8.11 — Bijlage 11, Voorbeeld registratiescherm en tabel metadata Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden OCW 2017
Bijlage 11, Voorbeeld registratiescherm en tabel metadata
Veldnaam | Verplicht | Type | Keuzelijst? (Lookup) | Toelichting
Documentnummer | Ja | systeemveld | nee
Titel | Ja | Vrije tekst | nee
Auteur | Ja | Lookup | Ja | Verwijzing naar E-doc gebruikerstabel
Schema | Ja | Lookup | Ja | Dit veld geeft aan de richting van het document aan (inkomend, inkomend gescand, intern, uitgaand)
Documentsoort | Nee | Lookup | Ja | Deze tabel bevat initieel de volgende waarden bij inkomende post: klacht, signaal, aanvraag, bezwaar, wob, overige brieven.
Sjabloonnaam | Nee | Lookup | Ja | Vanuit DocSys wordt de betreffende sjabloonnaam in dit veld weggeschreven
Datum document | nee | Datumveld | Kalender keuze | Dit is de datum op het inkomende poststuk.
Kenmerk afzender | Nee | Vrije tekst | Nee
Ontvangstbevestiging aanmaken | Nee | Checkbox | Nee
Opmerkingen | Nee | Vrije tekst | Nee
Gebruikersgroep | Ja | Lookup | Ja | Standaard E-doc afdelingentabel
Dossier | ja | Lookup | Ja, | Dit is is een verplicht veld. Als waarde kan hier ‘ongeplaatste stukken’ ingevuld worden.
Map | Nee | Alleen lezen | Nee | Geeft de naam van de dossiermap in.
Archiefkenmerk | Nee | Alleen lezen | Nee | Geeft het pad aan, waar, in het ordeningplan, het document gevonden kan worden.
Postcode | Nee | vrije tekst | Ja | TNT Postcode tabel of NAW Lijst (afhankelijk van de ‘Handmatige invoer’ checkbox) Schrijfwijze postcode voor NL is: 1234 spatie AA (1234 AA)
Organisatie | Nee* | Vrije tekst | Nee | *Als Naam niet gevuld, is dit veld verplicht.
Naam | Nee* | Vrije tekst | Nee | *Als Organisatie niet gevuld, is dit veld verplicht
M | Nee | Checkbox | Nee | Wanneer voor M (= man) wordt gekozen wordt het rondje wat hiervoor staat donker gekleurd. V kan dan niet meer worden gekozen.
V | Nee | Checkbox | Nee | Wanneer voor V (= vrouw) wordt gekozen wordt het rondje wat hiervoor staat donker gekleurd. M kan dan niet meer worden gekozen.
Voornaam | Nee | Vrije tekst | Nee
Tussenvoegsel | Nee | Vrije tekst | Nee
Voorletter(s) | Nee | Vrije tekst | Nee
Titel(s) voor | Nee | Vrije tekst | Nee
Titel(s) achter | Nee | Vrije tekst | Nee
Adres afzender | Nee | Vrije tekst | Nee
Nummer | Nee | Vrije tekst | Nee
Woonplaats | Nee | Vrije tekst) | Nee
Landcode | Nee | lookup | Nee
Land | Nee | Vrije tekst) | Nee
Status | - | Alleen lezen | Nee | geeft de technische status van een document weer (beschikbaar, meegenomen, etc.)
Bewerkt op | - | Alleen lezen | Nee | geeft de datum weer van laatste toegang tot het document of registratie
Geregistreerd op | - | Alleen lezen | Nee | geeft de datum weer van registratie
Alleen lezen op | - | Alleen lezen | Nee | geeft de datum weer van wanneer het stuk op alleen lezen is gezet
Geregistreerd door | - | Alleen lezen | Nee | geeft weer wie het document heeft geregistreerd
Gearchiveerd op | - | Alleen lezen | Nee | geeft datum weer waarop het document in een dossiermap is geplaatst
Toegangsniveau | Ja | Lookup | Ja, | Openbaar, Groepsvertrouwelijk Personeelsvertrouwelijk Persoonlijk. Dit veld wordt standaard gevuld met openbaar, tenzij om zwaarwegende redenen op directieniveau anders wordt besloten.
Aan | Nee | Lookup | Ja | Verwijzing naar de personen en groepen tabel
Archiefdoosnummer | Nee | tekst | Nee
- Regeling
- Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden OCW 2017
- Soort
- Ministeriële regeling
- Geldend vanaf
- 02-09-2017
- BWB-id
- BWBR0039935
- Versie
- 2017-09-02_0