wetzoeker

4 — Inrichting van het vervangingsproces (scannen) Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden OCW 2017

Inrichting van het vervangingsproces (scannen)

Het scanproces raakt (potentieel) een juridisch belang en een cultuurhistorisch belang. Het gecontroleerd vervangen van archiefbescheiden door middel van digitalisering moet daarom zodanig van opzet zijn dat de waarde ten bate van verantwoording en bewijs gehandhaafd blijft en niet in het geding komt. Het scanproces is zodanig ingericht dat de gedigitaliseerde archiefbescheiden aan dezelfde criteria voldoen als bij papier het geval is. Deze criteria liggen in de aard van: authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit, beschikbaarheid, duurzaamheid (NEN-ISO 15489).

De vervanging heeft bij het Ministerie van OCW de volgende kenmerken:

• De papieren post die het Ministerie van OCW van andere overheden, bedrijven en burgers ontvangt wordt door middel van scanning gedigitaliseerd en vervolgens, via de Business Proces Management module, ter behandeling aan de organisatie aangeboden.

• De post die het Ministerie van OCW op papier verzendt, voorzien van een handtekening (de z.g. ´natte handtekening´), wordt door middel van scanning gedigitaliseerd en als nieuwe versie toegevoegd aan het bestaande digitale document in het DMS.

• Gedigitaliseerde documenten die op enig moment in het afhandelingsproces worden geprint en waarop aantekeningen worden gemaakt, worden door middel van scanning wederom gedigitaliseerd en als nieuwe versie toegevoegd aan het bestaande document in het DMS.

De vervanging geldt voor alle fysieke documenten gebruikt bij of voortkomend uit de werkprocessen van OCW, dus zowel voor permanent te bewaren als voor op termijn te vernietigen archiefbescheiden. De afhandeling van zaken en documenten vindt (uitzonderingen daargelaten) volledig digitaal plaats.

OCW hanteert de volgende uitgangspunten voor vervanging:

• Papieren documenten worden gescand naar PDF-A-1b;

• Het gedigitaliseerde document wijkt NIET af van het originele papieren document;

• De materiële staat van de te scannen documenten wordt voordat digitalisering plaatsvindt gecontroleerd;

• Na scanning wordt een kwaliteitscontrole op de scan uitgevoerd.

Regeling
Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden OCW 2017
Soort
Ministeriële regeling
Geldend vanaf
02-09-2017
BWB-id
BWBR0039935
Versie
2017-09-02_0

In de hele regeling · Officiële tekst op wetten.overheid.nl