Het scannen van inkomende documenten gebeurt nadat er registraties zijn aangemaakt in eDocs.

1. Bepalen of een document gescand moet worden;

2. Het controleren van de scanwaardigheid van het document;

3. Het scan klaar maken van het document;

4. Het scannen zelf;

5. Eerste controle van de kwaliteit van de scans;

6. Het valideren van de scan door het toekennen van metadata;

7. Tweede controle van de kwaliteit van de scans in eDocs.

1. Bij inkomende post dient rekening te worden gehouden met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG). Halverwege 2015 is er een werkinstructie door de inspectieleiding vastgesteld waarin precies wordt beschreven hoe om te gaan met vertrouwelijke documenten en data. Documenten die een relatie hebben met de AVG of de UAVG worden hierin meegenomen. Indien documenten niet gescand mogen worden, moet er wel altijd een registratie aangemaakt worden. In het opmerkingenveld van de registratie moet dan worden aangegeven waarom het document niet is gescand. Er moet ook aan de betrokken medewerker toezicht doorgegeven worden dat een document niet is gescand.

2. Controleren of de te scannen documenten scanwaardig zijn, volledig en leesbaar. Indien dit niet het geval is neemt de MPA contact op met een van de recordmanagers en geef aan dat het document niet scanwaardig is en waarom niet. Bij niet-scanwaardige inkomende post, bijvoorbeeld ingebonden boekwerken, maakt de MPAe wel een registratie aan. In het opmerkingenveld wordt aangegeven dat het document niet is gescand en de reden waarom dit niet is gebeurd. Een kantbrief wordt toegevoegd aan het document met vermelding dat het document niet gescand is plus de reden waarom het document niet gescand is. Het fysieke document wordt vervolgens de organisatie ingezonden. Een kopie van deze kantbrief wordt bewaard in een klapper. De recordmanager informeert bij de gebruiker in de sector of het document door de instelling digitaal aangeleverd kan worden.

3. Het scanklaar maken van de documenten. De handelingen die hierbij horen zijn:

• ontnieten

• ontdoen van plastic

• ontdoen van gelijmde kaften

• ontdoen van spiraalbanden

• ontdoen van paperclips

Een tweede aspect van het scan klaar maken is het controleren of het registratienummer op het te scannen document overeen komt met het registratienummer in eDocs. Als dit nummer bij uitgaande post niet klopt pas dit dan niet aan op het document zelf. Dit in verband met de authenticiteit van het document. Gebruikt bij het valideren wel het correcte registratienummer. Geef in het opmerkingenveld van de registratie in eDocs aan dat het document is verstuurd met het verkeerd registratienummer op de brief. Bij inkomende post mag je het documentnummer wel op het document corrigeren. Controleer altijd goed of het registratienummer niet gekoppeld is aan een gepubliceerd document. Als dit het geval scan het document dan niet en ga met het document terug naar de sector.

4. Het daadwerkelijk scannen zelf waarbij de documenten door de scanner gaan. Dit proces staat beschreven in de handleiding (eDocs 4356222).

5. Eerste controle van de kwaliteit van de scans. Het is zaak de kwaliteit van de scans goed te controleren. Hierbij wordt beoordeeld of een scan identiek is aan de papieren versie. Deze eerste controle vindt plaats voordat de scan wordt opgenomen in het systeem. Eenmaal opgenomen in het systeem kan er vanuit worden gegaan dat dat de scans onveranderbaar zijn en de authenticiteit is gewaarborgd.

De MPA controleert op de juistheid van de scan. Hierbij dienen de volgende vragen worden gesteld:

• zijn alle pagina’s gescand?

• zijn de eenheden qua pagina's in de juiste volgorde gescand en zijn de dubbelzijdige pagina’s ook in de juiste volgorde gescand?

• zijn de pagina's ‘recht’ gescand (juiste bladspiegel)?

• zitten er vlekken op de scan?

• zijn er onleesbare tekstpassages of grafieken?

• zijn er tekstdelen weggevallen?

• staan er horizontale of verticale strepen op de scan?

