wetzoeker

Scanprotocol Inspectie van het Onderwijs Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden Inspectie van het onderwijs

Het Nationaal Archief stelt een aantal eisen die vastgelegd zijn in de 'Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden'. Deze beleidsregel is te vinden op de website van de Erfgoedinspectie (erfgoedinspectie.nl). De voornaamste eisen hebben betrekking op:

• De reikwijdte van de digitale vervanging;

• De verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij het vervangingsproces;

• De apparatuur en software voor en de organisatie van het scanproces;

• De controle op het vervangingsproces;

• Het proces van vernietiging.

De kern van de Archiefwet is dat iedere overheid haar informatie ‘in goede, geordende en toegankelijke staat’ moet hebben en houden. Scannen heeft aspecten van ‘goede staat’ (je moet kwalitatief goed scannen) en ‘toegankelijke staat’ (het digitale bestand moet te openen zijn).

Bij digitalisering van documenten spelen de volgende aspecten een belangrijke rol:

1. Betrouwbaarheid: De inhoud van het document is een juiste weergave van de feiten die erin opgenomen zijn.

2. Authenticiteit: de garantie dat de weergave van een document volledig en geheel in overeenstemming is met de oorspronkelijke vastlegging en de functie die het behoorde te vervullen.

3. Integriteit: een document heeft bij raadpleging altijd dezelfde vorm, inhoud en structuur als op het tijdstip van opmaak.

4. Digitale duurzaamheid: de garantie dat een document in een format is opgeslagen waarin het gedurende de volledige periode dat het moet worden bewaard beschikbaar is en kan worden geopend en dus leesbaar is.

Vragen waarbij stilgestaan moet worden tijdens het inrichten van een scanproces:

• Hoe worden te scannen documenten/niet te scannen documenten geselecteerd?

• Hoe worden de documenten scan klaar gemaakt?

• Wie is verantwoordelijk voor het scannen van documenten?

• Hoe wordt de kwaliteit van de gescande documenten geborgd?

• Welke metadata worden tijdens het scanproces vastgelegd?

• Wat gebeurt er als er iets mis gaat in het scanproces?

• Wat gebeurt er met de fysieke documenten na scanning?

• Hoe worden uitgaande documenten gescand?

Regeling
Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden Inspectie van het onderwijs
Soort
Ministeriële regeling
Geldend vanaf
21-06-2018
BWB-id
BWBR0039934
Versie
2018-06-21_0

In de hele regeling · Officiële tekst op wetten.overheid.nl