Zaakscoördinatie

Het organiseren en aansturen van de uitvoering van vastgestelde plannen van aanpak, zodat de toepassing van beleidsproducten efficiënt en effectief verloopt. Dit houdt mede in:

• het − in afstemming met de leidinggevende − vertalen van de in het vastgestelde plan van aanpak benoemde collectieve activiteiten en resultaten naar individuele werkafspraken (concretisering in individuele activiteiten en resultaten) en van:

• het bewaken van de voortgang van de (individuele) werkafspraken, het in dat kader voeren van voortgangsgesprekken met betrekking tot de kwalitatief en kwantitatief geleverde prestaties in relatie tot de gemaakte uitvoerings-/randvoorwaardelijke afspraken met de hem toegewezen mensen en;

• het informeren van de leidinggevende ten behoeve van het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken, functionering en beoordeling.

Plannen van aanpak

Het − op basis van het analyseren van patronen en verbanden in de voorliggende problematiek en mede aan de hand van beschikbare formats − opstellen van plannen van aanpak − waarin mede de belangen zijn betrokken van netwerkpartners − voor de toepassing van beleidsproducten, zodat besluitvorming kan plaatsvinden op verantwoordelijkheidsverdeling, op werkwijze en de daarbij behorende kwantitatieve en kwalitatieve inzet van mensen en middelen.

Deskundigheidsbevordering

Het coachen en overdragen van kennis en vaardigheden als mentor; het vanuit de praktijk formuleren van aanbevelingen voor en over de vakvolwassenheid, zodat de professionaliteit wordt bevorderd.

Netwerk

Het opbouwen en onderhouden van (nieuwe) netwerken ten behoeve van gezamenlijke aanpak van de toepassing van vastgestelde beleidsproducten en het maken van uitvoeringsafspraken, zodat de effectiviteit en efficiëntie van de toepassing wordt verhoogd.

Verbetering gespecialiseerde ondersteuning

Het vanuit de uitvoeringspraktijk en de bedrijfsvoering formuleren van voorstellen tot verbeteringen in toepassing van beleidsproducten, en het implementeren van vastgestelde verbeteringen, zodat effectiviteit en efficiëntie van de organisatie wordt verhoogd.

Inzet vanuit vakinhoudelijke kennis

Het verrichten van werkzaamheden, het afhandelen van vragen en het aanpakken van problematiek die vakinhoudelijke kennis vergen, zodat deze kennis effectief en efficiënt wordt benut in de bedrijfsvoering.

Ondersteuning van administratie

Het houden van toezicht op de vastlegging, validatie en archivering van gegevens en documenten door de administratie(s); het beoordelen van de integriteit van vastgelegde informatie en informatiesystemen; het signaleren, documenteren en bijsturen bij afwijkingen, zodat administratieve werkzaamheden en (archief)systemen daadwerkelijk de gegevens en documenten leveren waarmee de effectuering van vastgesteld beleid en vastgestelde doelstellingen wordt ondersteund.

Informatieverstrekking

Het ondersteunen van individuele en groepen belanghebbenden (leiding, bedrijfsvoering en uitvoeringspraktijk) met informatie over consequenties van wet- en regelgeving, vastgestelde beleidsproducten, zodat belanghebbenden actueel en vakinhoudelijk zijn geïnformeerd over nieuwe wet- en regelgeving en vastgestelde beleidsproducten.

Hoge Omschakelfrequentie

Aan de functie kleeft de Hoge Omschakelfrequentie met interne exposure.

LFNP Niveau-indicatoren

Verantwoordelijkheid

Belang | Effecten | Het gewenste effect (outcome) dat met het instellen van deze functie wordt beoogd is: • de effectief en efficiënt werkende politieorganisatie.

