, bijv. op grond van de Wet werk en bijstand 4. Overige middelen 5. Vergoedingen door het Risicofonds

90 | vervanger | J/N (A1) | artikel 2.111 en 5.48 | De aanduiding per arbeidsrelatie of de functie wordt vervuld ter vervanging van een ander personeelslid bij ziekte of ander verzuim.

92 | gesubsidieerde baan | J/N (A1) | artikel 2.111 en 5.48 | De aanduiding per arbeidsrelatie of voor de vervulling van de functie een loonkostensubsidie wordt ontvangen of dat de functie is gecreëerd in het kader van een regeling (of o.b.v. Wet werk en bijstand) om langdurig werklozen of andere kansarmen op de arbeidsmarkt aan betaalde arbeid te helpen.

Bijlage 4 — behorende bij artikel 16 van de Regeling informatievoorziening WVO › 2 — Personeelsgegevens › 2.1 — De personeelsgegevens van personen die benoemd zijn › 2.1.3 — Onderdeel Loon, toelagen en kortingen

2.1.3 — Onderdeel Loon, toelagen en kortingen

nr | veld | formaat | Grondslag in WVO 2020 | Definitie/toelichting

29 | burgerservicenummer | nummer van 9 cijfers (N9) | artikel 2.111 | Burgerservicenummer als bedoeld in de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer. Het burgerservicenummerdient om een persoon uniek te identificeren binnen de totale set van personele gegevens die door de gegevensleverancier wordt aangeleverd.

30 | code salarisadministratie | 1 cijfer (N6) | artikel 2.111 en 5.48 | Een code die aanduidt uit welke salarisadministratie de gegevens afkomstig zijn. De codes zijn: 1 ADP 2 Raet ECS 3 Centric 4 Merces 5 Raet 6 Unit 4 7 Centric/MAGMA IT 8 Helder Onderwijs 9 Metrium 10 Vizyr 11 AFAS 12 eMerus 99 Overig

31 | organisatienummer bevoegd gezag | 5 cijfers (N5) | artikel 2.111 en 5.48 | Het door de Minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag.

32 | organisatienummer school | 2 cijfers, 2 letters (A4) | artikel 2.111 en 5.48 | Het door de Minister toegekende nummer van de school, voor koppeling naar de school van de arbeidsrelatie.

33 | volgnummer | (N10) | artikel 2.111 en 5.48 | Volgnummer dat samen met het burgerservicenummer, de code salarisadministratie en school de arbeidsrelatie uniek identificeert.

34 | peilmaand | JJJJMM (N6) | artikel 2.111 en 5.48 | Jaar plus de maand in dat jaar waarop de gegevenslevering betrekking heeft.

35 | extractiedatum | JJJJMMDD (N8) | artikel 2.111 en 5.48 | Datum waarop de gegevens uit een database van de leverancier zijn gehaald.

36 | loon, toelage of korting | bedrag in € met 2 decimalen (N12,2) | artikel 2.111 en 5.48 | Het bedrag dat als salaris of als toelage bij het salaris is uitgekeerd of als korting op het salaris in mindering is gebracht.

37 | soort loon, toelage of korting | getal van 4 cijfers (N5) | artikel 2.111 en 5.48 | De indicatie van het soort loon, toelage of korting zoals in paragraaf 2.4 is gespecificeerd.

38 | maand waarop betrekking | JJJJMM (N6) | artikel 2.111 en 5.48 | Jaar en de maand waarop het loon, de toelage of korting betrekking heeft (OWP: boekperiode).

Bijlage 4 — behorende bij artikel 16 van de Regeling informatievoorziening WVO › 2 — Personeelsgegevens › 2.1 — De personeelsgegevens van personen die benoemd zijn › 2.1.4 — Onderdeel Verlofgegevens (waaronder ziekteverlof)

2.1.4 — Onderdeel Verlofgegevens (waaronder ziekteverlof)

nr | veld | formaat | Grondslag in WVO 2020 | Definitie/toelichting

39 | burgerservicenummer | nummer van 9 cijfers (N9) | artikel 2.111 | Burgerservicenummer als bedoeld in de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer. Het burgerservicenummer dient om een persoon uniek te identificeren binnen de totale set van personele gegevens die door de gegevensleverancier wordt aangeleverd.

40 | code salarisadministratie | 1 cijfer (N6) | artikel 2.111 en 5.48 | Een code die aanduidt uit welke salarisadministratie de gegevens afkomstig zijn. De codes zijn: 1 ADP 2 Raet ECS 3 Centric 4 Merces 5 Raet 6 Unit 4 7 Centric/MAGMA IT 8 Helder Onderwijs 9 Metrium 10 Vizyr 11 AFAS 12 eMerus 99 Overig

41 | organisatienummer bevoegd gezag | 5 cijfers (N5) | artikel 2.111 en 5.48 | Het door de Minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag.

42 | organisatienummer school | 2 cijfers, 2 letters (A4) | artikel 2.111 en 5.48 | Het door de Minister toegekende nummer van de school, voor koppeling naar de school van de arbeidsrelatie.

