Zaakscoördinatie

Het organiseren en aansturen van de uitvoering van vastgestelde plannen van aanpak, zodat de uitvoering van secretariële werkzaamheden efficiënt en effectief verloopt. Dit houdt mede in:

• het − in afstemming met de leidinggevende − vertalen van de in het vastgestelde plan van aanpak benoemde collectieve activiteiten en resultaten naar individuele werkafspraken (concretisering in individuele activiteiten en resultaten);

• het bewaken van de voortgang van de (individuele) werkafspraken, het in dat kader voeren van voortgangsgesprekken met betrekking tot de kwalitatief en kwantitatief geleverde prestaties in relatie tot de gemaakte uitvoerings-/randvoorwaardelijke afspraken met de hem toegewezen mensen;

• het informeren van de leidinggevende ten behoeve van het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken, functionering en beoordeling.

Plannen van aanpak

Het − op basis van het analyseren van patronen en verbanden in de voorliggende problematiek en mede aan de hand van beschikbare formats − opstellen van plannen van aanpak − waarin mede de belangen zijn betrokken van netwerkpartners − voor de uitvoering van secretariële werkzaamheden, zodat besluitvorming kan plaatsvinden op verantwoordelijkheidsverdeling, op werkwijze en de daarbij behorende kwantitatieve en kwalitatieve inzet van mensen en middelen.

Deskundigheidsbevordering

Het coachen en overdragen van kennis en vaardigheden als mentor; het vanuit de praktijk formuleren van aanbevelingen voor en over de vakvolwassenheid, zodat de professionaliteit wordt bevorderd.

Netwerk

Het opbouwen en onderhouden van (nieuwe) netwerken ten behoeve van gezamenlijke aanpak van secretariële werkzaamheden en het maken van uitvoeringsafspraken, zodat de effectiviteit en efficiëntie van de uitvoering van Secretariaat wordt verhoogd.

Verbetering Administratie en Secretariaat

Het vanuit de uitvoeringspraktijk formuleren van voorstellen tot verbeteringen in de aanpak secretariële werkzaamheden en het implementeren van vastgestelde verbeteringen, zodat een effectievere en efficiëntere organisatie ontstaat.

Informatieverstrekking

• Het zijn van eerste aanspreekpunt voor vragen van collega’s en/of externen over het team, zodat het team bereikbaar is voor collega’s en externen.

• Het aannemen van telefoongesprekken aan het team, het beoordelen van aard en doel van de vraag en het doorverbinden dan wel doorverwijzen, zodat de beller bij de juiste collega terecht komt.

• Het – op verzoek − verstrekken van informatie (brochures, folders) over het team, zodat de verzoeker adequaat bediend is.

Registratie

Het vastleggen van vragen in de daartoe geëigende systemen, zodat een basis ontstaat voor personeels- en managementinformatie.

Agendabeheer

Het beheren van de agenda van de leidinggevende; het op urgentie en relevantie inschatten van vergaderverzoeken; het bevestigen van afspraken en het afzeggen ervan bij verhindering, zodat de aanwending van tijd optimaal wordt benut.

Vergaderingen en bijeenkomsten

• Het organiseren van de logistiek rond vergaderingen en bijeenkomsten (locaties, catering, routebeschrijvingen etc.), zodat deze in optimale omstandigheden kunnen plaatsvinden.

• Het tijdig verspreiden van de vergaderstukken naar de deelnemers, zodat de deelnemers zich optimaal kunnen voorbereiden.

• Het aanmelden, ontvangen en begeleiden van deelnemers naar vergaderingen en bijeenkomsten, zodat vergaderingen en bijeenkomsten efficiënt en effectief kunnen plaatsvinden.

• Het verslag leggen van de vergaderingen/bijeenkomsten, zodat het daar besprokene vastligt en een basis ontstaat voor sturing op resultaten.

• Het archiveren van vergaderstukken en verslagleggingen, zodat afspraken en besluiten vastliggen en een basis ontstaat voor sturing.

Termijnbewaking

Het signaleren wanneer een behandelingstermijn van actiepunten dreigt te worden overschreden en het waarschuwen van de betrokken collega; het inlichten van de betrokken leidinggevende indien een termijn is overschreden, zodat afgesproken actiepunten binnen de afgesproken tijd worden afgehandeld.

Correspondentie

Het concipiëren van brieven van een leidinggevende aan de hand van aangereikte steekwoorden met gebruikmaking van huisstijl en sjablonen, zodat correspondentie geschiedt op een eenduidige en correcte wijze.

Archivering

Het archiveren van aangereikte (vertrouwelijke) documenten en dossiers van en aan de leidinggevende, zodat voldaan wordt aan wettelijke vereisten en bewaringstermijnen.

Faciliteiten

• Het zijn van aanspreekpunt voor de leidinggevende voor facilitering van de werkplek; het organiseren en monitoren van de behandeling van verzoeken terzake, zodat collega’s optimaal zijn toegerust om hun werkzaamheden te verrichten.

• Het − ten behoeve van een team − organiseren van de aanwezigheid van faciliteiten; het monitoren van het gebruik van faciliteiten; het voeren van beheer over secretariële archieven, zodat − ook bij (interne) verhuizingen − is geborgd dat collega’s optimaal zijn en blijven toegerust om hun werkzaamheden te verrichten.

Overzichten

Het op aanvraag vervaardigen en verstrekken van standaard én niet-standaard overzichten uit de (archief)systemen, door middel van een zoekopdracht, zodat aan verzoeker een correct overzicht wordt geleverd en een basis ontstaat voor personeels- en managementrapportages.

Hoge Omschakelfrequentie

Aan de functie kleeft de Hoge Omschakelfrequentie met interne exposure.

LFNP Niveau-indicatoren

Verantwoordelijkheid

Belang | Effecten | Het gewenste effect (outcome) dat met het instellen van deze functie wordt beoogd is: • de effectief en efficiënt werkende politieorganisatie.

Resultaten | De resultaten (output) die in deze functie (zelfstandig op de volle breedte van het vakgebied) moeten kunnen worden behaald, zijn: • plannen van aanpak waarvoor formats beschikbaar zijn; • zaakscoördinatie; • bouwen en onderhouden van (nieuwe) netwerken met gedeelde belangen, maken van uitvoeringsafspraken, gericht op het realiseren van vastgestelde resultaten; • voorstellen vanuit de praktijk ten behoeve van verbetering van de uitvoering; • implementatie vastgestelde verbeteringen; • analyse (herkennen) van patronen en verbanden voor het maken van keuzes uit beschikbare formats pva en voor het opstellen van plannen van aanpak; • het begeleiden van medewerkers en het formuleren van aanbevelingen over vakvolwassenheid; • afgehandelde dan wel doorverwezen telefonische informatieverzoeken aan een leidinggevende; • vastgelegde vragen; • agendabeheer; • gefaciliteerde en genotuleerde vergaderingen en bijeenkomsten met vooraf geïnformeerde deelnemers; • in beheerde archiefsystemen vastgelegde (vertrouwelijke) vergaderverslagen, correspondentie, documenten en dossiers; • bewaakte actiepunten voortkomend uit vergaderingen en bijeenkomsten; • gefaciliteerde werkplekken; • verstrekte standaard én niet-standaard overzichten uit de (archief)systemen.