wetzoeker

8.8 — Bijlage 8, Instructie scannen documenten Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden OCW 2017

Bijlage 8, Instructie scannen documenten

1. Voor het scannen moet de medewerker scanunit inloggen op de pc die gekoppeld is aan de scanner.

a. Na ingelogd te zijn, ga naar Windows Start – Alle Programma’s – Ascent Capture 9.0 – Scan en open deze applicatie.

b. Er verschijnt automatisch een volgend scherm. Kies bij de instelling Batch Class vervolgens voor één van de vier batchclasses.

i. Inkomende post;

ii. Inkomende post vertrouwelijk:

iii. Bijscannen tussentijds (als bijlage);

iv. Bijscannen definitief (als definitieve versie)

c. Leg de batch te scannen documenten, met de voorbladen voorop en met de pijlen in de richting van het invoeren, in de invoerla van de scanner (bij de Fujitsu fi-5750c met de voorkant van het voorblad naar beneden en bij de Kodak i620 en i640 met de voorkant van het voorblad naar boven) en klik in de scanapplicatie op Scan. Ook kan je eerst op OK klikken zodat je in de scanapplicatie terecht komt om eventueel aanpassingen aan de instellingen te maken. Vervolgens kan je op de paarse knop klikken om het scannen te starten.

2. De kwaliteitscontrole door de scanmedewerkers vindt plaats in de scanapplicatie. De voorbeelden van de gescande pagina’s worden in de scanapplicatie zichtbaar aan de linkerkant van het scherm. De controle wordt uitgevoerd op de rechterzijde van het scherm, de daadwerkelijke scan en is toegespitst op leesbaarheid, volledigheid en authenticiteit (is het digitale document een waarheidsgetrouwe kopie van het papieren document)

a. Er wordt gekeken of:

i. alle pagina’s zijn gescand (met en zonder tekst)

ii. alle pagina’s recht zijn gescand

iii. alle pagina’s volledig zijn gescand

iv. alle pagina’s foutloos zijn gescand (geen vlekken, strepen, kleurafwijkingen of onterecht lege pagina’s)

b. Als er lege pagina’s in de scan aanwezig zijn die niet in het fysieke document voorkomen worden deze verwijderd door de betreffende pagina te selecteren en met een rechter muisklik een menuutje naar voren te halen en op Delete Page te klikken. Als er foute pagina’s zijn moeten deze pagina’s opnieuw gescand worden door de betreffende pagina in de invoerla te leggen en in de scanapplicatie op de juiste plaats in het document op de rechtermuis te klikken en in het menuutje op Insert te klikken. De pagina zal dan op de juiste plaats in het document verschijnen. Ook kan er voor gekozen worden om het hele document opnieuw te scannen.

c. Als de kwaliteit goedgekeurd is kan de batch gesloten worden door op het icoontje Close Batch te klikken.

3. Het releasen van de batch is een geautomatiseerd proces en hoeft niet handmatig uitgevoerd te worden.

Nadat documenten inkomend, inkomend vertrouwelijk, tussentijds of definitief zijn gescand en geregistreerd worden deze opgeborgen in een dagdoos.

Regeling
Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden OCW 2017
Soort
Ministeriële regeling
Geldend vanaf
02-09-2017
BWB-id
BWBR0039935
Versie
2017-09-02_0

In de hele regeling · Officiële tekst op wetten.overheid.nl