5 — Formele vereisten aanvraag en verdere procedure Besluit vaststelling beleidsregels en subsidieplafond Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 (Mensenrechtenfonds 2017–2020)
Formele vereisten aanvraag en verdere procedure
5.1. Aanvragen kunnen worden ingediend vanaf het moment van publicatie van dit subsidiekader tot en met uiterlijk 31 augustus 2018 23.59u CET. Aanvragen die later dan genoemde datum en tijd worden ingediend, worden afgewezen, ook als de beschikbare middelen dan nog niet zijn uitgeput. Deze uiterste datum laat onverlet dat, aangezien aanvragen worden beoordeeld op basis van volgorde van binnenkomst en er sprake is van een subsidieplafond, de voor het MRF 2017–2020 beschikbare middelen voor die tijd kunnen zijn uitgeput. De aanvragende organisatie is de enige verantwoordelijke voor een tijdige en volledige indiening van een aanvraag.
5.2. Het heeft de uitdrukkelijke voorkeur dat de aanvragen per e-mail in .pdf-formaat worden ingediend. Aanvragen per e-mail worden ingediend door deze te sturen naar het e-mailadres:
MRF2017–2020@minbuza.nl
Als moment van indiening geldt het tijdstip waarop de e-mail door het systeem voor gegevensverwerking van het Ministerie van Buitenlandse Zaken ontvangen is. Houdt er hierbij rekening mee dat bestanden groter dan 14MB niet kunnen worden ontvangen. E-mails groter dan 14MB dienen in kleinere e-mails te worden verdeeld. Hierbij geldt dat het moment waarop de gehele aanvraag, inclusief de laatste e-mail, is ontvangen geldt als tijdstip waarop de aanvraag is ingediend. Daarbij dienen de e-mails genummerd te worden in de onderwerpregel, waarbij duidelijk is hoeveel e-mails de aanvraag in totaal behelst.
14 Bijvoorbeeld: e-mail 1 van 5, e-mail van 2 van 5 etc. tot ‘e-mail 5 van 5’.
Eventuele technische problemen bij verzending komen voor rekening en risico van aanvrager.
5.3. Indiening van aanvragen per post wordt afgeraden. Indien u daar niettemin voor kiest dient de aanvraag per aangetekende post gestuurd worden naar:
Ministerie van Buitenlandse Zaken
Secretariaat DMM
o.v.v. ‘Mensenrechtenfonds 2017–2020’
Postbus 20061
2500 EB Den Haag
Indien de aanvraag niet aangetekend wordt verzonden berust het risico dat de aanvraag niet of te laat wordt ontvangen door het ministerie bij de aanvrager.
Indien de aanvraag per post wordt ingediend (anders dan met de aanduiding ‘port betaald) wordt de aanvraag nog als tijdig ingediend beschouwd, als de aanvraag voor het einde van de termijn ter post is bezorgd, waarbij het datumstempel van de post doors’laggevend is, en niet later dan een week na afloop van de termijn is ontvangen.
Bij gebruikmaking van een enveloppe met de aanduiding ‘port betaald’ is de datum van ontvangst bepalend bij het vaststellen of de aanvraag tijdig, d.w.z. uiterlijk 31 augustus 2018 23.59 uur CET, is ingediend. Houdt hierbij rekening met de omstandigheid dat de datum van ontvangst wordt vastgesteld aan de hand van het tijdstip van inschrijving en dat ’s avonds en op zaterdag en zondag geen post wordt ingeschreven.
5.4. Aanvragen dienen compleet en zonder voorbehoud te worden ingediend, rechtsgeldig ondertekend door de daartoe namens de aanvragende organisatie bevoegde persoon met vermelding van naam en functie.
5.5. Het is niet mogelijk om een voorlopige aanvraag in te dienen.
5.6. De aanvraag dient te worden opgesteld in de Nederlandse of Engelse taal. Ook bijlagen die zijn opgesteld in een andere taal dan het Nederlands of Engels dienen voorzien te zijn van een vertaling in het Nederlands of Engels.
Additionele informatieve / illustratieve boekwerken, CD-roms, USB-sticks of dvd’s van een organisatie worden niet betrokken bij de beoordeling van een aanvraag.
5.7. Aanvragen die binnenkomen nadat de middelen lijken te worden uitgeput op basis van de uitkomsten van de beoordeling van eerder ontvangen aanvragen, worden niet meer in behandeling genomen, totdat blijkt dat de middelen niet zijn uitgeput (als gevolg van de uitkomsten van de beoordeling van de organisatiecapaciteit van de indienende organisaties van de eerder ingediende aanvragen).
5.8. In het kader van de aanvraagprocedure wordt met nadruk gewezen op artikel 7, derde lid, van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken. Mocht een aanvraag onvolledig worden ingediend, dan kan de minister vragen om een aanvulling. Als datum en tijd van ontvangst van de aanvraag zal vervolgens gelden de datum en tijd waarop de aangevulde aanvraag is ontvangen. Daarnaast geldt in het algemeen dat het niet compleet indienen van aanvragen of onvoldoende onderbouwen van antwoorden mogelijk leidt tot afwijzing van een subsidieaanvraag op basis van drempel- of inhoudelijke criteria.
5.9. Ook op artikel 9 van het Subsidiebesluit wordt in het bijzonder gewezen. Een aanvraag die betrekking heeft op activiteiten die reeds zijn gestart op het moment waarop de subsidie wordt aangevraagd, wordt afgewezen. De looptijd van het project dient op zijn vroegst in te gaan op 23 januari 2017.
5.10. Vragen naar aanleiding van dit document of andere zaken kunt u uitsluitend per e-mail aan bovenstaand adres richten. Waar nodig samengevoegd met andere vragen vindt geanonimiseerde beantwoording hiervan eens per week plaats op de website van het mensenrechtenfonds (https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/subsidies-voor-ontwikkelingssamenwerking-en-europa/inhoud/subsidies-maatschappelijke-organisaties/mensenrechtenfonds), in de vorm van een aanvulling op de al gepubliceerde Q&A’s.
- Regeling
- Besluit vaststelling beleidsregels en subsidieplafond Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 (Mensenrechtenfonds 2017–2020)
- Soort
- Ministeriële regeling
- Geldend vanaf
- 09-08-2018
- BWB-id
- BWBR0039118
- Versie
- 2018-08-09_0