Aan de functie kleeft de Hoge Omschakelfrequentie met interne exposure.

LFNP Niveau-indicatoren

Verantwoordelijkheid

Belang | Effecten | Het gewenste effect (outcome) dat met het instellen van deze functie wordt beoogd is: • de effectief en efficiënt werkende politieorganisatie.

Resultaten | De resultaten (output) die in deze functie (zelfstandig op de volle breedte van het vakgebied) moeten kunnen worden behaald, zijn: • participatie in bestaande netwerken, maken van afstemmingsafspraken, gericht op het realiseren van vastgestelde resultaten; • verbetervoorstellen vanuit en voor de uitvoeringspraktijk; • geïnstrueerde medewerkers; • afgehandelde dan wel doorverwezen telefonische informatieverzoeken aan de leidinggevende; • vastgelegde vragen; • agendabeheer leidinggevende; • gefaciliteerde en genotuleerde vergaderingen en bijeenkomsten met vooraf geïnformeerde deelnemers; • in beheerde archiefsystemen vastgelegde (vertrouwelijke) vergaderverslagen, correspondentie, documenten en dossiers; • bewaakte actiepunten voortkomend uit vergaderingen en bijeenkomsten; • gefaciliteerde werkplekken; • verstrekte standaard en niet standaard overzichten uit de (archief)systemen.

Beïnvloeding | Inspanningsverplichting | De functionaris neemt, binnen het kader van het behalen van resultaten, aantoonbaar initiatieven die ook de gewenste (deel)effecten naderbij brengen, zoals: • participeert actief in bestaande netwerken; • formuleert vanuit de praktijk passende voorstellen ter verbetering van de uitvoering; • instrueert actief medewerkers middels handreikingen en werkinstructies; • handelt klantvriendelijk en accuraat (telefonische) vragen om informatie af, mede door het toesturen van informatiebrochures; • legt accuraat (telefonische) vragen aan en over de leidinggevende vast in de daartoe geëigende systemen; • beheert accuraat de agenda van het team en autoriseert toegang tot het gezamenlijke agenda; • bevestigt consequent agenda-afspraken, annuleert afspraken; • schat vergaderverzoeken in op urgentie en relevantie, organiseert actief de logistiek rond vergaderingen (locaties, catering, routebeschrijvingen); verspreidt tijdig de vergaderstukken naar de deelnemers; regelt adequaat de toegang van deelnemers tot vergaderingen, ontvangt en begeleidt vriendelijk de deelnemers naar de vergadering of bijeenkomst; • legt accuraat verslag van de vergadering, vraagt eventueel om nadere informatie aan de voorzitter als niet duidelijk is wat wordt bedoeld, legt helder de besluiten, afspraken en actiepunten vast, legt − indien dit procedure is − de notulen ter feitelijke controle voor aan de voorzitter van de vergadering; archiveert consequent de vergaderstukken en notulen; • bewaakt vasthoudend de nakoming van actiepunten voortkomend uit vergaderingen en bijeenkomsten, waarschuwt tijdig de betrokken collega’s bij dreigende overschrijding van afgesproken termijnen; informeert consequent de betrokken leidinggevende bij overschrijding van afgesproken termijnen; • stelt brieven in concept op (concipieert) op basis van sjablonen en aan de hand van aangereikte steekwoorden, past daarbij consequent vastgestelde huisstijl toe; • faciliteert tijdig en met inachtneming van arboregels de werkplek van collega’s door het maken van uitvoeringsafspraken met collega’s in de desbetreffende (facilitaire) vakgebieden, monitoort en stuurt vasthoudend op nakoming van afspraken; • verstrekt op aanvraag standaard en niet-standaard overzichten uit de (archief)systemen. De functionaris past ‘Bevoegdheden’ zodanig toe dat deze de resultaten dienen maar zal (na overleg) ook afzien hiervan in situaties waar dit averechts kan uitpakken en verantwoordt zich voor deze beslissingen (het belang van ‘effect’ gaat boven het belang van ‘resultaat’).

Bevoegdheden | Voor het behalen van de resultaten mag de functionaris zelfstandig: • participeren in bestaande netwerken, maken van afstemmingsafspraken, gericht op het realiseren van vastgestelde resultaten; • opstellen van verbetervoorstellen voor en vanuit de uitvoeringspraktijk; • geven van werkinstructies en geven van handreikingen; • vragen aannemen, informatie verstrekken en doorverbinden; • agenda beheren; • vergaderingen begeleiden (logistiek, vergaderstukken, deelnemers ontvangen); • notuleren; • collega’s aanspreken op nakoming actiepunten; • medewerkers instrueren; • brieven concipiëren; • (vertrouwelijke) correspondentie, vergaderstukken etc. archiveren; • facilitering van werkplekken organiseren; • standaard en niet-standaard overzichten uit de (archief)systemen verstrekken.

Dynamiek

Complexiteitt | Context | De problematiek die met het instellen van deze functie wordt beoogd tot oplossing te brengen, speelt zich af binnen de context van: • de politieorganisatie.

Speelveld | De problematiek die met het instellen van deze functie wordt beoogd tot oplossing te brengen, speelt zich af binnen het kader van: • het gehele vakgebied, die zelfstandig binnen het kader van wetgeving, richtlijnen en instructies kan worden aangepakt; • participatie in bestaand netwerk; • leidinggevende; • team.

Oplossingsgerichtheid | Inspanningsverplichting | De functionaris neemt, binnen het kader van het oplossen van problemen in het speelveld, aantoonbare initiatieven die ook de problematiek in de context efficiënter en effectiever aanpakken. De functionaris lost problemen op door deze vanuit een breed perspectief te benaderen; investeert in interne en externe oriëntatie. Context en speelveld zoals vermeld onder niveau-indicator Dynamiek/Complexiteit. In dit kader: kiest de functionaris oplossingen voor problematiek die zelfstandig worden gegenereerd binnen het kader van wetgeving, richtlijnen en instructies de meest effectieve en efficiënte aanpak bij: • participatie in netwerken; • verbetervoorstellen voor en vanuit de uitvoeringspraktijk; • instrueren van medewerkers. Neemt de functionaris het initiatief tot daadwerkelijke aanpak problematiek bij: • het vanuit de uitvoeringspraktijk formuleren van voorstellen tot verbeteringen; • het participeren in bestaande netwerken; • het maken van afstemmingsafspraken met netwerkpartners; • het geven van werkinstructies en handreikingen medewerkers; • het inschatten van vergaderingverzoeken op urgentie en relevantie; • het stellen van vragen indien niet duidelijk is wat in de notulen moet worden opgenomen, het voorleggen van de notulen aan de voorzitter van de vergadering/bijeenkomst indien dit procedure is; • het tijdig aanspreken van collega’s op dreigende termijnoverschrijding voor het nakomen van actiepunten; het waarschuwen van de verantwoordelijke leidinggevende indien termijn wordt overschreden; • het bewaken van de vertrouwelijkheid van als zodanig bestempelde informatie, onder meer door het zodanig archiveren van vertrouwelijke stukken dat deze slechts door daartoe bevoegden kunnen worden ingezien; • het bewaken van huisstijl in de correspondentie; • het inventariseren, organiseren en monitoring van faciliteiten op werkplekken en ten behoeve van de uitvoering van werkzaamheden, en het daarbij toezien dat arboregels worden nageleefd, waarbij de aanpak is gebaseerd op handelen van eigen inzicht binnen gestelde kaders (wetgeving, richtlijnen, instructies).