43 | volgnummer | (N10) | artikel 2.111 en 5.48 | Volgnummer dat samen met het burgerservicenummer, de code salarisadministratie en school de arbeidsrelatie uniek identificeert.

44 | extractiedatum | JJJJMMDD (N8) | artikel 2.111 en 5.48 | Datum waarop de gegevens uit een database van de leverancier zijn gehaald.

45 | begindatum verlof | JJJJMMDD (N8) | artikel 2.111 en 5.48 | De begindatum van de verlofperiode.

46 | einddatum verlof | JJJJMMDD (N8) | artikel 2.111 en 5.48 | De einddatum van de verlofperiode.

47 | omvang verlof | getal met 2 decimalen (N6,2) | artikel 2.111 en 5.48 | De omvang van het verlof gedurende de verlofperiode, uitgedrukt in voltijds equivalenten (fte) met een nauwkeurigheid van 2 decimalen.

48 | soort verlof | getal van 3 cijfers (N3) | artikel 2.111 en 5.48 | De aanduiding van de reden of doel van het verzuim of verlof. Waarden: 01 onbetaald ouderschapsverlof 02 betaald ouderschapsverlof 03 ziekteverlof 04 zwangerschaps- en bevallingsverlof 05 scholingsverlof 06 levensloopverlof 07 overig verlof, niet zijnde vakantie-, feest- of snipperdagen

Bijlage 4 — behorende bij artikel 16 van de Regeling informatievoorziening WVO › 2 — Personeelsgegevens › 2.1 — De personeelsgegevens van personen die benoemd zijn › 2.1.5 — Onderdeel WIA

2.1.5 — Onderdeel WIA

nr | veld | formaat | Grondslag in WVO 2020 | Definitie/toelichting

61 | organisatienummer bevoegd gezag | bevoegd gezagnummer (N5) | artikel 2.111 | het door de Minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag.

62 | peiljaar | jaar (N4) | artikel 2.111 | kalenderjaar waarop de gegevens over de WIA betrekking hebben.

63 | aantal personen 1 tot 35% arbeidsongeschikt | getal van 5 posities (N5) | artikel 2.111 | het aantal personen dat in de loop van een kalenderjaar minder dan 35% arbeidsongeschikt is verklaard.

64 | behoud 35min | getal van 5 posities (N5) | artikel 2.111 | het aantal personen dat in de loop van een kalenderjaar minder dan 35% arbeidsongeschikt is verklaard en dat bij het bevoegd gezag in dienst is gebleven in de oude functie of in een andere functie.

65 | uitplaatsing 35min | getal van 5 posities (N5) | artikel 2.111 | het aantal personen dat in de loop van een kalenderjaar minder dan 35% arbeidsongeschikt is verklaard en dat bij een andere werkgever in dienst is getreden.

66 | instroom WGA | getal van 5 posities (N5) | artikel 2.111 | het aantal personen aan wie in de loop van een kalenderjaar voor het eerst een uitkering op grond van de WGA is toegekend.

67 | behoud WGA | getal van 5 posities (N5) | artikel 2.111 | het aantal personen aan wie in de loop van een kalenderjaar voor het eerst een uitkering op grond van de WGA is toegekend en dat bij het bevoegd gezag in dienst is gebleven in de oude functie of in een andere functie.

Bijlage 4 — behorende bij artikel 16 van de Regeling informatievoorziening WVO › 2 — Personeelsgegevens › 2.2 — De personeelsgegevens van personen die tewerkgesteld zijn zonder benoeming

2.2 — De personeelsgegevens van personen die tewerkgesteld zijn zonder benoeming

Conform de begripsbepalingen van artikel 1.1 WVO 2020 wordt met personeel ook bedoeld het personeel dat zonder benoeming is tewerkgesteld. Dat betekent dat niet alleen de personen bedoeld worden die in dienst zijn, maar dat de verplichte informatielevering over personeel zich ook uitstrekt tot het personeel niet in loondienst.

Onder personeel niet in loondienst (PNIL) vallen (ingehuurde) personen die tegen betaling reguliere werkzaamheden (t.b.v. de in het onderwijs/de school voorkomende gebruikelijke functies) voor een schoolbestuur uitvoeren zonder dat zij in loondienst zijn van dit bestuur. Hierbij kan het gaan om personeel dat in dienst is van derden (zoals uitzend-, detacherings- en payrollbureaus) en om zelfstandig personeel (zoals zzp’ers). Ook inhuur van personeel van andere schoolbesturen of (inval)pools valt onder PNIL. Vrijwilligers worden niet tot PNIL gerekend. Tot de PNIL-kosten worden ook eventueel bijkomende kosten zoals BTW en bemiddelingskosten gerekend.

Gegevens op het niveau van de arbeidsrelaties worden vastgelegd in de database Onderwijspersoneel (OWP). Voor het beleid van OCW – en in het bijzonder het arbeidsmarktbeleid voor de sector Onderwijs – is het van belang dat landelijke ontwikkelingen kunnen worden gevolgd.

