wetzoeker

4.2 De situering van het scanproces Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden OCW 2017

Zoals bij 3.2 is aangegeven verricht CEI/R&S als centrale eenheid alle scanwerkzaamheden die binnen de scope van het DMS/RMA E-Doc vallen. Voor het scannen van de documenten wordt gebruik gemaakt van meerdere scanwerkplekken. Drie werkplekken zijn uitgerust met scanners van het merk Kodak, type i620 en een werkplek is uitgerust met een scanner van het merk Fujitsu, type 5750c met bijbehorende werkstations en server. Alle scanners zijn ingesteld op 300 dpi. Scanning geschiedt in kleur, tenzij er geen kleur gedetecteerd wordt.

Voor het scannen gelden de volgende uitgangspunten:

• Het scanproces mag niet uitvallen. Als een scan-PC, een server of de scansoftware niet (goed) functioneert, mag dit niet tot gevolg hebben dat niet meer kan worden gescand;

• De scan dient dezelfde kwaliteit te hebben als het originele document. Aantekeningen dienen bij terug scanning goed leesbaar te zijn;

• De scanners dienen geschikt te zijn voor het kunnen verwerken van de ingekomen post zowel kwalitatief als kwantitatief (capaciteit, hoeveelheid en snelheid);

• Voor het scannen van de ingekomen post zijn er scheidingsvellen per directie beschikbaar. De scanmedewerker voorziet de te scannen documenten van scheidingsvellen met daarop een patch- en barcode die door de software gelezen kan worden. Op basis hiervan verstuurt de software vervolgens een gescand document naar de werkvoorraad. Per directie is er één postbak waarin alle gescande ingekomen documenten terecht komen. Vanuit deze werkvoorraad kan de voortgang worden opgestart;

• Binnen het scanproces worden vier batchclasses onderscheiden:

o Inkomende post;

o Inkomende post vertrouwelijk;

o Bij scannen tussentijds (als bijlage);

o Bij scannen definitief (als definitieve versie)

• Kleurherkenning is een geautomatiseerd proces. De VRS module bepaalt of de pagina van het betreffende document uiteindelijk in kleur of bitonaal (van 1-4-2008 t/m 30-9-2011) of in grijswaarden (vanaf 3-10-2011) wordt opgeslagen. Indien in kleur wordt gescand, wordt het digitale beeld opgeslagen in een sRGB kleurprofiel.

• Bijlagen worden bij het brondocument gescand en niet als een aparte bijlage. Het geheel wordt als één E-Doc document opgeslagen.

• Documenten moeten binnen 24 uur na scanning en registratie beschikbaar zijn in de werkvoorraad van de betreffende directie. De voorkeur gaat uit naar een eerdere beschikbaarheid.

• Er dient op 300 dpi te worden gescand.

De instructie scannen documenten is als bijlage 7 bij dit handboek gevoegd.

De instellingen van de scanners is als bijlage 8 bij dit handboek gevoegd

Regeling
Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden OCW 2017
Soort
Ministeriële regeling
Geldend vanaf
02-09-2017
BWB-id
BWBR0039935
Versie
2017-09-02_0

In de hele regeling · Officiële tekst op wetten.overheid.nl