Bijlage 9 — Specifieke afspraken afhandeling post Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden Inspectie van het onderwijs
Specifieke afspraken afhandeling post
Op de locatie Utrecht komt de post binnen bij de receptie. De receptie bericht Recordmanagement die de post ophaalt.
ALLE enveloppen die daarvoor in aanmerking komen worden geopend met een briefopener.
Post zonder vermeldingen als ‘persoonlijk’, ‘personeelsvertrouwelijk’ en ‘vertrouwelijk’ op de envelop wordt geregistreerd door de MPA op de dag van aankomst en doorgestuurd naar de behandelaren/sectoren. Post die niet voor registratie in aanmerking komt wordt ook dezelfde dag doorgestuurd naar de behandelaren/sectoren.
Alle binnenkomende post, zonder opmerkingen op de envelop, die voor registratie in aanmerking komt wordt gescand. De scan wordt opgeslagen in eDocs.
Ook de enveloppen van binnenkomende post worden meegescand achter het document. Indien nodig voor het scannen wordt er een kopie van de envelop gemaakt. Als er meerdere documenten in een envelop zitten, scan dan voor ieder geregistreerd document een kopie van de envelop mee.
De originele envelop wordt d.m.v. een paperclip aan het document/de documenten gehecht en gaat met het document mee de organisatie in.
Een uitzondering op voorgaande is AVG- of UAVG-gevoelige post (b.v. [medische-] handelingsplannen). De reden voor het niet scannen van deze soort post wordt aangeven in het veld opmerkingen.
Soms heeft post vermeldingen als ‘persoonlijk’, ‘personeelsvertrouwelijk’ en ‘vertrouwelijk’ op de envelop. De regels hiervoor zijn:
• Plak een RM-sticker PERSOONLIJK/VERTROUWELIJK op de envelop;
• Voorzie de envelop van een dagstempel;
• Maak de envelop NIET open als de adressant/sector duidelijk is;
• Is de adressant/sector niet duidelijk raadpleeg dan de recordmanager;
• Maak je de envelop per abuis open, plak deze dan dicht met tape en plaats een geeltje op de envelop met de tekst “per abuis geopend” met je naam en paraaf;
• Maak een kopie van de envelop met dagstempel en bewaar deze in een map; Kopieën 1 jaar bewaren;
• De kopie kan worden verspreid naar de desbetreffende geadresseerde/sector;
• Het origineel bewaren in een afgesloten kast;
• Mail de geadresseerde en stel deze op de hoogte van de aankomst van het gemerkte poststuk;
• Het stuk met de opmerking wordt afgehaald door de geadresseerde/sector. De kopie van de envelop wordt door deze geparafeerd en voorzien van eigennaam. De geparafeerde kopie bewaren in een aparte map. Kopieën 1 jaar bewaren;
• Hanteer bij post geadresseerd aan de vertrouwensinspecteur dezelfde instructie als voor gemerkte post;
Indien de envelop niet gemerkt is, maar de brief wel, deze dan gewoon registreren en scannen. Bij twijfel raadpleeg de recordmanager.
Denk er aan om in de registratie het toegangsniveau op de betreffende sector/persoon te zetten.
Juridische post:
• ALLE post van rechtbanken en advocatenkantoren die gaan over bezwaar/beroep/rechtszaken waarbij de Inspectie is betrokken, wordt na scanning en registratie doorgestuurd naar JZ;
• ALLE post die gaat over verzoeken om inzage en/of Wob-verzoeken wordt na scanning en registratie doorgestuurd naar JZ;
• ALLE post van rechtbanken en advocatenkantoren die gaat over bezwaar/beroep/rechtszaken waarbij de Inspectie niet is betrokken wordt na registratie en scanning doorgestuurd naar de betreffende adressant/sector.
Klachten tegen de inspectie: neem contact op met de recordmanager voor toekennen beveiliging. Na registratie en scanning:
• Gericht aan de IGO: origineel gaat naar de IGO, kopie aan JZ inclusief kopie van de envelop. Voorzie de kopie van een kopiestempel;
• Gericht aan HI: origineel gaat naar HI, kopie aan JZ inclusief kopie van de envelop. Voorzie de kopie van een kopiestempel;
• Overige klachten tegen de inspectie: origineel naar sectordirecteur, kopie aan JZ. Voorzie de kopie van een kopiestempel;
Overige klachten, bijvoorbeeld klachten van ouders over scholen gericht aan de Inspectie:
• Na registratie en scanning het origineel archiveren en de kopie sturen aan de sector;
• Zet in de registratie het toegangsniveau op de betreffende sector.
Aangetekende post:
• Aangetekende post komt binnen bij de receptie en wordt daar afgetekend waarna Recordmanagement op de hoogte wordt gesteld;
• Voorzie de envelop van een dagstempel;
• Maak een kopie van de envelop met dagstempel en bewaar deze in een map; Kopieën 1 jaar bewaren;
• Verdere behandeling van het poststuk: als ieder ander poststuk.
- Regeling
- Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden Inspectie van het onderwijs
- Soort
- Ministeriële regeling
- Geldend vanaf
- 21-06-2018
- BWB-id
- BWBR0039934
- Versie
- 2018-06-21_0