Bij de volgende voorbeelden is het uitgangspunt dat aan alle voorwaarden van de toepasselijke wettelijke bepalingen en regelingen is voldaan.

Voorbeeld 1 Vergoeding vakbondscontributie

Een werkgever treft een structurele regeling die gebaseerd is op een cao. Op grond van deze regeling kan elke werknemer die kosten voor het lidmaatschap van een vakbond maakt elk jaar afzien van een deel van het brutoloon per maand in ruil voor een vergoeding van die kosten. De werkgever zal die vergoeding aanwijzen als eindheffingsbestanddeel ten laste van de zogenoemde vrije ruimte.

Uitwerking

In dit geval bestaat, gelet op het structurele karakter van de regeling en de aanvullende, toekomstgerichte voorwaarden geen twijfel over de realiteitswaarde van de ruil. Een eventueel op grond van deze regeling verstrekte vergoeding van de kosten van het lidmaatschap van een vakbond kan onbelast blijven bij de werknemer.

Voorbeeld 2 Telewerkvergoeding

Werknemers die regelmatig telewerken kunnen van een werkgever binnen diens arbeidsomstandighedenbeleid een vergoeding voor de inrichting van de werkruimte krijgen. De werkgever zal die vergoeding aanwijzen als eindheffingsbestanddeel en vervolgens gebruikmaken van de gerichte vrijstelling voor voorzieningen die rechtstreeks voortvloeien uit het arbeidsomstandighedenbeleid dat de werkgever voert op grond van de Arbeidsomstandighedenwet (zie artikel 8.4a van de URLB 2011). De werkgever stelt als voorwaarde dat de werknemer gedurende drie jaren afziet van een aantal verlofdagen. Hiertoe wordt de waarde van een verlofdag gesteld op een evenredig gedeelte van het brutoloon van de desbetreffende werknemer. Indien de werknemer niet langer telewerkt, of bij tussentijds ontslag, stopt de werkgever de vergoeding. De werknemer hoeft vanaf dat moment niet langer af te zien van verlofdagen.

Uitwerking

Ook in dit geval bestaat er geen twijfel over de realiteitswaarde. Werknemers die aan de regeling deelnemen werken in feite langer, in ruil waarvoor de werkgever bereid is een kostenvergoeding toe te kennen.

Voorbeeld 3 13e maanduitkering

Werknemers hebben recht op een 13e maanduitkering, uit te betalen in januari. In de loop van het jaar daaraan voorafgaand wordt na overleg met de ondernemingsraad overeengekomen, dat een werknemer geheel of gedeeltelijk kan afzien van de 13e maanduitkering en in plaats daarvan kan kiezen voor een aanvullende reiskostenvergoeding. De werkgever zal die vergoeding aanwijzen als eindheffingsbestanddeel en vervolgens gebruikmaken van de gerichte vrijstelling voor vervoer in het kader van de dienstbetrekking. Als het brutobedrag van de 13e maanduitkering van de individuele werknemer ontoereikend is om de maximale gerichte vrijstelling ter zake van vervoer te benutten kan de werknemer daarnaast nog afzien van een deel van het brutoloon per maand gedurende de resterende maanden van het jaar. De werkgever legt dit vast in een cafetariaregeling. Als een werknemer deelneemt komen de werkgever en werknemer een aanvulling op de arbeidsovereenkomst overeen.

Uitwerking

In dit geval bestaat, gelet op het structurele karakter van de regeling en de aanvullende, toekomstgerichte voorwaarden, geen twijfel over de realiteitswaarde van de ruil.

Voorbeeld 4 Budgetregeling

Een cafetariaregeling kan voorzien in een budget naast de overige overeengekomen beloning. In dat geval kan de betrokken werknemer tot het bedrag van het budget de vorm of het genietingsmoment van zijn beloning kiezen. Het kan bijvoorbeeld gaan om een keuze voor “gewoon” loon, verlof of een gericht vrijgestelde studie.

Uitwerking

Wat betreft gerichte vrijstellingen merk ik op, dat de beoordeling van een vergoeding in beginsel per kalenderjaar plaatsvindt. Een gericht vrijgestelde vergoeding van kosten gemaakt in een voorgaand jaar, is hierom alleen mogelijk als de werknemer in dat voorgaande jaar al een onvoorwaardelijk recht op die vergoeding had. Als het recht op zo'n vergoeding afhankelijk was van een keuze van de werknemer moet deze zijn keuze dus hebben gemaakt in het jaar waarin hij de kosten maakte.

In verband hiermee merk ik het volgende op over het genietingsmoment van een budget voor zover de werknemer nog geen keuze maakte (resterend budget). Naar mijn oordeel is het nog gebruikelijk als een werkgever een resterend budget jaarlijks tot het loon rekent, uiterlijk in januari van het eerstvolgende jaar. Artikel 13a, tweede lid, van de Wet LB is in dat geval dus niet van toepassing.

Praktische aanwijzingen

De opzet van een cafetariaregeling en de aanvulling op de arbeidsovereenkomst zijn vanuit het oogpunt van de loonheffingen in beginsel vormvrij. Als handreiking voor de praktijk staan hieronder niettemin nog enkele praktische aanwijzingen. Allereerst is van belang dat de werkgever in de gehanteerde regeling duidelijk omschrijft wat de toekomstige keuzemogelijkheden voor de werknemer zijn, wat de fiscale en andere (inkomensgerelateerde) gevolgen (kunnen) zijn en indien van toepassing, wat de gevolgen bij uitdiensttreding zijn. In een aanvulling op de arbeidsovereenkomst kunnen werkgever en werknemer de individuele keus van de werknemer vastleggen. Daarin kan de werkgever bijvoorbeeld het volgende opnemen:

− de reden van de aanvulling op de arbeidsovereenkomst;

− het doel waarvoor de werknemer een bron inzet en de afgesproken periode (bijvoorbeeld: “De werkgever zal in verband met de vergoeding van de kosten van het lidmaatschap van een vakbond aan de werknemer een vergoeding verstrekken met ingang van ……….(datum) tot …………(datum) van €……… per maand.”). De werkgever zal die vergoeding aanwijzen als eindheffingsbestanddeel ten laste van de zogenoemde vrije ruimte. Daardoor kan de vergoeding onbelast blijven bij de werknemer;

− de bron die de werknemer in het kader van de regeling inzet, tot welk bedrag hij de bron inzet en de periode waarover hij die bron inzet (bijvoorbeeld: “Het overeengekomen brutoloon per maand zal met ingang van……….(datum) tot …………… (datum) worden verlaagd met een bedrag van € ……… per maand.”.