• is er sprake van pixelverstoringen?

• zijn er ongewenste verspringingen en andere vervormingen zichtbaar?

• is er sprake van kleurafwijkingen die tot informatieverlies leiden?

De kwaliteit van de scan wordt op gecontroleerd door de MPA die heeft gescand. Indien blijkt dat een document niet goed is gescand, dient deze MPA dit te herstellen zoals uitgelegd in de handleiding (eDocs 4356222). Indien de kwaliteit van de scan van een enkel document ook na meerdere scanpogingen niet voldoende is, en er sprake is van informatieverlies, dan geeft de MPA dit door aan de recordmanagers. Als één pagina uit een document niet goed is gescand dan is het toegestaan op deze losse pagina apart opnieuw te scannen.

Indien er plotseling kwaliteitsverlies optreedt bij de scans, dient te worden nagegaan of de scanner zelf (hardware) nog in orde is. Als na reinigen de scanner geen scans naar behoren produceert dient de MPA dit te melden bij zowel de recordmanagers als de andere medewerkers post en archief. Meld dit bij Atos. Houd elkaar op de hoogte van gedane meldingen en het verloop van de afwikkeling hiervan. Gebruik hiervoor het meldingsformulier (eDocs 4222042). Bij voortdurende problemen (meer dan 24 uur) wordt een kopie dan wel een scan, gemaakt op de multifunctional, van de binnengekomen documenten de organisatie in gestuurd.

Het is verplicht om periodiek klein onderhoud uit te voeren aan de scanner. Het onderhoudsproces staat beschreven in de scanhandleiding. De scanners worden op de eerste werkdag van iedere week, volgens de instructies van de leveranciers van deze hardware, door de medewerker post en archief gereinigd en gecontroleerd op juiste werking. Na reiniging van de scanners wordt een testscan uitgevoerd. Voor het uitvoeren van de testscan en de controle daarop wordt gebruik gemaakt van de door de leverancier van de scanners geleverde test- en controlevellen. Voor periodiek en storingsonderhoud aan de scanners is een onderhoudscontract afgesloten

6. Valideren: het toekennen van de metadata op basis waarvan de scan herkend kan worden en gekoppeld kan worden aan eDocs. Hierbij wordt het registratienummer dat door eDocs aan de registratie is toegekend handmatig ingevuld. Controleer daarbij altijd goed het registratienummer. Vul bij twijfel nooit zomaar een registratienummer in, maar ga terug naar eDocs om het nummer te controleren. Volg bij scans waarvan je in deze fase ontdekt dat het nummer waarschijnlijk niet het juiste eDocs registratienummer is de procedure zoals beschreven in de handleiding scannen.

7. Nadat de MPA de scanprocedure zoals beschreven in de handleiding heeft afgerond dient hij terug te gaan naar eDocs voor de tweede kwaliteitscontrole. Gecontroleerd moet worden of het document goed in Edocs terecht gekomen is en dus te openen is. Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een document niet goed in eDocs terecht komt:

○ Mocht een goede scan onterecht in de ‘error-box’ terecht komen, kopieer dit document dan van de ‘error-box’ naar de ‘import-box’. Er zal dan een nieuwe poging worden gedaan om het document te exporten naar eDocs. Als een nummer niet correct is ingevuld, te weinig of te veel cijfers. De documenten komen dan in de ‘error-box’ terecht. Scan het document in dit geval opnieuw onder het goede nummer.

○ Als tijdens de validatiefase een verkeerd nummer is ingetypt van een ander document in eDocs dan staat de scan over een ander document. De geïmporteerde PDF is terug te vinden in de ‘finished box’. Herstel dit door de scan onmiddellijk bij het verkeerde document te laten verwijderen door de recordmanagers. Scan het document vervolgens opnieuw onder het goede nummer.

○ Als een nummer van een uitgaand document in eDocs niet meer bestaat. De scan komt dan in de ‘error-box’ terecht. Neem contact op met de contactpersoon van de sector om te achterhalen wat er met de registratie gebeurt is.