De gegevens van personen die tewerkgesteld zijn zonder benoeming staan opgenomen in onderstaande tabel. Voor deze groep gaat het om een sterk beperkte levering ten opzichte van personeel dat in loondienst is. De grondslag is hier artikel 2.111 WVO 2020 en niet mede artikel 5.48 WVO 2020. Hiermee is duidelijk dat het geen bekostigingsinformatie betreft maar slechts beleidsinhoudelijke informatie.

nr | veld | Formaat | Grondslag in WVO 2020 | Definitie/toelichting

95 | Organisatienummer bevoegd gezag | 5 cijfers (N5) | artikel 2.111 | Het door de Minister toegekende nummer van het bevoegd gezag.

96 | Indien inhuur niet door bevoegd gezag plaatsvindt: organisatienummer school | 2 cijfers, 2 letters (A4) | artikel 2.111 | Het door de Minister toegekende nummer van de school, voor koppeling naar de school van de arbeidsrelatie.

97 | Sector | po/vo | artikel 2.111 | De onderwijssector waarop de gegevens betrekking hebben.

98 | Soort externe inhuur | code (N2) | artikel 2.111 | De toedeling van de soort externe inhuur in een van de in paragraaf 2.4 onderscheiden categorieën.

99 | Totale omvang inhuur meetjaar in uren | getal zonder decimalen (N8) | artikel 2.111 | Het aantal uren dat de personen werkzaam is geweest in het kalenderjaar (1/1 – 31/12) waarover de gegevens opgevraagd worden.

100 | Functiecategorie | code (N2) | artikel 2.111 | De toedeling van de functie in een van de in paragraaf 2.4 onderscheiden categorieën.

101 | Kosten inhuur | bedrag in € (N12) | artikel 2.111 | Totale kosten in de meetperiode betaald voor de personen. Inclusief kosten die betaald zijn aan bemiddelaars/ leveranciers en inclusief eventuele BTW.

Bijlage 4 — behorende bij artikel 16 van de Regeling informatievoorziening WVO › 2 — Personeelsgegevens › 2.3 — Inhoudelijke uitwerking gegevenslevering

2.3 — Inhoudelijke uitwerking gegevenslevering (deel 1)

Over de sectoren heen dienen begrippen zoveel mogelijk op dezelfde wijze geïnterpreteerd te worden. Daarom wordt er naar gestreefd de begripsbepalingen m.b.t. de op te vragen gegevens, binnen de onderscheiden sectoren po, vo en mbo, zo veel als mogelijk op elkaar af stemmen.

• Arbeidsrelatie versus benoeming

Ten behoeve van de gegevensleveringen moet onderscheid gemaakt worden tussen benoemingen enerzijds en arbeidsrelaties anderzijds.

In deze regeling is een arbeidsrelatie een unieke combinatie van school, persoon, functie en aard dienstverband.

In een aantal situaties kan er één akte van benoeming zijn, terwijl er voor de gegevensleveringen meer dan één arbeidsrelatie tussen een bevoegd gezag en een persoon moet worden onderscheiden. Dat betreft de onderstaande situaties:

− benoemingen bij meer dan één school

Een bevoegd gezag kan een persoon benoemen om bij één school of bij meer scholen werkzaam te zijn. Als er sprake is van een benoeming waarbij de benoemde bij meer dan één school van een bevoegd gezag werkzaam is, dan is er in het kader van dit programma van eisen sprake van meer dan één arbeidsrelatie. Dit ongeacht of er voor de werkzaamheden aan de verschillende scholen één dan wel verschillende aktes van benoeming zijn opgemaakt. Er moeten ten minste evenveel arbeidsrelaties worden onderscheiden als het aantal scholen waar een persoon werkzaam is. De gegevens die geleverd moeten worden, moeten voor elke arbeidsrelatie afzonderlijk worden geregistreerd en geleverd.

− benoemingen in meer dan één functie

Ook als een persoon tegelijk werkzaam is in verschillende functies, moeten verschillende arbeidsrelaties worden onderscheiden. Dit is bijvoorbeeld het geval als iemand tegelijk werkzaam is als leerkracht en als adjunct-directeur. De gegevens moeten voor elk van beide functies apart worden geregistreerd en worden geleverd, ook als de persoon deze functies bij één school uitoefent.

− veranderingen van functie

Een verandering van functie leidt voor de gegevensleveringen altijd tot beëindiging van de arbeidsrelatie die betrekking heeft op de oude functie en het begin van een nieuwe arbeidsrelatie voor de nieuwe functie.

− verandering van betrekkingsomvang in verband met vervanging

Voor de gegevensleveringen leidt een verandering van de betrekkingsomvang er in de regel niet toe dat een arbeidsrelatie ophoudt te bestaan; er ontstaat bijgevolg ook geen nieuwe arbeidsrelatie. Deze verandering wordt beschouwd als een verandering binnen de bestaande arbeidsrelatie. Hierop is één uitzondering: verandering van de betrekkingsomvang in verband met vervanging. Als de betrekkingsomvang van een bestaande arbeidsrelatie (tijdelijk) wordt vergroot omdat de persoon een afwezige collega vervangt, dan moet deze uitbreiding als een nieuwe arbeidsrelatie geregistreerd worden.

