Meerwaarde van papier als drager Besluit inzake de (routinematige) digitale vervanging van archiefbescheiden van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed
In een aantal gevallen worden papieren archiefbescheiden wel gedigitaliseerd, maar niet vervangen. Dit betekent dat het digitale exemplaar een kopie is. Het gaat dan om die bescheiden die een meerwaarde hebben omdat papier de drager is. Een aantal archiefbescheiden binnen de RCE valt hieronder. Deze uitzondering baseert zich op de beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden, waarin geschreven wordt dat vervanging in ieder geval onverenigbaar is met de waarde, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c, van het Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:
• waarvan de waarde als bestanddeel van het cultureel erfgoed geheel of gedeeltelijk betrekking heeft op de uitwendige vorm;
• die als bestanddeel van het culturele erfgoed een symbolische waarde of historische belevingswaarde vertegenwoordigen.
• Digitale vervanging is verder onverenigbaar met het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel d, van het Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:
• waarvan de authenticiteit of integriteit niet of onvoldoende vaststaat;
• die krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard.
Als het gaat om welke documenten/documentsoorten blijvend op papier worden bewaard, sluit de RCE zich aan bij de 'elementen en kenmerken' zoals die in de Beleidsregel zijn geformuleerd. Deze elementen en kenmerken die van belang zijn bij de beantwoording van de vraag of sprake is van documenten met intrinsieke waarde zijn:
• De uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling;
• Het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde;
• Het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken en dergelijke);
• Het stuk is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent;
• Het stuk heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject;
• Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven;
• Het bestanddeel is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen;
• Het bestanddeel is van belang als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie;
• Het stuk is van belang om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren.
In de praktijk komt het er op neer dat kostbare en historische archieven worden wel gedigitaliseerd, maar niet vernietigd. De digitale kopie dient als borging dat de stukken leesbaar blijven. Het gaat vooralsnog om de Schetsboekjes Mulder, een historisch bestand aan originele schetsen van bouwwerken, gedateerd rond 1900.
Deze archiefbescheiden worden fysiek gearchiveerd, waarbij een systematische relatie wordt gecreëerd met het digitale proces. Deze analoge bestanden zullen te zijner tijd in goede, geordende en toegankelijke staat naar het Nationaal Archief overgebracht worden.
Er zijn een aantal archiefbescheiden / collecties aanwezig die de RCE nog steeds nodig heeft voor de uitvoering van haar primaire proces. Deze archiefbescheiden / collecties zijn derhalve aan te merken als dynamische archieven en komen dus niet voor overbrenging in aanmerking. Specifiek over deze documenten zijn afspraken gemaakt met de Algemeen Rijksarchivaris (Machtiging voor opschorten van overbrenging archieven, dd. 19 augustus 2008).
- Regeling
- Besluit inzake de (routinematige) digitale vervanging van archiefbescheiden van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed
- Soort
- Ministeriële regeling
- Geldend vanaf
- 01-11-2015
- BWB-id
- BWBR0036982
- Versie
- 2015-11-01_0