Informatieverstrekking

• Het zijn van eerste aanspreekpunt voor vragen van collega’s en/of externen over het team, zodat het team bereikbaar is voor collega’s en externen.

• Het aannemen van telefoongesprekken aan het team, het beoordelen van aard en doel van de vraag en het doorverbinden dan wel doorverwijzen, zodat de beller bij de juiste collega terecht komt.

• Het – op verzoek − verstrekken van informatie (brochures, folders) over het team, zodat de verzoeker adequaat bediend is.

Agendabeheer

Het beheren van de agenda voor het team, het toewijzen van autorisatie voor medegebruik ervan en het signaleren van dubbele afspraken, zodat tijdsindeling zo effectief en efficiënt wordt benut.

Vergaderingen en bijeenkomsten

• Het organiseren van de logistiek rond vergaderingen en bijeenkomsten (locaties, catering, routebeschrijvingen etc.), zodat deze in optimale omstandigheden kunnen plaatsvinden.

• Het tijdig verspreiden van de vergaderstukken naar de deelnemers, zodat de deelnemers zich optimaal kunnen voorbereiden.

• Het aanmelden, ontvangen en begeleiden van deelnemers naar vergaderingen en bijeenkomsten, zodat vergaderingen en bijeenkomsten efficiënt en effectief kunnen plaatsvinden.

• Het verslag leggen van de vergaderingen/bijeenkomsten, zodat het daar besprokene vastligt en een basis ontstaat voor sturing op resultaten.

• Het archiveren van vergaderstukken en verslagleggingen, zodat afspraken en besluiten vastliggen en een basis ontstaat voor sturing.

Correspondentie

Het concipiëren van brieven van het team aan de hand van aangereikte steekwoorden met gebruikmaking van huisstijl en sjablonen, zodat correspondentie geschiedt op een eenduidige en correcte wijze.

Faciliteiten

• Het zijn van aanspreekpunt voor collega’s van het team voor facilitering van de werkplek; het organiseren en monitoren van de behandeling van verzoeken ter zake, zodat collega’s optimaal zijn toegerust om hun werkzaamheden te verrichten.

• Het − ten behoeve van een team − organiseren van de aanwezigheid van faciliteiten; het monitoren van het gebruik van faciliteiten; het voeren van beheer over secretariële archieven, zodat − ook bij (interne) verhuizingen − is geborgd dat collega’s optimaal zijn en blijven toegerust om hun werkzaamheden te verrichten.

Verantwoordelijkheid

Belang | Effecten | Het gewenste effect (outcome) dat met het instellen van deze functie wordt beoogd is: • de effectief en efficiënt werkende politieorganisatie.

Resultaten | De resultaten (output) die in deze functie (zelfstandig behaald door het uitvoeren van routinematige activiteiten (toepassen gestandaardiseerde werkwijzen/MTI en bekende benaderingswijzen)) moeten kunnen worden behaald, zijn: • in rubricering en codering beheerde (archief)systemen; • gedocumenteerde onjuistheden of strijdigheden tussen gegevens vermeld in voor controle aangereikte documenten en gegevens uit de daartoe geëigende systemen en procedures; • vastgelegde en gearchiveerde, documenten en dossiers, w.o. (vertrouwelijke) vergaderverslagen, correspondentie; • tevreden klanten van het serviceloket; • vastgelegde vragen aan het serviceloket; • verstrekte standaard en niet-standaard overzichten uit de (archief)systemen; • inzicht in gebruikerswensen ten aanzien van (archief)systemen (invoer en uitlezen); • op routing en behandelingstermijn gemonitoorde documenten; • afgehandelde dan wel doorverwezen telefonische informatieverzoeken aan het team; • agendabeheer team; • gefaciliteerde en genotuleerde vergaderingen en bijeenkomsten met vooraf geïnformeerde deelnemers; • bewaakte actiepunten voortkomend uit vergaderingen en bijeenkomsten; • gefaciliteerde werkplekken; • geïnstrueerde medewerkers.