Deze nieuwe arbeidsrelatie eindigt op het moment waarop de tijdelijke uitbreiding van de betrekkingsomvang geheel vervalt. De reden om deze uitbreiding van de betrekkingsomvang apart te registreren is dat inzicht nodig is de omvang van de vervanging en dubbeltellingen bij het bepalen van de werkende formatie te voorkomen.

− begin en einde verlofperiode

Bij een verandering van het soort verlof wordt een lopende verlofperiode beëindigd en begint een nieuwe verlofperiode.

Bij een verandering van de omvang van het verlof (bijvoorbeeld bij het gedeeltelijk hervatten van werkzaamheden bij ziekte) wordt de lopende verlofperiode beëindigd en begint een nieuwe verlofperiode.

− begin- en einddatum

Als begindatum wordt geleverd de eerste kalenderdag waarop de situatie van de regel van toepassing is.

Als einddatum wordt geleverd de laatste kalenderdag waarop de situatie van de regel van toepassing is.

• bevoegdheid

Bevoegdheid wordt bepaald op basis van de criteria zoals genoemd in de wet (WPO, WVO 2020, WEB, Wet BIO). In relatie tot de bevoegdheid tot lesgeven worden in ieder geval de volgende categorieën onderwijsgevend personeel onderscheiden:

1. volledig bevoegd

2. benoembaar

3. onbevoegd of benoembaar onder artikel 7.14 van de WVO 2020 (of het corresponderende artikel 4.2.1., vijfde lid van de WEB).

In het streven de administratieve lasten voor de bevoegde gezagsorganen zoveel mogelijk te beperken, benut OCW bij de Integrale Personeelstelling Onderwijs (kortweg IPTO) mogelijkheden om gegevens direct uit bestaande (basis)registraties te halen. Zodoende wordt bijvoorbeeld het Centraal Register Inschrijvingen Hoger onderwijs (CRIHO) benut voor de bepaling van bevoegdheden.

• leseenheden per graadsector en per vak

In het streven de administratieve lasten voor de bevoegde gezagsorganen te beperken wordt informatie over gegeven vakken zoveel mogelijk verzameld uit elektronische roosterpakketten.

• extractiedatum

De extractiedatum is de datum waarop de gegevens uit de database of databases zijn gehaald. Als gegevens uit verschillende databases moeten worden gehaald, bestaat het risico dat de gegevens uit de verschillende databases niet op elkaar aansluiten (in elke database zullen voortdurend mutaties worden aangebracht). Om dit risico zo klein mogelijk te maken, zullen de eerste en de laatste extractiedatum van de gegevens over de dezelfde peilmaand niet meer dan één week uit elkaar mogen liggen, tenzij de consistentie aantoonbaar op een andere manier gewaarborgd wordt.

• financieringsbron

Arbeidsrelaties kunnen vanuit verschillende bronnen worden bekostigd. Belangrijk is het onderscheid tussen:

1. regulier lumpsumbudget (personele en materiële bekostiging) en/of andere door OCW verstrekte budgetten, zoals ondersteuningsbekostiging, leerplusarrangement etc.

2. loonkostensubsidie, verstrekt op grond van een regeling om de arbeidsparticipatie van langdurig werklozen, arbeidsgehandicapten e.d. te bevorderen, bijv. op grond van de Wet werk en bijstand.

3. door Risicofonds, middelen die een school op grond van een verzekering ontvangt van een risicofonds in verband met (vervanging bij) ziekte of afwezigheid om andere redenen

4. overige middelen.

5. niet van belang in vo.

Indien bij een arbeidsrelatie meer dan één financieringsbron aan de orde is, dan wordt de financieringsbron vermeld, die de grootste bijdrage levert.

• maand waarop betrekking

In de bestanden die op een peilmaand betrekking hebben, worden de betalingen en inhoudingen opgegeven die op die peilmaand betrekking hebben. Correcties hierop worden met een maand terugwerkende kracht hierin verwerkt.

Betalingen die op een peilmaand, langer dan een maand terug betrekking hebben, worden geleverd in het bestand van de peilmaand waarin deze gedaan zijn met daarbij de vermelding op welke (eerdere) kalendermaand zij betrekking hebben. Als een dergelijke betaling niet aan een bepaalde kalendermaand kan worden toegerekend, dan wordt het kalenderjaar vermeld met twee volgnullen (bijvoorbeeld 200800).

• opeenvolgende periodes van ziekteverlof

Voor de sociale zekerheid worden opeenvolgende periodes van ziekteverlof als één ziektegeval gerekend, als de tweede ziekmelding plaatsvindt binnen een periode van 4 weken na herstel-melding van het voorgaande ziekteverlof. In de levering worden in dat geval steeds de afzonderlijke perioden geleverd met elk en begin- en einddatum.

• opbouw jaarbestand

De jaarbestanden geven een samengevat overzicht van alle situaties die zich in de loop van een kalenderjaar hebben voorgedaan. In het jaarbestand moeten alle terugwerkende mutaties verwerkt worden die betrekking hebben op het peiljaar.

