Bijlagen Besluit directeur- generaal DUO betreffende vervanging personeelsdocumenten/dossiers (P-documenten) DUO, 2015
Bijlage 1 Ondermandaatregeling DUO
Bijlage 2 Beheerreglement DUO
Bijlage 3 P-structuur centrale Record Management Applicatie (cRMA)
Bijlage 4 Toekennen, wijzigen en verwijderen van autorisatie(s) in SAP, P-Direkt en cRMA
Bijlage 5 Bewerkersovereenkomst Belastingdienst / DUO
Bijlage 6 Procedure verzending P-documenten
Bijlage 7 Procedure scanning digitaal aangeleverde documenten
Bijlage 8a Instructie kwaliteitscontrole
Bijlage 8b Instructie scancontrole
Bijlage 9 Processen en prioritering t.b.v. P-Dossier en Documenten P-Dossier
Bijlage 10 Procedure IKAP documenten en overige declaraties
Bijlage 11 Instructie scannen
Bijlage 12 Hardware en software
Bijlage 13 Instellingen hardware
Bijlage 14 Toevoegen van metadata
Bijlage 15 Procedure doorvoeren correcties op het personeelsdossier.
Bijlage 16 Sleutelprocedure
Bijlage 17 Instructie vernietiging oorspronkelijk aangeleverde documenten
Bijlage 18 Handleiding Scannen en CRMA-HIC
Bijlage 19a Draaiboek 1.0
Bijlage 19b Draaiboek 1.1
In het handboek wordt uitgegaan van de juridische grondslag voor het vervangingsproces: art. 7 Archiefwet 1995 in combinatie met art. 2 en art. 6 Archiefbesluit 1995 en artikel 26b Archiefregeling 2010. Uit deze artikelen kan worden geconcludeerd dat de DUO bevoegd is archiefbescheiden te vervangen door reproducties met het doel de vervangen archiefbescheiden te vernietigen. Daarnaast is van belang dat DUO rekening houdt met haar taak als overheidsorgaan, de verhouding met andere overheidsorganen, de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultuur erfgoed en het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen. Tot slot kan worden geconcludeerd dat bij het vervangingsproces rekening moet worden gehouden met de kwaliteit van de reproducties. Die moet dusdanig zijn dat een juiste en volledige weergave van de te vervangen archiefbescheiden gewaarborgd is.
De aspecten, genoemd in art. 26b Archiefregeling, staan allen genoemd in dit handboek:
• Reikwijdte van het vervangingsproces;
De reikwijdte van het vervangingsproces staat beschreven in hoofdstuk 3 van het handboek.
• Inrichting van de hardware waarmee wordt vervangen en de gekozen instellingen;
De hardware die gebruikt wordt en de inrichting hiervan staan beschreven in paragraaf 6.3.5.
Uitgebreide informatie staat beschreven in de bijlagen 12 en 13.
• Software waarmee wordt vervangen, en de gekozen instellingen (indien van toepassing);
Uitgebreide informatie staat beschreven in bijlage 12 en 13.
• Criteria voor de keuze van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit;
De instellingen zijn terug te vinden in bijlage 13, onder het kopje kleur instellingen.
• Wijze waarop de reproductie tot stand komt;
De inrichting van het vervangingsproces staat beschreven in hoofdstuk 6. Specifiek voor het scannen van P-documenten zijn de bijlagen 7 en 11 opgesteld.
• Inrichting van (kwaliteit)controles;
Gedurende het vervangingsproces vinden er meerdere (kwaliteit)controles plaats. Wanneer deze controles plaatsvinden en hoe dit gebeurt staat beschreven in paragraaf 6.3.2 Beoordeling van P-documenten onder het kopje controle op kwaliteit, paragraaf 6.3.5 Scannen van P-documenten onder de kopjes scancontroles en controle scantotalen en paragraaf 6.3.7 Controleren van P-documenten. Daarnaast zijn in bijlagen 8a en 8b een uitgebreide beschrijving m.b.t. de controles terug te vinden.
• Het herstellen van eventuele fouten;
De procedure m.b.t. het corrigeren van fouten in het digitale P-dossier staat in bijlage 15.
• Het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden.
De procedure m.b.t. vernietiging van vervangen archiefbescheiden staat in bijlage 17.
- Regeling
- Besluit directeur- generaal DUO betreffende vervanging personeelsdocumenten/dossiers (P-documenten) DUO, 2015
- Soort
- Beleidsregel
- Geldend vanaf
- 02-05-2015
- BWB-id
- BWBR0036559
- Versie
- 2015-05-02_0