wetzoeker

Controle en inladen digitale documenten Besluit inzake de (routinematige) digitale vervanging van archiefbescheiden van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed

In het verleden heeft de RCE problemen ondervonden bij het inladen van de gedigitaliseerde stukken. Een gebrek aan capaciteit tezamen met een ICT-gerelateerde issues maakten dat de ontvangen bestanden niet direct en niet foutloos in het DMS werden geladen. Dit veroorzaakte op termijn een achterstand waarna het niet duidelijk was welke stukken al waren ingeladen. In 2014 is daarom begonnen met een project om alle tot dan toe gedigitaliseerde archieven opnieuw in te laden met speciaal daarvoor geschreven programma’s binnen een toegewijd project. Daarbij wordt zowel de kwaliteit als de compleetheid van de scans gecontroleerd. Een volledige procesbeschrijving, inclusief handleidingen op werkinstructieniveau, is per stap bij de RCE beschikbaar en kan op aanvraag worden geleverd. Hieronder staan de stappen kort beschreven:

• Baseline controle. In deze stap wordt gecontroleerd of het aantal gedigitaliseerde dossiers overeen komt met het aantal wat ter digitalisering is opgestuurd. De registratielijsten worden vergeleken met het bijgeleverde CSV-bestand wat bij de gedigitaliseerde documenten is gevoegd. Hiervoor is een specifiek programma geschreven, waardoor deze controle geautomatiseerd uitgevoerd wordt. Voor dossiers die aan het begin van het digitaliseringstraject gescand zijn, waarbij geen eenduidige registratielijsten meer aanwezig zijn, wordt de volledigheid gecontroleerd op basis van de MCA (werkpakket) lijst van de digitaliseerder.

• Q-controle. Tijdens deze stap wordt de scankwaliteit gecontroleerd, en wordt een check gedaan op PDF/A. Voor de controle op PDF/A wordt gebruikt gemaakt van specifieke software.

• Staging op het netwerk. De documenten worden geclusterd, per archief, op het netwerk geplaatst. De aantallen worden gecontroleerd om te garanderen dat er in deze stap geen documenten verloren gaan.

• Verplaatsen naar de productieomgeving. De gedigitaliseerde archieven worden klaargezet voor de transporter. Voor deze en voorgaande stappen is een beschrijving meegenomen in bijlage 11.

• Transporter controle. De transporter is een tool waarmee de gebruiker verschillende checks (zowel handmatig als geautomatiseerd) uitvoert. Het gaat onder andere om het juiste gebruik van documentmarkeerbladen, datumvelden, en metadata. Niet bestaande monumentnummers en combinaties van metadatavelden (zoals het documenttype ‘besluit subsidieverlening’ bij een proces ongerelateerd aan subsidies) worden automatisch aangegeven en kunnen binnen deze tool gecorrigeerd worden. Zo wordt ervoor gezorgd dat documenten altijd juist en volledig zijn voor ze in het DMS geladen worden.

• Laden in DMS. De transporter voegt een XML-script toe aan de levering zodra deze volledig is goedgekeurd. Op basis van deze XML kan de levering in het DMS geladen worden. Logfiles worden gecontroleerd om te garanderen dat elk document wordt ingeladen.

Regeling
Besluit inzake de (routinematige) digitale vervanging van archiefbescheiden van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed
Soort
Ministeriële regeling
Geldend vanaf
01-11-2015
BWB-id
BWBR0036982
Versie
2015-11-01_0

In de hele regeling · Officiële tekst op wetten.overheid.nl