Inhoudsopgave Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden Inspectie van het onderwijs
Colofon | 2
1. | Beschrijving van het DMS/RMA | 3
1.1 | eDocs (Hummingbird) | 3
1.2 | Digitaal Archiefbeheer | 3
2. | Reikwijdte van het vervangingsproces | 4
2.1 | Organisatieonderdelen waarvoor de werkwijze geldt | 4
2.2 | Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden | 4
2.3 | Documenten waarop het vervangingsbesluit niet van toepassing is | 4
3. | Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden | 5
3.1 | Organisatie en taken van de IvhO | 5
3.2 | Organisatie en taken recordmanagement IvhO | 5
3.3 | Verantwoordelijkheden en bevoegdheden archiefbeheer | 5
4. | Inrichting van het vervangingsproces (scannen) | 6
4.1 | Proces vervanging van documenten (postbehandeling) | 6
4.1.1 | Inkomende post | 6
4.1.2 | Uitgaande papieren post | 6
4.1.3 | Interne post | 7
4.2 | De situering van het scanproces | 7
4.3 | Scancontrole | 7
4.4 | Registreren documenten in het DMS | 7
5. | Technische infrastructuur | 7
5.1 | Hardware | 7
5.2 | Onderhoud hardware | 8
5.3 | Software | 8
6. | Proces van vernietiging | 8
6.1 | Verklaring van vervanging | 8
6.2 | Frequentie van vernietiging | 8
7. | Actualiseren besluit tot digitale vervanging en handboek | 9
7.1 | Vervangingsbesluit en handboek toetsen op actualiteit | 9
7.2 | Actualiseren handboek | 9
BIJLAGE 1, ORDENINGSSTRUCTUUR EDOCS | 10
BIJLAGE 2, CRITERIA VOOR UITZONDERING VAN VERVANGING | 12
BIJLAGE 3, TAKEN EN ROLLEN RECORDMANAGEMENT IVHO | 13
BIJLAGE 4, REGELING INFORMATIEBEHEER OCW | 14
BIJLAGE 5, SCANPROTOCOL IVHO | 23
BIJLAGE 6, HANDLEIDING SCANNEN DOCUMENTEN IVHO | 27
BIJLAGE 7, STROOMSCHEMA POSTAFHANDELING | 46
BIJLAGE 7.1, UITWERKING STROOMSCHEMA POSTAFHANDELING IVHO | 47
BIJLAGE 8, STROOMSCHEMA BIJSCANNEN/ARCHIVEREN | 48
BIJLAGE 8.1, UITWERKING STROOMSCHEMA BIJSCANNEN/ARCHIVEREN IVHO | 49
BIJLAGE 9, SPECIFIEKE AFSPRAKEN AFHANDELING POST | 50
BIJLAGE 10, SPECIFICATIES HARDWARE SCANNERS | 52
BIJLAGE 11, SPECIFICATIE SOFTWARE SCANNERS | 53
BIJLAGE 12, VOORBEELD REGISTRATIEFORMULIER EN TABEL METADATA | 54
- Regeling
- Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden Inspectie van het onderwijs
- Soort
- Ministeriële regeling
- Geldend vanaf
- 21-06-2018
- BWB-id
- BWBR0039934
- Versie
- 2018-06-21_0