wetzoeker

2.3 — Documenten waarop het vervangingsbesluit niet van toepassing is Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden Inspectie van het onderwijs

Documenten waarop het vervangingsbesluit niet van toepassing is

Het vervangingsbesluit is niet van toepassing op documenten die in de zin van de Archiefwet geen archiefbescheiden zijn. Voorbeelden hiervan zijn:

• Nieuwsbrieven

• Tijdschriften

• Reclamefolders

• Vrijblijvende offertes

• Boekwerken

• Antwoordkaartjes

Bij het vaststellen van de uitzonderingen op vervanging dient daarnaast rekening worden gehouden met artikel 2 (eerste lid, onderdelen c en d) en artikel 6 (eerste lid, onderdelen 1 en 2) van het Archiefbesluit 1995.

Artikel 2

• c. de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed; en

• d. het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

Artikel 6

1. De zorgdrager besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties slechts indien de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.

2. De zorgdrager maakt bij de bekendmaking van een besluit als bedoeld in het eerste lid melding van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d.

Het vervangingsbesluit is op basis van artikel 2 van het Archiefbesluit dus niet van toepassing op documenten die een meerwaarde hebben voor het cultureel erfgoed zoals beschreven in artikel 2 van het Archiefbesluit. Deze documenten worden, voor zover mogelijk, geregistreerd en gedigitaliseerd in eDocs. De papieren documenten zijn de originele archiefbescheiden en worden dienovereenkomstig gearchiveerd. De papieren archiefbescheiden worden na het verstrijken van de wettelijke termijn in goede, geordende en toegankelijke staat naar het Nationaal Archief overgebracht.

Het vervangingsbesluit is verder niet van toepassing op documenten die betrekking hebben op personeelsleden van de IvhO. Deze documenten worden gedigitaliseerd en opgenomen in P-Direkt. Op deze documenten is het Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden personeelsdossiers OCW van toepassing.

Contracten en facturen worden bij de IvhO ontsloten in het systeem SAP en vallen buiten de scope van dit handboek.

Het vervangingsbesluit is ook niet van toepassing op eventuele gerubriceerde documenten met een rubricering van STG Confidentieel of hoger ontvangen of opgemaakt door de IvhO. Deze gerubriceerde documenten worden niet geregistreerd in eDocs, worden niet gedigitaliseerd maar wel in papieren vorm gearchiveerd.

Documenten waarbij de vermelding ‘persoonlijk’, ‘personeelsvertrouwelijk’ of ‘vertrouwelijk’ staat op de envelop, worden niet geopend. Het is in dit geval aan de proceseigenaar om te bepalen of deze documenten geregistreerd en/of gescand worden. Als er geen vermelding op de envelop staat maar de inhoud alsnog vertrouwelijk blijkt, worden de documenten teruggeplaatst in de envelop. De proceseigenaar bepaald vervolgens of de documenten geregistreerd en/of gescand worden.

Klachten waarin vertrouwelijke informatie staat en die per email of telefonisch worden aangeleverd bij het Loket van de IvhO worden opgeslagen in het systeem Topdesk.

Het overzicht van de criteria voor uitzondering van vervanging is als bijlage 2 bij dit handboek opgenomen. In de tabel taken recordmanagement IvhO is de functionaris opgenomen die bepaalt welke documenten uitgezonderd worden van vervanging. Deze tabel is als bijlage 3 aan dit handboek toegevoegd.

Regeling
Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden Inspectie van het onderwijs
Soort
Ministeriële regeling
Geldend vanaf
21-06-2018
BWB-id
BWBR0039934
Versie
2018-06-21_0

In de hele regeling · Officiële tekst op wetten.overheid.nl