4.1 Aanvragen kunnen worden ingediend vanaf de datum van inwerkingtreding van dit besluit (de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst) tot en met uiterlijk 31 augustus 2018, 23:59 uur CET. Binnen 13 weken na ontvangst van een aanvraag zal op de aanvraag worden besloten. Aanvragen die later dan genoemde datum en tijd worden ingediend, worden afgewezen, ook als de beschikbare middelen dan nog niet zijn uitgeput. Deze uiterste datum laat onverlet dat, aangezien aanvragen worden beoordeeld op basis van volgorde van binnenkomst en er sprake is van een subsidieplafond, de voor Matra 2017–2020 beschikbare middelen voor die tijd kunnen zijn uitgeput. De aanvragende organisatie is de enige verantwoordelijke voor een tijdige en volledige indiening van een aanvraag.

4.2 In geval een aanvrager meerdere aanvragen wil indienen geldt dat elke aanvraag separaat moet worden ingediend. Indien eenzelfde aanvrager meerdere aanvragen tegelijk indient, zullen deze worden geretourneerd en opnieuw, separaat, moeten worden ingediend. Daarbij geldt als moment van ontvangst het moment waarop de aanvragen separaat worden ontvangen.

4.3 Het verdient de voorkeur dat aanvragen per e-mail in .pdf-formaat worden ingediend.

8 Het is daarbij niet toegestaan om gebruik te maken van WeTransfer

Aanvragen per e-mail worden ingediend door deze te sturen naar het e-mailadres:

Matra2017–2020@minbuza.nl

Als moment van indiening geldt het tijdstip waarop de e-mail door het systeem voor gegevensverwerking van het Ministerie van Buitenlandse Zaken is ontvangen. Houd er rekening mee dat bestanden groter dan 14MB niet kunnen worden ontvangen. E-mails groter dan 14MB dienen in kleinere e-mails te worden verdeeld. Hierbij geldt dat het moment waarop de gehele aanvraag, inclusief de laatste e-mail, is ontvangen geldt als tijdstip waarop de aanvraag is ingediend. Daarbij dienen de e-mails genummerd te worden in de onderwerp-regel, waarbij duidelijk is hoeveel e-mails de aanvraag in totaal behelst.

9 Bijvoorbeeld: e-mail 1 van 5, e-mail van 2 van 5 etc. tot ‘e-mail 5 van 5’.

Eventuele technische problemen bij verzending komen voor rekening en risico van aanvrager.

Aanvragen per post kunnen worden gestuurd naar

Ministerie van Buitenlandse Zaken

t.a.v. Directie Europa

Postbus 20061

2500 EB ’s Gravenhage

Als u de aanvraag persoonlijk of per koerier wilt aanleveren, dan kunt u de aanvraag (laten) afgeven bij het afgifteloket voor poststukken (expeditie) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, Prinses Irenestraat 6, te ’s-Gravenhage

Als moment van indiening geldt het moment waarop de aanvraag op het Ministerie van Buitenlandse Zaken is ontvangen.

Indien de aanvraag niet aangetekend wordt verzonden berust het risico dat de aanvraag niet of te laat wordt ontvangen door het ministerie bij de aanvrager.

Indien de aanvraag per post wordt ingediend (anders dan met de aanduiding ‘port betaald’) wordt de aanvraag nog als tijdig ingediend beschouwd, als de aanvraag voor het einde van de termijn ter post is bezorgd, waarbij het datumstempel van de post doorslaggevend is, en niet later dan een week na afloop van de termijn is ontvangen.

Bij gebruikmaking van een enveloppe met de aanduiding ‘port betaald’ is de datum van ontvangst bepalend bij het vaststellen of de aanvraag tijdig, d.w.z. uiterlijk 31 augustus 2018 23.59 uur CET, is ingediend. Houdt hierbij rekening met de omstandigheid dat de datum van ontvangst wordt vastgesteld aan de hand van het tijdstip van inschrijving en dat ’s avonds en op zaterdag en zondag geen post wordt ingeschreven.

4.4 Aanvragen dienen compleet en zonder voorbehoud te worden ingediend, rechtsgeldig ondertekend door de daartoe namens de aanvragende organisatie bevoegde persoon met vermelding van naam en functie.

4.5 Het is niet mogelijk om een voorlopige aanvraag in te dienen.

4.6 De aanvraag dient te worden opgesteld in de Nederlandse of Engelse taal. Ook bijlagen die zijn opgesteld in een andere taal dan het Nederlands of Engels dienen voorzien te zijn van een vertaling in het Nederlands of Engels.

Additionele informatieve / illustratieve boekwerken, CD-roms, USB-sticks of dvd’s van een organisatie worden niet betrokken bij de beoordeling van een aanvraag.

4.7 Aanvragen die binnenkomen nadat de middelen lijken te worden uitgeput op basis van de uitkomsten van de beoordeling van eerder ontvangen aanvragen, worden niet meer in behandeling genomen, totdat blijkt dat de middelen niet zijn uitgeput (als gevolg van de uitkomsten van de beoordeling van de organisatiecapaciteit van de indienende organisaties van de eerder ingediende aanvragen).

4.8 In het kader van de aanvraagprocedure wordt met nadruk gewezen op artikel 7, derde lid, van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken. Mocht een aanvraag onvolledig worden ingediend, dan kan de minister vragen om een aanvulling. Als datum en tijd van ontvangst van de aanvraag zal vervolgens gelden de datum en tijd waarop de aangevulde aanvraag is ontvangen. Daarnaast geldt in het algemeen dat het niet compleet indienen van aanvragen of onvoldoende onderbouwen van antwoorden mogelijk leidt tot afwijzing van een subsidieaanvraag op basis van drempel- of inhoudelijke criteria.

4.9 Ook op artikel 9 van het Subsidiebesluit wordt in het bijzonder gewezen. Een aanvraag die betrekking heeft op activiteiten die reeds zijn gestart op het moment waarop de subsidie wordt aangevraagd, wordt afgewezen.

4.10 Vragen naar aanleiding van dit document of andere zaken kunt u uitsluitend per e-mail aan bovenstaand adres richten. Waar nodig samengevoegd met andere vragen vindt geanonimiseerde beantwoording hiervan eens per week plaats op de website van het NFRP-Matra (https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/europese-subsidies/inhoud/nederlands-fonds-voor-regionale-partnerschappen-nfrp/nfrp-matra-subsidie) in de vorm van Q&A’s.