Inkomende post

Actor | Scanmedewerker CEI

Activiteit | 1. Scannen Inkomende Post

Omschrijving | Er kan worden gekozen uit twee batches te weten: ‘Scan openbaar’ en ‘Scan vertrouwelijk’. Medewerker CEI scant inkomend stuk met voorblad van de verantwoordelijke/behandelende directie en controleert de kwaliteit van het gescande document. De volgende metadata wordt toegevoegd aan het document: Documentbron: ‘Inkomend’ Titel: ‘Inkomend Gescand Document [huidige datum en tijd]’ Applicatie: Acrobat Gebruikersgroep: [Directie van voorblad] Toegangsniveau: ‘Scan openbaar’ of ‘Scan vertrouwelijk’ Creator: ‘Scanner’ (Dit is een verplicht veld in E-Doc en dient een naam uit de medewerker tabel te zijn. ‘Scanner’ is een met de hand aangemaakt fictief account.) Geregistreerd door: [Betreffende CEI medewerker] Dossier: ‘Ongeplaatst’ Ontvangstdatum Na het scannen van het document is de behandeling formeel gestart (registratiedatum en -tijd van het document).

Actor | Recordbeheerder CEI

Activiteit | 2. Metadata aanvullen

Omschrijving | Medewerker CEI ontvangt het inkomende stuk in de gezamenlijke werkvoorraad ‘te registreren’. De scankwaliteit wordt nogmaals gecontroleerd (4 ogen principe). De metadata wordt verder aangevuld en op kwaliteitseisen gecontroleerd. De inkomende documenten worden opgenomen in het juiste digitale dossier.

Actor | Recordbeheerder CEI

Activiteit | 3. Stuurt taak door voor behandeling

Omschrijving | Stukken worden op de dag van ontvangst geregistreerd en digitaal doorgezonden naar de juiste behandelende directie. Plandatum afdoening wordt automatisch meegegeven op basis van het documentsoort, anders wordt uitgegaan van de standaard behandeltermijn van 15 dagen. Op basis van aanvullende afspraken kunnen, onder andere ‘vertrouwelijke stukken’ stukken, zonder tussenkomst van de directieondersteuner rechtstreeks aan behandelend medewerker wordt doorgestuurd (onderdeel van de kwalitatieve intake).

Actor | Werkverdeler1

Beslispunt | 4. Accepteren? (Ja/Nee)

Omschrijving | De werkverdeler van de ontvangende directie ontvangt het poststuk in de gezamenlijke werkvoorraad. Afhankelijk van interne afspraken worden de digitale poststukken beoordeeld (welke directie en/of medewerker belast is met de behandeling) en verdeeld. Standaard worden onjuist gerouteerde poststukken via CEI opnieuw naar de juiste behandelende eenheid gestuurd. Indien hier afspraken over zijn gemaakt kunnen onjuist gerouteerde documenten zonder tussenkomst van CEI worden gerouteerd naar de juiste behandelende eenheid. Zie activiteit 6.

Ja: #6 Nee: #5

Actor | Werkverdeler

Activiteit | 5. Toewijzen CEI

Omschrijving | Onjuist gerouteerde poststukken worden via CEI formeel opnieuw naar de juiste directie gerouteerd.

Actor | Werkverdeler

Beslispunt | 6. Overdragen? (Ja/Nee)

Omschrijving | Onjuist gerouteerde poststukken kunnen door de werkverdeler formeel worden overgedragen aan de juiste behandelende directie.

Ja: #7 Nee: #8

Actor | Werkverdeler

Activiteit | 7. Toewijzen werkverdelers behandelende directie

Omschrijving | De werkverdeler wijst de behandelende directie toe. Eigenaarschap van document wijzigt bij overdracht (reroutering).

Actor | Werkverdeler

Activiteit | 8. Behandelen

Omschrijving | ‘Behandelen’

Actor | CEI

Activiteit | 9. Bijscannen en Archiveren

Omschrijving | Bij scannen ‘Archiveren’

1 De werkverdeler zorgt ervoor dat binnen de eigen directie of afdeling poststukken naar de juiste behandelaar worden gerouteerd. Vaak vervullen secretariaten de rol van werkverdeler.

