wetzoeker

Ad e Vervangingsbesluit personele archiefbescheiden ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

Scanning vindt standaard plaats op batch-niveau. Een batch kan bestaan uit één document tot een (onbeperkte) serie documenten, afhankelijk van de opbouw van een betreffend dossier. Per dossier wordt dit bepaald en handmatig uitgevoerd.

Documenten worden standaard in PDF formaat gedigitaliseerd, waarbij documenten niet worden bewerkt. Optioneel kunnen OCR en compressie worden ingeschakeld. Omdat de batches na scanning direct apart worden opgeslagen, is een batch-scheidingstype niet ingeschakeld.

Aan het digitale dossier worden ten minste de volgende metagegevens toegevoegd:

• de familienaam voluit en initialen en tussenvoegsel van de medewerker;

• de geboortedatum van de medewerker;

• de naam van het dienstonderdeel waar de medewerker werkzaam was;

• het personeelsnummer indien van toepassing;

• de functie indien van toepassing;

• indien het een tewerk gestelde gewetensbezwaarde betreft: code van militaire dienstplichtige.

Aan documenten met betrekking tot de zuivering van overheidspersoneel worden de volgende meta-gegevens extra toegevoegd:

• Soort document;

• Steller van het document;

• Onderwerp document;

• Datum document.

Tenslotte worden bij plaatsing in het DMS/RMA Digidoc2 de volgende gegevens geregistreerd:

• de naam van de scanmedewerker;

• de user-id van de scanmedewerker;

• (de naam van de controleur);

Regeling
Vervangingsbesluit personele archiefbescheiden ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
Soort
Ministeriële regeling
Geldend vanaf
08-03-2017
BWB-id
BWBR0039277
Versie
2017-03-08_0

In de hele regeling · Officiële tekst op wetten.overheid.nl