Bijlage 4 — behorende bij artikel 16 van de Regeling informatievoorziening WVO › 2 — Personeelsgegevens › 2.3 — Inhoudelijke uitwerking gegevenslevering

2.3 — Inhoudelijke uitwerking gegevenslevering (deel 2)

Net als in de maandbestanden worden de gegevens opgenomen op het niveau van de arbeidsrelatie. Als gedurende een aaneengesloten periode de gegevens van een arbeidsrelatie niet zijn veranderd, dan worden deze gegevens op één regel geleverd. Omdat niet alle veranderingen leiden tot het ontstaan of beëindigen van arbeidsrelaties wordt in het jaarbestand gebruik gemaakt van het veld mutatiedatum. Daarin wordt vastgelegd op welk moment de wijziging feitelijk optreedt (N.B. dat is uitdrukkelijk niet de datum waarop de wijziging in de administratie is doorgevoerd). Het veld begindatum arbeidsrelatie verandert in dat geval niet. Bij een verandering van een doorlopende arbeidsrelatie worden ook alle niet gewijzigde gegevens geleverd.

Vervangers kunnen een heel grillig patroon van werken – niet werken hebben. Zolang zij incidenteel en wisselend voor korte perioden worden ingezet, kan volstaan worden met één regel per maand. Op het moment dat er sprake is van een langere periode van vervanging, dan dient hiervoor een afzonderlijke regel conform de andere arbeidsrelaties te worden geleverd.

• peilmaand en peildatum

De in de tabellen 2.1.1, 2.1.2 en 2.1.3 van deze bijlage beschreven gegevens moeten worden onderscheiden naar tijdvakken van één kalendermaand: de peilmaand.

Voor de arbeidsrelaties die op de 1e kalenderdag van de peilmaand bestaan, worden de gegevens geleverd naar de stand op de 1e kalenderdag (de peildatum). Voor arbeidsrelaties die in de loop van de peilmaand ontstaan, worden de gegevens geleverd naar de stand van de 1e kalenderdag waarop de arbeidsrelatie is ingegaan.

Voor de werktijdfactor en de BAPOfactor wordt steeds de gewogen gemiddelde omvang over de peilmaand geleverd.

• terugwerkende kracht mutaties

Een deel van de gegevens over een peilmaand wordt in de regel pas enige tijd na het eind van die peilmaand administratief verwerkt. Gegevens die binnen een kalendermaand na afloop van de peilmaand worden verwerkt en van invloed zijn op de situatie in de peilmaand, moeten ook in de gegevenslevering over de peilmaand zijn verwerkt (een maand terugwerkende kracht mutaties). De over de peilmaand januari te leveren gegevens moeten dus de situatie van januari weergegeven zoals die op basis van de op 1 april beschikbare informatie hoort te zijn. Gegevens die later dan een kalendermaand na het einde van de peilmaand beschikbaar komen, worden niet in deze gegevensleveringen verwerkt.

De manier van verwerken van terugwerkende kracht mutaties is vooral van belang voor de levering van de gegevens over loon, toelagen en kortingen. OCW en DUO hanteren hierbij het loon-over-principe. Alle correcties die na afloop van een peilmaand plaatsvinden op de financiële gegevens van die peilmaand moeten verwerkt worden in de te leveren gegevens over de peilmaand.

• vakantie-, snipper- en feestdagen

Deze vormen van verlof worden niet geleverd, ook niet als onderdeel van de categorie overig verlof.

• vervanging

Als iemand wordt benoemd als tijdelijke vervanging van een personeelslid dat afwezig is, wordt dit aangegeven door bij de aard arbeidsrelatie de code 3 te vermelden.

• volgnummer

Omdat een persoon bij hetzelfde bevoegde gezag meer dan één arbeidsrelatie kan hebben (gelijktijdig of volgtijdelijk), wordt er een volgnummer geleverd. Dit volgnummer is nodig om de gegevens uit verschillende leveringen steeds aan de juiste arbeidsrelatie te kunnen verbinden.

Bijlage 4 — behorende bij artikel 16 van de Regeling informatievoorziening WVO › 2 — Personeelsgegevens › 2.4 — Specificatie › Functiecategorie

Functiecategorie

De typering van de functie vindt plaats aan de hand van toedeling aan één van de volgende categorieën:

• Management: directie en bestuur

Leidinggevenden die integraal (eind) verantwoordelijk zijn over de (algehele) onderwijsinstelling. (bv schoolbestuur, directeuren, schoolleiders).

Code | betekenis

1 | Bestuurslid, lid college van bestuur

2 | (Bovenschoolse) directeur

3 | Adjunct- of waarnemend directeur

4 | Overig management in directie en bestuur

• Midden management

Personeel dat (al dan niet functioneel) de leiding heeft over onderdelen/afdelingen binnen een onderwijsinstelling.

Code | betekenis

5 | Staffunctionaris (bv hoofd facilitaire dienstverlening)

6 | Onderwijscoördinator (bv teamcoördinator/voorzitter sectie Engels)

7 | Overig midden management

• Onderwijsgevend personeel

Benoembaar/bekwaam onderwijspersoneel dat in direct contact met de leerling onderwijs verzorgt dat systematisch en planmatig die leerling ondersteunt bij de verwerving van kennis, (inzicht) en vaardigheden.