Interne en uitgaande post bestuursdepartement OCW

Actor | Medewerker (Directie A)

Activiteit | 1. Nieuw Document registreren

Omschrijving | Medewerker creëert document. Medewerker slaat het document op in E-Doc. De metadata wordt aangevuld en op kwaliteitseisen gecontroleerd. Volgende metadata is verplicht: Schema Documentnaam Creator Gebruikersgroep NAW (Bij schema inkomend, uitgaand) Dossier

Actor | Medewerker (Directie A)

Beslispunt | 2. Reactie op inkomend stuk?

Omschrijving | Betreft het een reactie op het inkomende stuk?

Ja: #3 Nee: #4

Actor | Medewerker (Directie A)

Activiteit | 3. Relateren aan inkomend stuk

Omschrijving | De medewerker relateert het interne/uitgaande stuk aan het inkomende stuk.

Actor | Medewerker (Directie A)

Activiteit | 4. Behandelen

Omschrijving | Behandelend medewerker stelt binnen de gestelde termijn een antwoord op. Indien de afhandeling niet binnen de gestelde termijn kan plaatsvinden, stuurt de medewerker een behandelbericht uit. In een enkel geval is het mogelijk de beantwoordingtermijn te verlengen. Dan wordt een uitstel-/vertragings-/verdagingbericht verzonden.

Actor | Medewerker (Directie A)

Beslispunt | 5. Andere behandelaar?

Omschrijving | Afstemming binnen eigen directie?

Ja: #6 Nee: #7

Actor | Medewerker (Directie A)

Activiteit | 6. Toewijzen andere behandelaar

Omschrijving | Toewijzen behandelaar en behandeltaak

Actor | Medewerker (Directie A)

Beslispunt | 7. Afstemming andere directie?

Omschrijving | De behandelend medewerker zal in de meeste gevallen het antwoord opstellen in afstemming met collega’s/organisatie-eenheden. Afhankelijk van het type behandelproces is dit formeel (medeparaaf) op basis van een behandelstap of informeel (afstemmen inhoud) op basis van een taak/activiteit.

Ja: #8 Nee: #9 (Inkomende Post Papier)

Actor | Medewerker (Directie A)

Activiteit | 8. Afstemmen andere directie

Omschrijving | Zie subproces ‘Afstemmen andere directie’

Actor | Medewerker (Directie A)

Beslispunt | 9. Formaliseren?

Omschrijving | Het antwoord op een vraag wordt ter formalisering c.q. ondertekening aangeboden volgens de afgesproken behandelinstructies (bv. Bewindsliedenpost). De brief wordt namens de Minister ondertekend door bevoegd gezag (conform O&M-regeling OCW) dan wel ter ondertekening voorgelegd aan betrokken bewindspersoon (conform de afgesproken routering).

Ja: #10 Nee: #11

Actor | Medewerker (Directie A)

Activiteit | 10. Formaliseren

Omschrijving | Zie subproces ‘Formaliseren’

Actor | Werkverdeler (Directie A)

Activiteit | 11. Verzenden uitgaand stuk

Omschrijving | Nadat een document/antwoordbrief is geformaliseerd (ondertekend) wordt het antwoord (evenals afschriften voor derden) naar de burger/ instelling verzonden.

Actor | Werkverdeler (Directie A)

Activiteit | 12. Kopie doorsturen naar CEI

Omschrijving | Een kopie van de documenten (inkomend, intern en kopie uitgaand) behorende bij de afhandeling van het proces worden in deze fase ter archivering bij de centrale CEI-unit. De behandelende medewerker kan nadere instructies aan de centrale CEI-unit meegeven voor de digitale archivering van de documenten op basis van de inhoud.

Actor | CEI

Activiteit | 13. Archiveren

Omschrijving | Bij scannen ‘Archiveren’