wetzoeker

4.2 — De situering van het scanproces Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden Inspectie van het onderwijs

De situering van het scanproces

Team RM verricht als centrale eenheid alle scanwerkzaamheden die binnen de scope van het DMS/RMA eDocs vallen. Deze scanwerkzaamheden vinden volledig plaats op kantoor Utrecht. Voor het scannen van de documenten wordt gebruik gemaakt van in totaal twee scanwerkplekken die zijn uitgerust met scanners van het merk Panasonic, type KV-S4085C met bijbehorende werkstations. Beide scanners zijn ingesteld op 300 dpi. Scanning geschiedt in kleur, tenzij er geen kleur gedetecteerd wordt.

Voor het scannen gelden de volgende uitgangspunten:

• Het scanproces mag niet uitvallen. Als een scanner, een werkstation, een server of de scansoftware niet (goed) functioneert, mag dit niet tot gevolg hebben dat niet meer kan worden gescand;

• De scan dient dezelfde kwaliteit te hebben als het originele document. Aantekeningen dienen bij terugscanning goed leesbaar te zijn;

• De scanners dienen geschikt te zijn voor het kunnen verwerken van het aanbod van papieren documenten zowel kwalitatief als kwantitatief (capaciteit, hoeveelheid en snelheid);

• Voor het scannen van de papieren documenten zijn er scheidingsvellen beschikbaar. De scanmedewerker voorziet de te scannen documenten van scheidingsvellen met daarop een patch- en barcode die door de software gelezen kan worden;

• Binnen het scanproces is één batchclass voorhanden, namelijk ‘brief’;

• Kleurherkenning is een geautomatiseerd proces. De VRS module bepaalt of de pagina van het betreffende document uiteindelijk in kleur of bitonaal of in grijswaarden wordt opgeslagen. Indien in kleur wordt gescand, wordt het digitale beeld opgeslagen in een sRGB kleurprofiel;

• Documenten moeten direct na registratie en scanning beschikbaar zijn in eDocs.

• Er dient op 300 dpi te worden gescand.

De instellingen van de scanhardware zijn als bijlage 10 bij dit handboek toegevoegd. De specificaties van de software zijn als bijlage 11 toegevoegd.

Regeling
Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden Inspectie van het onderwijs
Soort
Ministeriële regeling
Geldend vanaf
21-06-2018
BWB-id
BWBR0039934
Versie
2018-06-21_0

In de hele regeling · Officiële tekst op wetten.overheid.nl