Bijlage 7.1 — Uitwerking stroomschema postafhandeling IvhO Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden Inspectie van het onderwijs
Uitwerking stroomschema postafhandeling IvhO
De post komt in Utrecht binnen om 08.00 uur bij de receptie (Park Voorn 4)
Na ontvangst van de post door de medewerkers post en archief start de volgende procedure:
1. De post wordt in Utrecht in ontvangst genomen door de receptiemedewerkers. De receptiemedewerkers schrijven aangetekende stukken in (ordner) en laten de MPA tekenen voor de ontvangst. De ongesorteerde post wordt opgehaald door de MPA bij de receptie.
2. De MPA beoordeelt of de post geopend mag worden.
3. Post die niet geopend mag worden geopend wordt afgehandeld op basis van de specifieke afspraken afhandeling post (bijlage 9).
4. Alle enveloppen die daarvoor in aanmerking komen worden geopend door de MPA.
5. De MPA beoordeelt op basis van de specifieke afspraken afhandeling post (bijlage 9) of de post geregistreerd moet worden.
6. Documenten die niet geregistreerd hoeven te worden gaan fysiek de organisatie in.
7. De MPA beoordeelt op basis van de specifieke afspraken afhandeling post (bijlage 9) of de te registreren post ook gescand dient te worden.
8. De inkomende post die niet gescand mag worden wordt wel geregistreerd. Op het registratieformulier wordt door MPA aangegeven waarom het document niet gescand is. Van deze documenten worden door de MPA kopieën gemaakt. Deze kopieën worden door afdeling recordmanagement bewaard in aparte dozen.
9. De MPA registreert de ingekomen post in eDocs.
10. De inkomende post wordt door de MPA voorzien van een stempel met daarop de registratiedatum, het registratienummer en indien van toepassing elementnummer(s).
11. De inkomende post die gescand moet worden wordt door de MPA scan klaar gemaakt.
12. De MPA scant de post (inclusief enveloppen).
13. De MPA voert (op de scancomputer) de eerste controle op de scans uit.
14. Indien de scans niet voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen wordt de post opnieuw gescand door de MPA.
15. Indien de scan in tweede instantie nog niet voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen meldt de MPA het probleem aan de recordmanagers.
16. De MPA koppelt de scans aan de registraties door het uitvoeren van de validatie.
17. De MPA voert (in eDocs) de tweede controle op de scans uit. (koppeling)
18. Indien de scans niet gekoppeld zijn controleert de MPA waarom de scan niet gekoppeld zijn.
19. Indien het in tweede instantie nog niet lukt om de scans te koppelen in eDocs melden de MPA het probleem aan de recordmanagers.
20. Als het niet lukt de scanproblemen dezelfde dag op te lossen gebruikt de MPA de multifunctionals om de documenten te scannen. Deze scan wordt de organisatie ingestuurd. Het originele document blijft bij afdeling recordmanagement.
21. Na het scannen wordt de post door de MPA digitaal de organisatie ingestuurd.
22. De originele fysieke documenten worden opgeborgen in dagdozen.
23. Na een periode van 1 jaar en 1 maand worden de fysieke documenten door de recordmanagers vernietigd.
- Regeling
- Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden Inspectie van het onderwijs
- Soort
- Ministeriële regeling
- Geldend vanaf
- 21-06-2018
- BWB-id
- BWBR0039934
- Versie
- 2018-06-21_0