Op alle aanvragen zijn de NWO-regeling subsidies

7 Zie NWO-regeling subsidies www.nwo.nl/subsidieregeling

en het Akkoord bekostiging wetenschappelijk onderzoek

8 www.nwo.nl/documents/nwo/juridisch/akkoord-bekostiging-wetenschappelijk-onderzoek-208

van toepassing.

De specifieke subsidievoorwaarden die gelden bij toekenning van een Complexity – Programmable Self-organisation-subsidie zijn de volgende:

Consortiumvorming

De Call Complexity – Programmable Self-organisation is gericht op samenwerking met niet-universitaire partners, dat wil zeggen private en/of (semi-)private partners zoals bedrijven, overheden, maatschappelijke organisaties, en publieke onderzoeksinstellingen zoals TNO. Om dit uitgangspunt vorm te geven, dienen al bij een onderzoeksvoorstel betrokken samenwerkingspartners een consortium op te richten. Er dient minimaal één niet-universitaire partij bij de aanvraag betrokken te zijn.

Alle consortiumpartners dienen gedurende de periode waarover subsidie wordt gevraagd effectief betrokken te blijven bij het onderzoek waarop de aanvraag betrekking heeft.

Consortiumovereenkomst

De projectpartners (de betrokken onderzoeksinstellingen en private en/of (semi-) private partners) moeten voor de start van het toegekende project een consortiumovereenkomst ondertekenen. In deze overeenkomst zijn IPR en kennisoverdracht en andere zaken zoals betalingen, voortgangs- en eindverslagen en geheimhouding geregeld conform het NWO-beleid inzake intellectueel eigendom

9 Zie www.nwo.nl/documents/ew/projectbeheer/nwo-beleid-inzake-intellectueel-eigendom

. Daarnaast staan in deze overeenkomst afspraken over de consortiumgovernance (die afdoende garantie moet bieden voor een effectieve samenwerking), financiën, waar van toepassing in te brengen basiskennis, aansprakelijkheid, geschillen en regeling van onderlinge informatieverstrekking. Een model overeenkomst hiervoor is beschikbaar via www.nwo.nl/complexity/programmable-self-organisation.

Intellectueel eigendom

Ten aanzien van het NWO-beleid inzake intellectueel eigendom (IE), zal model 1 worden gehanteerd in deze Call. Dat betekent dat NWO geen mede-eigendom claimt op de IE-rechten. Binnen model 1 is zowel optie 1 (passende afspiegeling) als optie 2 (rechten op eigen resultaten) toegestaan binnen deze Call.

NWO bijdrage en bijdragen van private partijen en (semi-)private partners

In een project werken minstens één private partij en/of (semi-)private partner en minstens één (aanvragende) kennisinstelling met elkaar samen (zie paragrafen 3.1 en 3.2 voor de voorwaarden voor deelname). De private partij(en) en/of (semi-) private partner(s) betalen minimaal eenvijfde van de projectkosten

10 Projectkosten bestaan uit de in-cash en in-kind bijdragen van de private partij(en) en/of (semi-) private partner(s) en de bijdrage van NWO. Eventuele bijdragen van universiteiten, door NWO erkende onderzoeksinstituten, hogescholen, TO2-instellingen (waaronder TNO) en vergelijkbare onderzoeksinstellingen kunnen in het budget worden opgenomen, maar tellen niet mee voor de projectkosten. Ook financiering van derden aan hogescholen, TO2-instellingen (waaronder TNO) en vergelijkbare onderzoeksinstellingen ten behoeve van het project tellen niet mee voor de projectkosten.

(waarvan minimaal de helft in cash), NWO maximaal viervijfde. Dus voor iedere euro inleg door de private partij(en) en/of (semi-)private partner(s), legt NWO er via deze Call vier euro bij tot een maximum NWO-bijdrage van € 500.000. NWO geeft géén aanvullende financiering op bijdragen aan het project van universiteiten, hogescholen, TO2-instellingen (waaronder TNO) en vergelijkbare onderzoeksinstellingen.

