Handboek routinematige digitale vervanging E-Doc Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden OCW 2017
Versie 1.
Inhoud
Inleiding | 2
1. | Beschrijving van het DMS/RMA | 3
1.1 | E-Doc (Open Text) | 3
1.2 | Digitaal Archiefbeheer | 3
2. | Reikwijdte van het vervangingsproces | 3
2.1 | Organisatieonderdelen waarvoor de werkwijze geldt | 3
2.2 | Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden | 3
2.3 | Documenten waarop vervanging niet van toepassing is | 3
3. | Verantwoordelijkheden en bevoegdheden | 4
3.1 | Organisatie en taken OCW | 4
3.2 | Organisatie en taken Centrale Eenheid Informatiehuishouding | 4
3.3 | Verantwoordelijkheden en bevoegdheden archiefbeheer | 5
4. | Inrichting van het vervangingsproces (scannen) | 5
4.1 | Proces vervanging van documenten (postbehandeling) | 5
4.1.1 | Inkomende post | 5
4.1.2 | Uitgaande post | 6
4.1.3 | Interne post | 6
4.2 | De situering van het scanproces | 6
4.3 | Scancontrole | 7
4.4 | Registreren gescande documenten in het DMS | 7
5. | Hardware, software en specificatie van de scanners | 7
5.1 | Beschrijving hardware | 7
5.2 | Onderhoud scanners | 7
5.3 | Beschrijving software | 8
5.4 | Onderhoud scansoftware | 8
6. | Proces van vernietiging | 8
6.1 | Verklaring van vervanging | 8
6.2 | Frequentie van vernietiging | 8
7. | Actualiseren handboek | 8
7.1 | Actualiseren handboek | 8
8. | Bijlagen | 9
8.1 | Bijlage 1, Ordeningsstructuur E-Doc | 9
8.2 | Bijlage 2, Criteria voor uitzondering van vervanging | 10
8.3 | Bijlage 3, Regeling Informatiebeheer OCW | 11
8.4 | Bijlage 4, Taken en uitvoerders informatiebeheer bestuursdepartement OCW | 19
8.5 | Bijlage 5, Instructie postbehandeling bestuursdepartement OCW | 19
8.6 | Bijlage 6, Instructie Postbehandeling Nationaal Archief | 20
8.7 | Bijlage 7, Instructie controle te scannen documenten | 20
8.8 | Bijlage 8, Instructie scannen documenten | 21
8.9 | Bijlage 9, Instellingen scanners | 21
8.10 | Bijlage 10, Instructie scancontrole | 24
8.11 | Bijlage 11, Voorbeeld registratiescherm en tabel metadata | 25
8.12 | Bijlage 12, Doorloopschema ingekomen, interne en uitgaande post bestuursdepartement OCW | 28
8.13 | Bijlage 13, Specificatie scanners en scansoftware | 31
8.14 | Bijlage 14, Wijzigingen | 34
Inleiding
- Regeling
- Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden OCW 2017
- Soort
- Ministeriële regeling
- Geldend vanaf
- 02-09-2017
- BWB-id
- BWBR0039935
- Versie
- 2017-09-02_0