Code | betekenis

8 | Groepsleerkracht (incl. remedial teacher)

9 | Vakleraar

10 | Leraar in opleiding

11 | Overig onderwijzend personeel

• Onderwijsondersteunend personeel

Het personeel dat onder verantwoordelijkheid van de leraar bijdraagt aan de verzorging van het onderwijs door lesondersteunende activiteiten.

Code | betekenis

12 | Assisterende functies (bv (technisch) onderwijsassistent, docentassistent, lokaalassistent, klassenassistent)

13 | Therapeutische en zorgfuncties (bv psychologisch medewerker, logopedist, orthopedagoog, fysiotherapeut, schoolmaatschappelijk werker)

14 | Instructeur

15 | Overig onderwijsondersteunend personeel

• Beheer- en administratief personeel

Het ondersteunend personeel exclusief het managementpersoneel dat niet direct betrokken is bij het primaire proces (het in direct contact met de leerling onderwijs verzorgen dat systematisch en planmatig die leerling ondersteunt bij de verwerving van kennis, (inzicht) en vaardigheden).

Code | betekenis

16 | Beheerfuncties (vb. conciërge, schoonmaker, beheerder/ICT)

17 | Administratieve functies (vb. personeelszaken, leerlingenadministratie)

18 | Overig beheer- en administratief personeel

Bijlage 4 — behorende bij artikel 16 van de Regeling informatievoorziening WVO › 2 — Personeelsgegevens › 2.4 — Specificatie › Soort loon, toelage of korting

Soort loon, toelage of korting

In het overzicht dat bij dit onderdeel staat vermeld, wordt een groot aantal zaken opgesomd dat deel uitmaakt van het bruto-netto systeem (werknemerskant) en de werkgeverslasten. Een aantal specifieke toelagen wordt genoemd, zoals de toelage arbeidsmarkt en de functioneringstoelage. Naast deze specifieke toelagen bestaan ook andere toelagen, zoals de toelage onregelmatige dienst en de toelage onkostenvergoeding. Al deze toelagen kunnen worden ondergebracht bij: toelagen overig.

Code | betekenis

100 | Brutoloon (zie toelichting)

200 | Vakantie-uitkering

410 | Bindingstoelage

415 | Uitlooptoeslag

417 | Inkomenstoelage

418 | Structurele eindejaarsuitkering

420 | Bruto toelagen: eenmalige uitkering

430 | Bruto toelagen i.v.m. scholing

440 | Bruto functioneringstoelagen

460 | Bruto toelagen arbeidsmarkt

490 | Bruto toelagen overig

510 | Netto toelagen i.v.m. scholing

540 | Netto toelagen gratificaties

600 | Netto toelagen overig

900 | Werkgeversaandeel premie OP/NP

1000 | Werkgeversaandeel premie AAOP

1050 | Werkgeversaandeel Overgangspremie

1200 | Premie WAO/WIA basispremie (Aof)

1210 | Premie WAO/WIA gemiddeld (Aok)

1220 | Premie Werkhervattingskas (WhK) (voorheen premie WGA, deze premie is m.i.v. 1 januari 2014 vervallen)

1300 | Premie participatiefonds

1400 | Premie vervangingsverzekering/verzuimverzekering

1500 | Pseudopremie WW

1600 | Bruto kortingen overig

1700 | Overige fiscale (eind)heffingen en kortingen

1800 | Loonkosten

1900 | Heffingsgrondslag (voorheen Sociaal coördinatieloon SVW)

2300 | Spaarloon (periode)

2310 | Levensloopregeling (periode) werknemersdeel

2320 | Levensloopregeling periode werkgeversbijdrage

2500 | Afdracht premie OP/NP

2600 | Afdracht premie AAOP

2700 | Afdracht premie Overgangspremie

3100 | Bruto korting ouderenregeling/BAPO

3110 | Bruto korting ouderschapsverlof

3120 | Bruto korting wegens arbeidsongeschiktheid

3200 | Bruto eindejaarsuitkering OOP

3600 | UFO-premie

3800 | Werkgeversbijdrage zorgverzekeringswet

3850 | Werkgeversheffing zorgverzekeringswet

Soort externe inhuur personen die tewerkgesteld zijn zonder benoeming

Code | Betekenis

1 | Commerciële inhuur

2 | Niet-commerciële inhuur

Functiecategorie personen die tewerkgesteld zijn zonder benoeming

Deze functiecategorieën komen overeen met de functiecategorieën beschreven in paragraaf 2.4.

Code | Betekenis

P1 | Management en midden management

P2 | Onderwijsgevend personeel

P3 | Onderwijsondersteunend en beheer- en administratief personeel

Bijlage 5 — behorende bij artikel 17 van de Regeling informatievoorziening WVO › Wijze van beschikbaarstelling van gegevens

Wijze van beschikbaarstelling van gegevens

In deze bijlage worden voorschriften gegeven omtrent de wijze van beschikbaarstelling van de gegevens die bevoegde gezagsorganen, krachtens de artikelen 2.111 en 5.48 van de WVO 2020, verplicht zijn om aan de overheid te leveren.

