Algemene eisen

De archieven worden in de volgorde als opgenomen in hoofdstuk 2 gedigitaliseerd

Op diverse momenten, maar in elk geval na afronding van elk deelproject, zal tijdens het digitaliseringsproces een uitgebreide onderlinge evaluatie plaatsvinden.

Elk archief wordt opgepakt als een deelproject. Elk project start met een pilot. Na de pilot vindt een evaluatie plaats waarna definitieve werkafspraken worden gemaakt. (afwijkingen zullen na elke evaluatie in het Programma van Eisen worden opgenomen)

Mogelijke verbeterpunten voor de uitvoering van de opdracht worden na onderlinge afstemming besproken en doorgevoerd. Tevens worden verbeterpunten, waar mogelijk omgezet in eisen en doorgevoerd in het Programma van Eisen welke dan opnieuw zal worden aangeboden.

Indien de RCE niet tevreden is over de kwaliteit en wijze van uitvoering bij de opdrachtnemer aan de hand van het Programma van Eisen en PVA document, is het de RCE toegestaan de opdracht stop te zetten. Vanzelfsprekend worden geleverde diensten vergoed in overeenstemming met de overeengekomen overeenkomst.

Informatie uit de dynamische panddossiers zijn essentieel voor het functioneren van de RCE. Hierdoor geldt als aanvullende eis dat dossiers uit dit archief binnen 10 werkdagen na aflevering digitaal beschikbaar zijn.

Technische eisen

Het digitale resultaat van het gescande item moet op een beeldscherm en print goed leesbaar zijn: wat met het oog te zien is op het origineel, is ook te zien op de scan

Niet leesbare resultaten worden opnieuw gescand

Toegepaste resolutie in aantal dots per inch (DPI) is gebaseerd op het zichtbaar houden van het kleinst betekenisvolle detail van 0,2mm.

Toegepaste resolutie voor alle documenten is 300 DPI

Indien de toegepaste resolutie (DPI) niet voldoende is om een leesbaar resultaat te verkrijgen zal met een hogere resolutie worden gedigitaliseerd

Alle documenten worden in kleur gescand (gecomprimeerde jpegs)

Bitdiepte bij scanning in: 8 bit. 8 bits per kanaal is de standaard bitdiepte indien kleur NIET relevant is. Zie Beleidsregel OCW dd 22-01-2008. Indien Kleur relevant is dan 300 DPI met bitdiepte 24.

Tonale weergave benadert origineel zo dicht mogelijk

Scans zijn zo gelijkmatig mogelijk uitgelicht

Niet toegestane verstoringen: Horizontale en vertikale strepen Haloing door te veel verscherping Pixelverstoring Verspringen en andere vervormingsartefacten (golfbewegingen en krommingen)

Toegestane verstoringen: Roteren Een lichte vorm van verscherpen Een lichte vorm van tonale correctie

Blanco pagina’s tijdens het scanproces verwijderen. Per archief wordt vastgesteld of dit noodzakelijk is.

Dubbelzijdige documenten ook dubbelzijdig scannen

Scheef gescande items worden gecorrigeerd (geldt alleen voor de handmatige gescande documenten). Maximale afwijking ingebonden 1 graad en niet-ingebonden 3 graad

Zeer lichte of zeer donkere originelen worden op aangepaste wijze gedigitaliseerd.

Te donker of te lichte gescande items worden gecorrigeerd

Van elk gedigitaliseerd object wordt het digitale bestand opgeleverd inclusief een CSV-bestand met bijbehorende metadata

Per archief zal op basis van een nadere instructie worden aangeven welke gedigitaliseerde objecten in een digitaal document worden samengevoegd. (afgeleide bestanden) Elk afgeleid bestand is ook voorzien van separaat CSV-bestand met bijbehorende metadata

Per archief zal op basis van een nadere instructie worden aangegeven welke metadata toegevoegd moet worden aan de gedigitaliseerde objecten en documenten van het desbetreffend archief.

Voor documenten met tekst zal het gescande resultaat worden omgezet in machine leesbare tekst met behulp van OCR-software

Machine leesbare tekst ondersteunt direct het zoeken in de volledige inhoud.

