wetzoeker

8.11 — Bijlage 11, Voorbeeld registratiescherm en tabel metadata Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden OCW 2017

Bijlage 11, Voorbeeld registratiescherm en tabel metadata

Veldnaam | Verplicht | Type | Keuzelijst? (Lookup) | Toelichting

Documentnummer | Ja | systeemveld | nee

Titel | Ja | Vrije tekst | nee

Auteur | Ja | Lookup | Ja | Verwijzing naar E-doc gebruikerstabel

Schema | Ja | Lookup | Ja | Dit veld geeft aan de richting van het document aan (inkomend, inkomend gescand, intern, uitgaand)

Documentsoort | Nee | Lookup | Ja | Deze tabel bevat initieel de volgende waarden bij inkomende post: klacht, signaal, aanvraag, bezwaar, wob, overige brieven.

Sjabloonnaam | Nee | Lookup | Ja | Vanuit DocSys wordt de betreffende sjabloonnaam in dit veld weggeschreven

Datum document | nee | Datumveld | Kalender keuze | Dit is de datum op het inkomende poststuk.

Kenmerk afzender | Nee | Vrije tekst | Nee

Ontvangstbevestiging aanmaken | Nee | Checkbox | Nee

Opmerkingen | Nee | Vrije tekst | Nee

Gebruikersgroep | Ja | Lookup | Ja | Standaard E-doc afdelingentabel

Dossier | ja | Lookup | Ja, | Dit is is een verplicht veld. Als waarde kan hier ‘ongeplaatste stukken’ ingevuld worden.

Map | Nee | Alleen lezen | Nee | Geeft de naam van de dossiermap in.

Archiefkenmerk | Nee | Alleen lezen | Nee | Geeft het pad aan, waar, in het ordeningplan, het document gevonden kan worden.

Postcode | Nee | vrije tekst | Ja | TNT Postcode tabel of NAW Lijst (afhankelijk van de ‘Handmatige invoer’ checkbox) Schrijfwijze postcode voor NL is: 1234 spatie AA (1234 AA)

Organisatie | Nee* | Vrije tekst | Nee | *Als Naam niet gevuld, is dit veld verplicht.

Naam | Nee* | Vrije tekst | Nee | *Als Organisatie niet gevuld, is dit veld verplicht

M | Nee | Checkbox | Nee | Wanneer voor M (= man) wordt gekozen wordt het rondje wat hiervoor staat donker gekleurd. V kan dan niet meer worden gekozen.

V | Nee | Checkbox | Nee | Wanneer voor V (= vrouw) wordt gekozen wordt het rondje wat hiervoor staat donker gekleurd. M kan dan niet meer worden gekozen.

Voornaam | Nee | Vrije tekst | Nee

Tussenvoegsel | Nee | Vrije tekst | Nee

Voorletter(s) | Nee | Vrije tekst | Nee

Titel(s) voor | Nee | Vrije tekst | Nee

Titel(s) achter | Nee | Vrije tekst | Nee

Adres afzender | Nee | Vrije tekst | Nee

Nummer | Nee | Vrije tekst | Nee

Woonplaats | Nee | Vrije tekst) | Nee

Landcode | Nee | lookup | Nee

Land | Nee | Vrije tekst) | Nee

Status | - | Alleen lezen | Nee | geeft de technische status van een document weer (beschikbaar, meegenomen, etc.)

Bewerkt op | - | Alleen lezen | Nee | geeft de datum weer van laatste toegang tot het document of registratie

Geregistreerd op | - | Alleen lezen | Nee | geeft de datum weer van registratie

Alleen lezen op | - | Alleen lezen | Nee | geeft de datum weer van wanneer het stuk op alleen lezen is gezet

Geregistreerd door | - | Alleen lezen | Nee | geeft weer wie het document heeft geregistreerd

Gearchiveerd op | - | Alleen lezen | Nee | geeft datum weer waarop het document in een dossiermap is geplaatst

Toegangsniveau | Ja | Lookup | Ja, | Openbaar, Groepsvertrouwelijk Personeelsvertrouwelijk Persoonlijk. Dit veld wordt standaard gevuld met openbaar, tenzij om zwaarwegende redenen op directieniveau anders wordt besloten.

Aan | Nee | Lookup | Ja | Verwijzing naar de personen en groepen tabel

Archiefdoosnummer | Nee | tekst | Nee

Regeling
Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden OCW 2017
Soort
Ministeriële regeling
Geldend vanaf
02-09-2017
BWB-id
BWBR0039935
Versie
2017-09-02_0

In de hele regeling · Officiële tekst op wetten.overheid.nl