wetzoeker

8.4 — Bijlage 4, Taken en uitvoerders informatiebeheer bestuursdepartement OCW Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden OCW 2017

Bijlage 4, Taken en uitvoerders informatiebeheer bestuursdepartement OCW

TABEL TAKEN INFORMATIEBEHEER EN UITVOERDER (Zie p. 13 voor een toelichting op deze taken.)

Nr. | TAAK | UITVOERDER

1. | Openen post | Recordbeheerder

2. | Selecteren wel of niet digitaliseren en /of registreren | Recordbeheerder

3. | Scannen | Scanmedewerker

4. | Kwaliteitscontrole scans | Scanmedewerker, Recordbeheerder

5. | Registratie (metadata) | Recordbeheerder / (beleids)medewerker

6. | Aanmaken zaken (zaakmappen) | Recordbeheerder

7. | Toevoegen gescande documenten aan zaakmappen | Recordbeheerder

8. | In behandeling zetten (voortgang) van zaakmappen | Recordbeheerder / (beleids)medewerker

9. | Afhandelen zaakmappen | (Beleids)medewerker/Recordbeheerder

10 | Toevoegen documenten aan zaakmappen tijdens behandeling/afhandeling | (Beleids)medewerker & Recordbeheerder

11. | Terugscannen(vervangen) ondertekenende documenten voor verzending | Scanmedewerker

12. | Sluiten zaakmappen | Recordbeheerder

13. | Toetsen kwaliteit en volledigheid zaakmappen | Recordbeheerder

14. | Archiveren zaakmappen | Recordbeheerder

15. | Onderhouden ordeningsplan(DSP) incl. aanpassen werkprocessen en koppelen aan selectielijst | (Senior Record- & Documentmanager

16. | Opmaken verklaring van vernietiging (van digitale originelen) | (Senior) Record- & Documentmanager

17. | Goedkeuring verklaring van vernietiging (van digitale originelen) | Hoofd DOB/CEI. (Zie toelichting op p. 23)

18. | Vernietiging digitale documenten | Functioneel beheerder E-doc

19. | Informeren Records Managers over terugzetten back-ups met eventuele gevolgen | Functioneel beheerder E-doc

20. | Controleren of terugzetten back-ups vernietigde dossiers/documenten | Technisch beheerder/ Functioneel Beheerder E-Doc

21. | Opmaken overbrengingslijst voor digitale dossiers aan E-depot | (Senior) Record- & documentmanager / Functioneel beheerder E-doc

22. | Goedkeuren overbrengingslijst voor digitale dossiers aan E-depot | Nationaal Archief

23. | Overbrengen digitale dossiers | (Senior) Record- & documentmanager / Recordbeheerder

24. | Onderhoud werkinstructies rond document- en archiefbeheer (incl. vastleggen juiste toepassing regelgeving) | (Senior) Record- & documentmanager / Functioneel beheerder

25. | Toetsen kwaliteit document- en archiefbeheer (incl. monitoren juiste toepassing regelgeving) | (Senior) Record- & documentmanager

26. | Ondersteunen zaakeigenaren bij werken in E-Doc | Recordbeheerder

27. | Zorgen voor eigentijdse, gebruikersvriendelijke en verantwoorde inrichting van E-Doc | Gehele afdeling CEI i.s.m. de leverancier

28. | Vernietigen fysieke documenten na digitalisering. | Scanmedewerker

Regeling
Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden OCW 2017
Soort
Ministeriële regeling
Geldend vanaf
02-09-2017
BWB-id
BWBR0039935
Versie
2017-09-02_0

In de hele regeling · Officiële tekst op wetten.overheid.nl