– De cash-bijdrage van de private partij(en) en/of (semi-)private partner(s) is minimaal 10% van de projectkosten. De in-kind bijdrage van de private partij(en) en/of (semi-)private partner(s) is eveneens minimaal 10% van de projectkosten. De som van de cash- en in-kind bijdragen van de private partij(en) en/of (semi-)private partner(s) mag nooit groter zijn dan 50% van de projectkosten;

– Het cash-deel van het projectbudget dekt de aan te vragen onderzoekspositie(s), het additionele budget en 5% NWO projectmanagement;

– De cash- en in kind-bijdrage(n) die worden opgevoerd in de begroting corresponderen met de Letter(s) of Commitment. De cash-bijdrage(n) door de private en/of (semi-)private partner(s) worden in de Letter(s) of Commitment expliciet toegezegd aan NWO. In geval van honorering van de aanvraag wordt de cash-bijdrage van elke private of (semi-)private partner vastgelegd in een contract tussen NWO en de private of (semi-)private partner. NWO neemt de cash-bijdrage tevens op in de toekenningsbrief van het onderzoeksvoorstel;

– Zie bijlage 6.2 voor de overige voorwaarden voor cash- en in kind- bijdragen;

– NWO rekent 5% van de totale cash-projectkosten voor projectmanagement door NWO. Dit bedrag dekt deels de organisatie en uitvoering van de Complexity – Programmable Self-organisation-activiteiten. Tevens worden er onder andere bijeenkomsten van georganiseerd door NWO.

De volgende bijdragen van private partij(en) en/of (semi-)private partner(s) komen niet in aanmerking voor aanvullende financiering middels deze Call:

– Kosten m.b.t. overhead, begeleiding, consultancy en/of deelname aan een gebruikerscommissie;

– Kosten voor diensten die voorwaardelijk zijn. Er worden geen voorwaarden gesteld aan de levering van de bijdrage van de private partij of (semi-) private partner. De levering van de bijdrage van de private partij of (semi-) private partner is niet afhankelijk van het al dan niet bereiken van een bepaald stadium in het onderzoeksplan (bijv. go/no-go moment);

– Kosten van apparatuur indien een van de (hoofd)doelen van de onderzoeksaanvraag is verbetering en/of meerwaarde te creëren van deze apparatuur.

Letters of Commitment

Bij het indienen van de aanvraag moet iedere partner het financieel commitment bevestigen met een ‘letter of commitment’. Deze brief bestaat uit een expliciete verklaring aan de hoofdaanvrager van de overeengekomen financiële en/of gekapitaliseerde personele en/of materiële bijdrage, een toelichting op hoe de bijdrage(n) van de private partij(en) en/of (semi-)private partner(s) wordt ingezet en een toelichting op hoe de resultaten van het onderzoek zullen bijdragen aan de praktijk- of beleidsontwikkeling. De in de brief vermelde bedragen moeten overeenkomen met de bedragen in het budget van de aanvraag. Iedere ‘letter of commitment’ dient als losse bijlage bij de uitgewerkte aanvraag te worden geüpload in ISAAC. Indien de aanvraag gehonoreerd wordt, zal NWO op basis van de Letters of Commitment contact leggen met de partners, vragen om bevestiging van de medefinanciering en de bijdragen innen. Verdere afspraken dienen te worden vastgelegd in een (consortium)overeenkomst (zie hierboven). Iedere partner dient zich in de ‘letter of commitment’ bereid te verklaren om, indien de subsidie wordt toegekend, deze verdere afspraken vast te leggen in de consortiumovereenkomst.

NWO geeft géén aanvullende financiering op projectbijdragen van universiteiten, hogescholen, TO2-instellingen (waaronder TNO) en vergelijkbare onderzoeksinstellingen. Wel moet, indien een TO2-instelling of hogeschool participeert in een project, zij dit commitment ook met een ‘letter of commitment’ bevestigen

11 De letters of commitment van TNO-partners dienen te zijn ondertekend door een stuurgroeplid van ERP Complexit.

. Indien het commitment van deze partij na toekenning wegvalt, verwacht NWO dat de overige leden van het consortium zoeken naar oplossingen om dit op te vangen.

Projectbeheer

NWO zal toezicht houden op de voortgang en resultaten van het gefinancierde onderzoek, hierbij gebruik makend van de planning en de verwachte resultaten zoals beschreven in de aanvraag.

Deze Call valt onder de paraplu van het NWO-brede programma Grip on Complexity en de projectleiders zullen een uitnodiging krijgen voor evenementen etc. die in dat kader worden georganiseerd.