Bijlage 5 — behorende bij artikel 17 van de Regeling informatievoorziening WVO › Wijze van beschikbaarstelling van gegevens › Toelichting

Toelichting

Voor het bekostigen van scholen, voor toezicht en voor het maken en evalueren van beleid zijn gegevens nodig van scholen en het bevoegd gezag van scholen. Deze gegevens zijn gespecificeerd in bijlage 4. De gegevens zijn op diverse momenten nodig, sommige maar enkele malen per jaar, andere vaker.

De benodigde gegevens moeten door het bevoegd gezag worden geleverd. Voor steeds meer gegevens geldt een verplichte elektronische aanlevering in een bestandsformaat met een vooraf vastgestelde opbouw. Als gevolg hiervan is het van groot belang dat voor alle betrokken partijen bekend is welke gegevens in welke vorm, op welke wijze en op welk tijdstip aangeleverd moeten worden. De overheid maakt bij de gegevensverzameling zo veel mogelijk gebruik van het principe van éénmaal bevragen, meer keren gebruiken.

Een groot deel van de gegevens (zoals organisatiegegevens) zijn reeds geregistreerd in systemen. Deze gegevens hoeven alleen aangepast te worden wanneer zich mutaties voordoen. Daarvoor kan men terecht op de site van DUO.

Andere gegevens worden zoveel mogelijk onttrokken aan registraties bij salarisverwerkers of onttrokken aan de schooladministratie, zodat scholen hiervan zo gering mogelijke last ondervinden. Wanneer dat niet mogelijk is, worden scholen met formulieren bevraagd.

De wijze van beschikbaarstelling van gegevens is verdeeld over de aanlevering van organisatie- en van personeelsgegevens.

Bijlage 5 — behorende bij artikel 17 van de Regeling informatievoorziening WVO › 1 — Aanlevering van organisatiegegevens

1 — Aanlevering van organisatiegegevens

BRIN kent een papieren en een elektronische wijzigingsprocedure voor die gegevens die in BRIN opgenomen organisaties zelf kunnen laten muteren. De papieren wijzigingsprocedure verloopt via het BRIN-mutatieformulier dat elke organisatie in bezit heeft. Elektronische wijzigingen zijn mogelijk via de website van DUO, na geautoriseerd inloggen op het daartoe bestemde deel van de website.

Voor scholen gaat het wijzigen van de naam van de school of vestiging, vastleggen van de datum opheffing, het vastleggen van fusiepartners via het BRIN-mutatieformulier. Voor alle andere gegevens zoals denominatie of vestigingsadres geldt een aanvraagprocedure. De gegevens worden alleen gemuteerd na goedkeuring.

Voor het bevoegd gezag worden de meeste gegevens via de Kamer van Koophandel doorgegeven. De wijzigingen van het centraal rekeningnummer, het administratiekantoornummer en fusie met een ander bevoegd gezag, dienen wel met het BRIN-mutatieformulier te worden doorgegeven. Bij dit soort mutaties wordt de mutatie alleen verwerkt, indien bepaalde (wettelijke) bescheiden zijn meegeleverd en indien daar op grond van een wettelijk voorschrift een positief besluit over is genomen.

Bijlage 5 — behorende bij artikel 17 van de Regeling informatievoorziening WVO › 2 — Aanlevering van personeelsgegevens

2 — Aanlevering van personeelsgegevens

Achtereenvolgens zal in worden gegaan op de termijn voor aanlevering van de personeelsgegevens, de wijze van aanlevering en periodieke bijstellingen.

Bijlage 5 — behorende bij artikel 17 van de Regeling informatievoorziening WVO › 2 — Aanlevering van personeelsgegevens › 2.1 — Termijn voor aanlevering van gegevens

2.1 — Termijn voor aanlevering van gegevens

De gegevens genoemd in de tabellen 2.1.1 t/m 2.1.3 van bijlage 4:

• onderdeel persoon

• onderdeel arbeidsrelatie

• onderdeel loon, toelagen en korting

dienen vier maal per jaar aan DUO te worden aangeleverd:

• uiterlijk 1 juli de gegevens over februari, maart en april

• uiterlijk 1 oktober de gegevens over mei, juni en juli

• uiterlijk 1 januari de gegevens over augustus, september en oktober

• uiterlijk 1 april de gegevens over november, december en januari.

In de te leveren gegevens moeten alle mutaties zijn verwerkt die van toepassing zijn op de situatie op de peilmaand en die gedurende een kalendermaand na de laatste kalenderdag van de peilmaand administratief zijn verwerkt. Gegevens die na die kalendermaand administratief zijn verwerkt, moeten niet in de gegevenslevering worden verwerkt.

Het jaarbestand/de jaarbestanden met per kalenderjaar samengevatte gegevens uit de tabellen 2.1.1 t/m 2.1.4 van bijlage 4

• onderdeel persoon;

• onderdeel arbeidsrelatie;

• onderdeel loon, toelagen en korting;

• onderdeel verlofgegevens;

dienen één keer per jaar geleverd te worden en wel uiterlijk op 1 april van het jaar, volgend op het peiljaar (het jaar waarop de gegevens betrekking hebben).