Resultaten | De resultaten (output) die in deze functie (zelfstandig op de volle breedte van het vakgebied) moeten kunnen worden behaald, zijn: • plannen van aanpak waarvoor formats beschikbaar zijn; • zaakscoördinatie; • bouwen en onderhouden van (nieuwe) netwerken met gedeelde belangen, maken van uitvoeringsafspraken, gericht op het realiseren van vastgestelde resultaten; • voorstellen vanuit de praktijk ten behoeve van verbetering van de uitvoering; • implementatie vastgestelde verbeteringen; • analyse (herkennen) van patronen en verbanden voor het maken van keuzes uit beschikbare formats pva en voor het opstellen van plannen van aanpak; • het begeleiden van medewerkers en het formuleren van aanbevelingen over vakvolwassenheid; • uitgevoerde eigen werkzaamheden, afgehandelde vragen en aangepakte problematiek die zijn vakinhoudelijke kennis vergen; • actueel en vakinhoudelijk geïnformeerde individuele en groepen belanghebbenden en de administraties die daarvoor worden gevoerd; • bij praktische toepassing van vastgestelde werkwijzen, kaders, instrumenten, methoden en technieken ondersteunde individuele en groepen belanghebbenden; • optimaal voor administratie aangereikte gegevens, documenten en dossiers.

Beïnvloeding | Inspanningsverplichting | De functionaris neemt, binnen het kader van het behalen van resultaten, aantoonbaar initiatieven die ook de gewenste (deel)effecten naderbij brengen, zoals: • faciliteert de besluitvorming met inzichtelijk overzicht van benodigde kwaliteit en kwantiteit van mensen en middelen, de verantwoordelijkheidsverdeling, de werkwijze in een helder plan van aanpak op, mede aan de hand van beschikbare formats; • geeft nauwgezet uitvoering aan vastgesteld plan van aanpak; • organiseert en stuurt consequent de uitvoering aan volgens vastgesteld plan van aanpak (zaakscoördinatie); • analyseert kritisch (eerder verkende) problematiek en de uitvoering van vastgestelde plannen van aanpak; • bouwt en onderhoudt actief (werkterreingerelateerde) netwerken en maakt uitvoeringsafspraken; • implementeert vasthoudend vastgestelde verbeteringen; • formuleert passende voorstellen ter verbetering van de uitvoeringspraktijk; • bevordert actief de vakvolwassenheid van medewerkers door coaching, overdracht van kennis en vaardigheden en het op maat formuleren van aanbevelingen; • handelt rechtstreeks vragen af die hem bereiken (al dan niet vanuit de serviceloketten) dan wel verwijst de vragen door voor verdere afhandeling naar de daarvoor verantwoordelijke functionaris; • ondersteunt actief de informatieverstrekking aan individuele en groepen belanghebbenden (leiding, bedrijfsvoering en uitvoeringspraktijk): • over consequenties van wet- en regelgeving en vastgesteld beleid; • over de praktische toepassing van vastgestelde werkwijzen, kaders, instrumenten, methoden en technieken. De functionaris past ‘Bevoegdheden’ zodanig toe dat deze de resultaten dienen maar zal (na overleg) ook afzien hiervan in situaties waar dit averechts kan uitpakken en verantwoordt zich voor deze beslissingen (het belang van ‘effect’ gaat boven het belang van ‘resultaat’).

Bevoegdheden | Voor het behalen van de resultaten mag de functionaris zelfstandig: • plannen van aanpak opstellen waarvoor formats beschikbaar zijn; • zaakscoördinatie voeren; • bouwen en onderhouden van (nieuwe) netwerken met gedeelde belangen, maken van uitvoeringsafspraken, gericht op het realiseren van vastgestelde resultaten; • voorstellen formuleren vanuit de praktijk ten behoeve van verbetering van de uitvoering • implementeren vastgestelde verbeteringen; • analyseren (herkennen) van patronen en verbanden voor het maken van keuzes uit beschikbare formats pva en voor het opstellen van plannen van aanpak; • het begeleiden van medewerkers en het formuleren van aanbevelingen over vakvolwassenheid; • optreden als mentor; • uitgevoerde eigen werkzaamheden, afgehandelde vragen en aangepakte problematiek die zijn vakinhoudelijke kennis vergen; • actueel en vakinhoudelijk geïnformeerde individuele en groepen belanghebbenden en de administraties die daarvoor worden gevoerd; • bij praktische toepassing van vastgestelde werkwijzen, kaders, instrumenten, methoden en technieken ondersteunde individuele en groepen belanghebbenden; • optimaal voor administratie aangereikte gegevens, documenten en dossiers.

Dynamiek