8.4 — Bijlage 4, Taken en uitvoerders informatiebeheer bestuursdepartement OCW Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden OCW 2017
Bijlage 4, Taken en uitvoerders informatiebeheer bestuursdepartement OCW
TABEL TAKEN INFORMATIEBEHEER EN UITVOERDER (Zie p. 13 voor een toelichting op deze taken.)
Nr. | TAAK | UITVOERDER
1. | Openen post | Recordbeheerder
2. | Selecteren wel of niet digitaliseren en /of registreren | Recordbeheerder
3. | Scannen | Scanmedewerker
4. | Kwaliteitscontrole scans | Scanmedewerker, Recordbeheerder
5. | Registratie (metadata) | Recordbeheerder / (beleids)medewerker
6. | Aanmaken zaken (zaakmappen) | Recordbeheerder
7. | Toevoegen gescande documenten aan zaakmappen | Recordbeheerder
8. | In behandeling zetten (voortgang) van zaakmappen | Recordbeheerder / (beleids)medewerker
9. | Afhandelen zaakmappen | (Beleids)medewerker/Recordbeheerder
10 | Toevoegen documenten aan zaakmappen tijdens behandeling/afhandeling | (Beleids)medewerker & Recordbeheerder
11. | Terugscannen(vervangen) ondertekenende documenten voor verzending | Scanmedewerker
12. | Sluiten zaakmappen | Recordbeheerder
13. | Toetsen kwaliteit en volledigheid zaakmappen | Recordbeheerder
14. | Archiveren zaakmappen | Recordbeheerder
15. | Onderhouden ordeningsplan(DSP) incl. aanpassen werkprocessen en koppelen aan selectielijst | (Senior Record- & Documentmanager
16. | Opmaken verklaring van vernietiging (van digitale originelen) | (Senior) Record- & Documentmanager
17. | Goedkeuring verklaring van vernietiging (van digitale originelen) | Hoofd DOB/CEI. (Zie toelichting op p. 23)
18. | Vernietiging digitale documenten | Functioneel beheerder E-doc
19. | Informeren Records Managers over terugzetten back-ups met eventuele gevolgen | Functioneel beheerder E-doc
20. | Controleren of terugzetten back-ups vernietigde dossiers/documenten | Technisch beheerder/ Functioneel Beheerder E-Doc
21. | Opmaken overbrengingslijst voor digitale dossiers aan E-depot | (Senior) Record- & documentmanager / Functioneel beheerder E-doc
22. | Goedkeuren overbrengingslijst voor digitale dossiers aan E-depot | Nationaal Archief
23. | Overbrengen digitale dossiers | (Senior) Record- & documentmanager / Recordbeheerder
24. | Onderhoud werkinstructies rond document- en archiefbeheer (incl. vastleggen juiste toepassing regelgeving) | (Senior) Record- & documentmanager / Functioneel beheerder
25. | Toetsen kwaliteit document- en archiefbeheer (incl. monitoren juiste toepassing regelgeving) | (Senior) Record- & documentmanager
26. | Ondersteunen zaakeigenaren bij werken in E-Doc | Recordbeheerder
27. | Zorgen voor eigentijdse, gebruikersvriendelijke en verantwoorde inrichting van E-Doc | Gehele afdeling CEI i.s.m. de leverancier
28. | Vernietigen fysieke documenten na digitalisering. | Scanmedewerker
- Regeling
- Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden OCW 2017
- Soort
- Ministeriële regeling
- Geldend vanaf
- 02-09-2017
- BWB-id
- BWBR0039935
- Versie
- 2017-09-02_0