Scanners:

Kodak i620

• Image sensor: Dual Tricolor Plus CCD

• Interface: Twain en ISIS

• Ingangstype: kleur

• Optische resolutie: 300 dpi

• Output resolutie:

o 100 t/m 300 dpi (kleur)

o 100 t/m 300 dpi (grijswaarden)

o 200 t/m 400 dpi (zwart/wit)

• Diepte grijsschaal: 8-bit

• Diepte kleurschaal: 24-bit

• Documentgrootte: A8 (min) / A3 (max)

• Opslagcapaciteit: 500 vel

• Scansnelheid: 80 pagina’s per minuut tot 320 images per minuut

Fujitsu fi-5750c

• Scannertype: ADF/Flatbed

• Image sensor: CCD

• Interface: SCSI-2

• Ingangstype: kleur

• Optische resolutie: 600 dpi

• Diepte grijsschaal: 10-bit grijswaarden / 8- bit (extern)

• Diepte kleurschaal: 24-bit

• Documentgrootte: A8 (min) / A3 (max)

• Opslagcapaciteit: 200 vel

• Scansnelheid:

o 55 pagina’s p/m A4-staand grijsschaal en 300 dpi

o 55 pagina’s p/m A4-staand kleur en 300 dpi

o 72 pagina’s p/m A4-liggend grijsschaal en 300 dpi

o 72 pagina’s p/m A4-liggend kleur en 300 dpi

o 110 afbeeldingen p/m duplex A4-staand grijsschaal en 300 dpi

o 110 afbeeldingen p/m duplex A4-staand kleur en 300 dpi

De in gebruik zijnde scanners zijn ingesteld op 300dpi.

Scansoftware:

De volgende scansoftware wordt vanaf 3-10-2011 gebruikt:

• Naam: Kofax Ascent Capture

• Versie: 9.0

• Releasedatum: 1 Januari 2010

• Service Pack: 2

• Leverancier: KOFAX

• Website: http://www.kofax.com

Kofax is het softwarepakket dat gebruikt wordt voor het digitaliseren en indexeren van de documenten. Het pakket kent een aantal losse modules die afzonderlijk van elkaar ingezet kunnen worden. De gebruikte modules, worden hieronder beschreven.

Scanmodule

De Scanmodule wordt gebruikt om alle fysieke documenten uit een geprepareerde batch te digitaliseren. Deze module zorgt voor het scheiden van de pagina’s in digitale documenten op basis van de aangebrachte scheidingsvellen. Lege pagina’s worden hierbij automatisch verwijderd. Een geprepareerde batch kan zowel zwart/witte documenten als kleur bevatten. Doordat Vitual ReScan (VRS) gebruikt wordt, zal dit automatisch worden herkend.

Virtual Rescan module (VRS)

Door gebruik te maken van VRS is het mogelijk om documenten met een slechte kwaliteit (zoals documenten met een donkere achtergrond, patronen of op vies- of gekreukeld papier) toch goed in te scannen zonder tussenkomst van een scanoperator.

Alle documenten worden standaard in kleur gescand. De VRS module bepaalt of de pagina van het betreffende document uiteindelijk in kleur of in half-tone (vanaf 3-10-2011) wordt opgeslagen. Dit gebeurt op basis van kleurherkenning en de hoeveelheid kleurobjecten op de scan, de instellingen hiervoor zijn terug te vinden in Bijlage 8, Instellingen scanners. In de testfase zijn deze instellingen vastgesteld. Voor het tunen van de VRS instellingen is een baseline van documenten genomen waarop de instellingen zijn afgestemd. Alle gekleurde onderdelen van de documenten uit de baseline moeten ook door de VRS module als zodanig herkend en gescand worden.

Recognition module

De Recognition module is in staat documenten, formulieren en barcodes te herkennen.

De module wordt ingezet voor het herkennen van scheidingsvellen en uitlezen van de ‘gebruikersgroep’ van een barcode op het scheidingsblad. Deze wordt bij de release ingevuld in het E-Doc veld gebruikersgroep.

Validatiemodule

De Validation module is een module waarin de batchdocumenten kunnen worden voorzien van metakenmerken (indexeren). Dit gebeurt aan de hand van een aantal velden dat beschikbaar wordt gesteld aan de medewerker en een afbeelding van het gescande document. Deze module wordt gebruikt voor inkomende documenten om de gebruikersgroep te valideren en voor de ‘uitgaande” documenten om het documentnummer toe te kennen.

PDF generator

De PDF-generator converteert alle documenten in een batch van het standaard TIFF-formaat naar het PDF-formaat. Voorafgaand wordt de tekst uit de afbeelding herkend via OCR (Optional Character Recognition). De PDF-generator is in staat om op de achtergrond wachtende batches af te handelen en vergt geen actie van de gebruiker.

Release module

De Release module zorgt ervoor dat de gedigitaliseerde documenten, in PDF-formaat, samen met de ingevoerde metakenmerken worden overgenomen in E-Doc. Deze module is in staat op de achtergrond wachtende batches af te handelen en vergt geen actie van de gebruiker.

De release naar het DMS gebeurt door middel van het releasescript van Ascent Capture, een Visual Basic Active-X DLL. Het releasescript bepaald tot welke batchklasse een document behoort en plaatst vervolgens de juiste gegevens, inclusief het image, in E-Doc. In het releasescript worden de volgende onderdelen uitgevoerd:

• Het documentprofiel wordt in eDOCS aangemaakt. De indexgegevens en eventuele andere gegevens worden aan het documentprofiel toegevoegd;

• Het bestand wordt verplaatst naar de bestandslocatie op de eDOCS documentserver. Dit wordt bepaald door E-Doc;

• Het document wordt aan de hand van een aantal metagegevens in een postbak gezet.

Het bijscan release script zorgt ervoor dat de gedigitaliseerde uitgaande documenten, in PDF-formaat, op basis van het documentnummer als nieuwe versie wordt toegevoegd bij de bestaande registratuur. In het releasescript worden de volgende onderdelen uitgevoerd:

• Het document wordt toegevoegd als nieuwe versie;

• Het applicatieveld wordt omgezet naar het veld Acrobat, zodat de nieuwe documentversie vanuit eDocs wordt geopend met deze applicatie;

• Het bestand wordt verplaatst naar de bestandslocatie op de eDOCS Documentserver. Dit wordt bepaald door E-Doc.

Compressie

De instellingen voor compressie zijn zodanig gekozen dat een meest optimale combinatie ontstaat van kwaliteit, doorlooptijd en bestandsgrootte. Bij de kwaliteit is het uitgangspunt dat er geen informatieverlies in het werkproces optreedt. Dit is onderzocht in praktijktests.

De volgende instellingen worden gehanteerd:

• Er wordt geen gebruik gemaakt van een JPEG-compressie in de scandriver.

• Bij de omzetting naar PDF/A-1-b wordt een JPEG-compressie van 75 toegepast.

Technische metadata

Onderstaande metadata van technische aard wordt meegegeven aan het gegenereerde PDF bestand.

Kofax 9.0 3-10-2011 tot heden

Bestandsinformatie

Directory | √

Filesize | √

File Modify Date | √

File Permissions | √

File Type | √

MIME Type | √

PDF informatie

PDF Version | √

Linearized | √

Title | √

Author | √

Create Date | √

Modify Date | √

Page Count | √

Tagged PDF | √

XMP informatie

Format | √

Title | √

Creator | √

Create Date | √

Modify Date | √

DocumentID | √

Part | √

Conformance | √