wetzoeker

2 — Schoning Besluit inzake de (routinematige) digitale vervanging van archiefbescheiden van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed

Schoning

De daadwerkelijke schoning bestaat uit de volgende stappen:

– Controle of het document in het dossier thuishoort.

– Verwijderen van nietjes, ringbanden en overig materiaal, lossnijden van boekjes etc. De bestanden moeten zonder moeite door een scanner kunnen.

– Het toevoegen van een documentmarkeerblad aan het begin en eind van elk document.

– Het repareren van eventuele beschadigingen.

– Het labelen van de documenten: zet op elk document de code van het proces waar het document bij heeft gehoord en de code van het soort document.

– Controle of een document voorzien is van een datum. Is dit niet het geval, de vermoedelijke datum noteren.

– Het uitsplitsen van de verschillende documenten per scanner: A4 automatische doorvoer, A3 en overige formaten.

– Documenten kleiner dan A4 kopiëren op A4 formaat en labelen. Het origineel in een envelop ‘niet digitaliseren’ plaatsen. Documenten op A3 formaat die bestaan uit dubbele A4 documenten, lossnijden.

– Zet op het dossier je initialen.

Regeling
Besluit inzake de (routinematige) digitale vervanging van archiefbescheiden van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed
Soort
Ministeriële regeling
Geldend vanaf
01-11-2015
BWB-id
BWBR0036982
Versie
2015-11-01_0

In de hele regeling · Officiële tekst op wetten.overheid.nl