De gegevens uit tabel 2.1.5 van bijlage 4 «WIA», dienen één keer per kalenderjaar te worden geleverd aan DUO. Deze gegevens dienen geleverd te worden uiterlijk op 1 april van het jaar, volgend op het peiljaar (het jaar waarop de gegevens betrekking hebben). In de te leveren gegevens moeten alle mutaties zijn verwerkt die van toepassing zijn op de situatie gedurende het peiljaar en na afloop van het peiljaar, maar voor de extractiedatum administratief zijn verwerkt.

De gegevens, genoemd in paragraaf 2.2 van bijlage 4, dienen eenmaal per jaar aan DUO te worden aangeleverd: uiterlijk 1 juli moeten de gegevens over het voorafgaande kalenderjaar worden aangeleverd.

Bijlage 5 — behorende bij artikel 17 van de Regeling informatievoorziening WVO › 2 — Aanlevering van personeelsgegevens › 2.2 — Wijze van aanlevering

2.2 — Wijze van aanlevering

De aanlevering van personeelsgegevens dient via de beveiligde site van DUO plaats te vinden. Deze site is bereikbaar via het adres http://www.duo.nl/zakelijk. Om een levering van personeelsgegevens via de beveiligde site te verrichten, zijn toegangsnaam, wachtwoord en aanvullende beveiligingsmiddelen (token) nodig. De procedure om deze te verkrijgen staat ook vermeld op www.duo.nl/zakelijk.

De beveiligde site faciliteert bij het selecteren van bestanden, die volgens het naamformaat in aanmerking komen om geleverd te worden. Na het versturen toont de beveiligde site de datum plus het tijdstip waarop het bestand is ontvangen. De verdere werking van de beveiligde site (inloggen, encrypten, etc.) staat vermeld in de gebruikershandleiding (te vinden via www.duo.nl/zakelijk). Op werkdagen controleert DUO regelmatig of er op de beveiligde site leveringen met personeelsgegevens zijn aangeboden. Als er een levering met personeelsgegevens is aangetroffen, wordt deze verwerkt.

Als de verwerking is afgerond ontvangt de contactpersoon via e-mail een bericht dat er een terugkoppeling gereed staat om opgehaald te worden van de beveiligde site. In die terugkoppeling staat aangegeven of de levering al dan niet correct verwerkt is en welke signalen zijn opgetreden.

Voor technische specificaties wordt verwezen naar het Memo ‘Standaardlevering personeelsgegevens 2013’ dat via de website van DUO:

https://www.duo.nl/zakelijk/voortgezet-onderwijs/softwareleveranciers/levering-personeelsgegevens.jsp

De bovenstaande procedure geldt zowel voor de bestanden over een peilmaand als voor de bestanden over een peiljaar.

Elke levering over een peilmaand respectievelijk peiljaar dient per school de volledige set van gegevens te omvatten:

• de bestanden over een peilmaand bevatten de gegevens genoemd in de tabellen 2.1.1, 2.1.2 en 2.1.3 van bijlage 4. Deze gegevens worden per onderdeel in afzonderlijke bestanden geleverd of de gegevens in de tabellen 2.1.1 en 2.1.2 van bijlage 4 worden geïntegreerd in één bestand en daarnaast een apart bestand met de gegevens uit tabel 2.1.3 van bijlage 4 of alle onderdelen worden geïntegreerd in één bestand;

• de bestanden over een peiljaar bevatten naast de gegevens genoemd in de tabellen 2.1.1, 2.1.2 en 2.1.3 ook de gegevens genoemd in tabel 2.1.4 uit bijlage 4.

Bijlage 5 — behorende bij artikel 17 van de Regeling informatievoorziening WVO › 2 — Aanlevering van personeelsgegevens › 2.3 — Periodieke bijstellingen

2.3 — Periodieke bijstellingen

De bevoegde gezagsorganen dragen zorg voor de aanlevering van de genoemde personeelsgegevens. In het kader van eenmalig bevragen en meervoudig gebruik van gegevens zal de Minister zoveel mogelijk gebruik maken van reeds bestaande databestanden. Zodoende worden schoolbesturen administratief ontlast. Daarnaast hebben de besturen de mogelijkheid om gegevensleveringen via salarisadministrateurs en/of administratiekantoren plaats te laten vinden. Geautomatiseerde elektronische aanlevering van gegevens via salarisadministrateurs en/of administratiekantoren is gebruikelijk en scheelt aanzienlijk in de administratieve lasten voor schoolbesturen.

Wet- en regelgeving is echter geen statisch geheel. Ook de informatiebehoeften en informatieverzameling zijn niet statisch. Om die reden kunnen wijzigingen voor gaan komen in de gegevensvraag of de wijze van aanlevering.

Een toename van administratieve lasten zal worden meegenomen in de overweging om gegevensleveringen aan te passen. Deze regeling zal daarom periodiek, in het overleg met de sector, worden geëvalueerd en geactualiseerd.