Om de oorspronkelijke inhoud van de tekst te behouden ongeacht het gebruikte schrift is UTF-8 (uniforme tekencodering) de standaard voor omzetting in machine leesbare tekst

Handgeschreven teksten of teksten in een bijzonder lettertype worden niet met OCR-software geconverteerd in machine leesbare tekst

Bestandformaat van scans: Voor documenten (afgeleide bestanden) met tekst: PDF-bestand volledig tekst doorzoekbaar (OCR) CSV-bestand voorzien van de juiste metadata Voor losse afbeelding TIFF-bestand en JPEG CSV-bestand voorzien van de juiste metadata ‘uncompressed baseline TIFF v6’ verdient de voorkeur. (OCW 22-02-2008) Open Standaard: PDF/A (ISO 19005-1). (OCW 22-02-2008) Indien er sprake is van digitale vervanging van archiefbescheiden, dan is JPEG als eindformaat ongewenst. (OCW 22-01-2008).

Elk afgeleid bestand krijgt een unieke bestandnaam.

Per archief zal op basis van een nadere instructie worden aangeven, welke unieke bestandnamen voor de afgeleide bestanden moeten worden gebruikt.

Proces & logistieke eisen

De opdrachtnemer draagt zorgt voor het complete digitaliseringsmateriaal tijdens de aanvoer, niet alleen kratten om de dossiers in te vervoeren maar ook het materiaal om de dossiers voor te bereiden op digitialiseren, zoals documentmarkeerbladen en materiaal om de documenten in op te bergen

Digitalisering verloopt via door de RCE samengestelde batches per archief

Elke batch is voorzien van specifieke instructies (instructiekaart) die opdrachtgever naleeft gedurende het volledige proces De instructiekaart bevat o.a. informatie over: Naamgeving voor inhoud van batch Toe te voegen metadata Wijze waarop inhoud van batch in verschillende digitale documenten moet worden omgezet Wijze van behandeling voor, tijdens en na digitalisering Aanbieding van het eindresultaat Dossiers aanwezig in de batch

De hoeveelheid en grootte van batches wordt in onderling overleg vastgesteld

Een batch bestaat afhankelijk van het archief uit verschillende dossiers, documenten en/of afbeeldingen

Batches met te digitaliseren dossier / documenten en/of afbeeldingen worden door de opdrachtnemer op vaste tijden opgehaald

Opdrachtnemer legt opgehaalde batches vast op een transportverklaring. RCE controleert en ondertekent deze verklaring voor akkoord

Transport van batches vindt plaats in afgesloten transportbakken in gesloten, schone en droge voertuigen

De opdrachtnemer stelt de transportbakken beschikbaar

Opdrachtnemer garandeert dat inhoud van batches tijdens transport en eventueel tijdelijke opslag zo zorgvuldig mogelijk worden behandeld om beschadigd te voorkomen

Opdrachtnemer zal op basis van de instructiekaart bij de behorende batch zich voorbereiden op de digitalisering

Digitaliseren

De volledige inhoud van de aangeleverde batch wordt gedigitaliseerd in overeenstemming met de technische eisen als toegelicht in hoofdstuk 3 en de van de informatie van de instructiekaart.

Oplevering

Alle gedigitaliseerde documenten worden opgeslagen op DVD.

Alle gedigitaliseerde batches en de digitale documenten zijn kortstondig beschikbaar voor controle en acceptatie door de RCE

Controle & acceptatie

Alle gedigitaliseerde batches worden op basis van steekproeven op vaste momenten door medewerkers van RCE op de locatie van de opdrachtgever gecontroleerd

De digitale documenten worden steekproefsgewijs gecontroleerd op Volledigheid Leesbaarheid (alle teksten die op het fysieke document leesbaar zijn, blijven ook op het digitale document leesbaar) Doorzoekbaarheid (indien van toepassing) (zijn de afgeleide documenten full text doorzoekbaar?) Volledig en juiste metadata (is de metadata opgenomen als op de instructiekaart?)

Als het resultaat van de controle leidt tot acceptatie van de batch wordt transport/opslagkaart door RCE medewerkers voor akkoord afgetekend.

Geconstateerde fouten worden vanzelfsprekend hersteld

Indien bij de steekproef de kwaliteitseis niet wordt gehaald wordt de hele batch afgekeurd en moet de opdrachtnemer een nieuwe aanlevering doen.

Alle door RCE geconstateerde fouten, ook na acceptatie van de batch, worden kosteloos hersteld indien geconstateerd binnen de looptijd van het project.