Beïnvloeding | Inspanningsverplichting | De functionaris neemt, binnen het kader van het behalen van resultaten, aantoonbaar initiatieven die ook de gewenste (deel)effecten naderbij brengen, zoals: • kent geordende rubriceringen en coderingen toe aan aangereikte gegevens; • legt aangereikte gegevens accuraat vast in de daartoe geëigende (archief)systemen; • archiveert accuraat aangereikte documenten en dossiers; • controleert − waar procedure of werkwijze dit voorschrijft − nauwkeurig de gegevens in aangereikte documenten (bijvoorbeeld facturen) met gegevens uit de daartoe geëigende (archief)systemen, signaleert onjuistheden of strijdigheden in gegevens of met betrekking tot de procedures en documenteert deze; • vult nauwkeurig aangereikte, maar onvolledige documenten aan met gegevens uit de daartoe geëigende systemen; • beheert het serviceloket zodanig adequaat dat zij toegankelijk en bereikbaar is voor collega’s en leidinggevenden voor het stellen van vragen en het indienen van aanvragen voor informatieoverzichten; • handelt klantvriendelijk en accuraat vragen aan het serviceloket af; • legt accuraat vragen aan het serviceloket vast in de daartoe geëigende systemen; • verstrekt periodiek en op aanvraag standaard overzichten en op aanvraag niet-standaard overzichten uit de (archief)systemen; • formuleren zodanig passende gebruikerswensen vanuit het gebruik (invoer én uitlezen van gegevens en documenten) van (archief)systemen; • monitoort zodanig vasthoudend de routing van documenten en bewaakt alert de behandelingstermijnen, dat de betrokken collega en de betrokken leidinggevende tijdig kunnen worden gewaarschuwd bij dreigende overschrijding; • handelt klantvriendelijk en accuraat (telefonische) vragen af of legt deze accuraat vast; • beheert accuraat de agenda van het team en autoriseert toegang tot de gezamenlijke agenda; • bevestigt consequent agenda-afspraken, monitoort actief op dubbele afspraken, annuleert − op aanwijzing − afspraken; • organiseert actief de logistiek rond vergaderingen (locaties, catering, routebeschrijvingen); verspreidt tijdig de vergaderstukken naar de deelnemers; regelt adequaat de toegang van deelnemers tot vergaderingen, ontvangt en begeleidt vriendelijk de deelnemers naar de vergadering of bijeenkomst; • legt accuraat verslag van de vergadering, vraagt eventueel om nadere informatie aan de voorzitter als niet duidelijk is wat wordt bedoeld, legt helder de besluiten, afspraken en actiepunten vast, legt − indien dit procedure is − de notulen ter feitelijke controle voor aan de voorzitter van de vergadering; archiveert consequent de vergaderstukken en notulen; • bewaakt vasthoudend de nakoming van actiepunten voortkomend uit vergaderingen en bijeenkomsten, waarschuwt tijdig de betrokken collega’s bij dreigende overschrijding van afgesproken termijnen; informeert consequent de betrokken leidinggevende bij overschrijding van afgesproken termijnen; • stelt brieven in concept op (concipieert) op basis van sjablonen en aan de hand van aangereikte steekwoorden, past daarbij consequent vastgestelde huisstijl toe; • faciliteert tijdig en met inachtneming van arboregels de werkplek van collega’s door het maken van uitvoeringsafspraken met collega’s in de desbetreffende (facilitaire) vakgebieden, monitoort en stuurt vasthoudend op nakoming van afspraken. De functionaris past ‘Bevoegdheden’ zodanig toe dat deze de resultaten dienen maar zal (na overleg) ook afzien hiervan in situaties waar dit averechts kan uitpakken en verantwoordt zich voor deze beslissingen (het belang van ‘effect’ gaat boven het belang van ‘resultaat’).