wetzoeker

6.2 — Frequentie van vernietiging Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden OCW 2017

Frequentie van vernietiging

Alle papieren originelen die vallen onder de werking van de machtiging tot vervanging, worden na digitalisering vernietigd. Dit gebeurt niet direct nadat digitalisering heeft plaatsgevonden. De papieren originelen worden nog voor een periode van één kwartaal na digitalisering in een numerieke reeks dagdozen bewaard. Na het verstrijken van deze periode vindt vernietiging plaats. De vernietigingsinterval is als volgt:

Vernietigingsmaand januari, scankwartaal oktober t/m december

Vernietigingsmaand april, scankwartaal januari t/m maart

Vernietigingsmaand juli, scankwartaal april t/m juni

Vernietigingsmaand oktober, scankwartaal juli t/m september.

De vernietiging van de dagdozen bestaat uit onderstaande stappen:

• Selecteren van de te vernietigen dagdozen;

• Opstellen van een specificatie van vervangen archiefbescheiden over de vernietigingsperiode;

• Opstellen van een verklaring van vernietiging;

• Na ondertekening van de verklaring van vernietiging worden de volgende werkzaamheden uitgevoerd:

o Container voor vernietiging vertrouwelijk papier aanvragen;

o Dagdozen uit de stelling halen;

o Inhoud van de dagdozen in de papiercontainer deponeren;

o Container af laten voeren.

Regeling
Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden OCW 2017
Soort
Ministeriële regeling
Geldend vanaf
02-09-2017
BWB-id
BWBR0039935
Versie
2017-09-02_0

In de hele regeling · Officiële tekst op wetten.overheid.nl