wetzoeker

Inrichting van het vervangingsproces Besluit inzake de (routinematige) digitale vervanging van archiefbescheiden van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed

Een groot deel van de archiefbescheiden bestaat uit kennisgegevens van cultuurhistorische objecten. Het scanproces raakt tevens verschillende juridische belangen, waar het gaat om formele processen als de aanwijzing en de subsidiëring van monumenten. Het scanproces moet daarom zo opgezet zijn dat de waarde ten bate van verantwoording en bewijs gehandhaafd blijft. De gescande documenten moeten aan dezelfde criteria voldoen als bij papier het geval is. Deze criteria liggen in de aard van: authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit, beschikbaarheid en duurzaamheid (NEN-ISO 15489).

Bij het direct inscannen van binnenkomende post kan één op één gecontroleerd worden of alles wat gescand moet worden, ook daadwerkelijk gescand is en of de kwaliteit daarvan voldoende is. Als een poststuk analoog binnen komt, wordt de zaak in het zaaksysteem geregistreerd. Tevens wordt een scanopdracht voor het digitaliseringsbedrijf gemaakt waarin precies staan beschreven welke documenten aanwezig zijn. Overige opmerkingen, zoals onvolledige originelen, worden tevens vastgelegd. Na digitalisering kan de volledigheid en kwaliteit hierdoor zeer nauwkeurig gecontroleerd worden. In het geval van scannen van een al bestaand archief dat niet altijd compleet is dit praktisch gezien niet haalbaar. Er is geen inventaris beschikbaar op documentniveau voor reeds bestaande dossiers. Toch moet gegarandeerd worden dat het digitale archief een exacte afspiegeling is van de analoge stukken. Het is daarom nodig dat een aantal extra veiligheidsmaatregelen in het scanproces worden ingebouwd.

Documenten die gescand worden op een automatische doorvoerscanner en waar geen inventarisatie op documentniveau van aanwezig is, worden dubbel gescand. Dit omdat de kans bestaat dat tijdens het scanproces meerdere documenten tegelijkertijd door de automatische doorvoerscanner gaan. Als er geen inventarisatie op documentniveau is, is er geen mogelijkheid om te controleren of alle documenten compleet gescand zijn. Door dubbel te scannen op twee aparte scanners en het aantal gescande images op beide scanners te vergelijken is de kans dat meerdere pagina's onopgemerkt tegelijkertijd door de doorvoer gaan, nihil.

De RCE scant niet zelf, maar bereidt de dossiers wel zelf voor (zie het volgende hoofdstuk). Dit omdat de inhoudelijke expertise voor het interpreteren en metadateren van de documenten bij de RCE zelf in huis is en moeilijk uitbesteed kan worden.

DE RCE hanteert de volgende uitgangspunten voor digitalisering:

• Papieren documenten worden gescand naar PDF (A-1b);

• Het gedigitaliseerde document wijkt NIET af van het originele papieren document;

• Er wordt standaard in kleur gescand;

• Na scanning wordt een kwaliteitscontrole op de gescande documenten uitgevoerd.

Regeling
Besluit inzake de (routinematige) digitale vervanging van archiefbescheiden van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed
Soort
Ministeriële regeling
Geldend vanaf
01-11-2015
BWB-id
BWBR0036982
Versie
2015-11-01_0

In de hele regeling · Officiële tekst op wetten.overheid.nl