Het geven van instructies en handreikingen aan de Administratief Secretarieel Medewerker A in de dagelijkse praktijk, zodat de kwaliteit van administratie wordt gewaarborgd.

LFNP Niveau-indicatoren

Verantwoordelijkheid

Belang | Effecten | Het gewenste effect (outcome) dat met het instellen van deze functie wordt beoogd is: • de effectief en efficiënt werkende politieorganisatie.

Resultaten | De resultaten (output) die in deze functie zelfstandig routinematig moeten kunnen worden behaald, zijn: • aan gegevens toegekende rubriceringen en coderingen; • in de systemen verwerkte standaard mutaties op gegevens; • gevalideerde documenten; • op routing en behandelingstermijn gemonitoorde documenten; • vastgelegde en gearchiveerde, documenten en dossiers; • afgehandelde inkomende en uitgaande post; • registratie op ingekomen post; • tevreden klanten van het serviceloket; • vastgelegde vragen aan het serviceloket; • verstrekte standaard overzichten uit de (archief)systemen; • geïnstrueerde medewerker.

Beïnvloeding | Inspanningsverplichting | De functionaris neemt, binnen het kader van het behalen van resultaten, aantoonbaar initiatieven die ook de gewenste (deel)effecten naderbij brengen, zoals: • kent geordende rubriceringen en coderingen toe aan aangereikte gegevens; • legt aangereikte gegevens accuraat vast in de daartoe geëigende (archief)systemen; • archiveert accuraat aangereikte documenten en dossiers; • controleert − waar procedure of werkwijze dit voorschrijft − nauwkeurig de gegevens in aangereikte documenten (bijvoorbeeld facturen) met gegevens uit de daartoe geëigende (archief)systemen; • vult nauwkeurig aangereikte, maar onvolledige documenten aan met gegevens uit de daartoe geëigende systemen; • stelt nauwkeurig op basis van aangereikte gegevens standaard documenten op; • controleert stelselmatig uitgaande post op volledigheid adres en op voldoende frankering; • registreert consequent ingekomen post en distribueert deze accuraat; • beheert het serviceloket zodanig adequaat dat zij toegankelijk en bereikbaar is voor collega’s en leidinggevenden voor het stellen van vragen en het indienen van aanvragen voor informatieoverzichten; • handelt klantvriendelijk en accuraat vragen aan het serviceloket af; • legt accuraat vragen aan het serviceloket vast in de daartoe geëigende systemen; • verstrekt periodiek en op aanvraag standaard overzichten uit de (archief)systemen. De functionaris past ‘Bevoegdheden’ zodanig toe dat deze de resultaten dienen maar zal (na overleg) ook afzien hiervan in situaties waar dit averechts kan uitpakken en verantwoordt zich voor deze beslissingen (het belang van ‘effect’ gaat boven het belang van ‘resultaat’).

Bevoegdheden | Voor het behalen van de resultaten mag de functionaris zelfstandig routinematig: • aangereikte gegevens rubriceren en coderen; • aangereikte gegevens vastleggen in de daartoe geëigende (archief)systemen; • aangereikte, maar onvolledige documenten aanvullen; • op basis van aangereikte gegevens standaard documenten opstellen; • gegevens in daarvoor aangereikte documenten valideren; • aangereikte documenten en dossiers archiveren; • vragen aan het serviceloket aannemen, registreren, beantwoorden dan wel doorverwijzen; • standaard overzichten uit de (archief)systemen verstrekken; • inkomende en uitgaande post afhandelen; • werkinstructies en handreikingen geven aan medewerkers; • monitoring op routering en behandeltermijnen van documenten.

Dynamiek

Complexiteit | Context | De problematiek die met het instellen van deze functie wordt beoogd tot oplossing te brengen, speelt zich af binnen de context van: • de politieorganisatie.

Speelveld | De problematiek die met het instellen van deze functie wordt beoogd tot oplossing te brengen, speelt zich af binnen het kader van: • binnen het gehele vakgebied, gestandaardiseerde werkwijzen, nauwgezette richtlijnen en instructies en bekende oplossingen, zonder begeleiding kan worden aangepakt; • het korps/politieorganisatieonderdeel; • de hem toegewezen (archief)systemen.

Oplossingsgerichtheid | Inspanningsverplichting | De functionaris neemt, binnen het kader van het oplossen van problemen in het speelveld, aantoonbare initiatieven die ook de problematiek in de context efficiënter en effectiever aanpakken. De functionaris lost problemen op door deze vanuit een breed perspectief te benaderen; investeert in interne en externe oriëntatie. Context en speelveld zoals vermeld onder niveau-indicator Dynamiek/Complexiteit. In dit kader: kiest de functionaris binnen aangereikte oplossingen voor de meest effectieve en efficiënte aanpak bij: • het rubriceren en coderen van gegevens en documenten; • het vastleggen van aangereikte gegevens (standaard mutaties); • het aanvullen van aangereikte, maar onvolledige documenten; • het opstellen van standaard documenten op basis van aangereikte gegevens; • het valideren van gegevens in daarvoor aangereikte documenten; • het verstrekken van standaard overzichten uit de (archief)systemen; • het archiveren van aangereikte documenten en dossiers; • het verzenden poststukken en pakketten; • het registreren en distribueren van inkomende post. Neemt de functionaris het initiatief tot daadwerkelijke aanpak van problematiek bij: • het aannemen, beantwoorden door onder meer het (doen) toesturen van gevraagde informatie dan wel doorverwijzen van vragen van collega’s en leidinggevenden; • het periodiek verstrekken van standaard overzichten uit de archiefsystemen; • het monitoren op routering en behandeltermijnen van documenten; • geven van werkinstructies aan medewerkers, waarbij de aanpak is gebaseerd op routinematig handelen (gestandaardiseerde werkwijzen en richtlijnen).

Handelingsbekwaamheid | Voor het oplossen van problemen binnen het speelveld van de functie kan de functionaris de meest vergaande oplossingen toepassen in relatie tot de zwaarste problemen. De functionaris kan: de problemen zelfstandig aanpakken door het volgen van gestandaardiseerde werkwijzen, nauwgezette richtlijnen en instructies en bekende oplossingen die zich voordoen bij: • het afhandelen van de inkomende en uitgaande post; • het rubriceren en coderen van gegevens en documenten; • het aanvullen van aangereikte, maar onvolledige documenten; • het opstellen van standaard documenten op basis van aangereikte gegevens; • het valideren van gegevens in daarvoor aangereikte documenten; • het aannemen, beantwoorden door onder meer het (doen) toesturen van gevraagde informatie dan wel doorverwijzen van vragen van collega’s en leidinggevenden; • het monitoren op routering en behandeltermijnen van documenten; op de juiste wijze: • aangereikte gegevens in de daartoe geëigende (archief)systemen vastleggen; • aangereikte documenten en dossiers in de daartoe geëigende (archief)systemen archiveren; • standaard overzichten uit de (archief)systemen verstrekken; • instrueren van medewerkers; • zelfstandig afhandelen van situaties op aanwijzing en binnen het kader van gestandaardiseerde werkwijzen en richtlijnen.

Deskundigheid

Ontwikkelingen in kennis en vaardigheden | Kennisontwikkeling | Nieuwe (toekomstige) inzichten die het vakgebied van deze functie raken komen voor een belangrijk deel voort uit ontwikkelingen in: • wet- en regelgeving en beleid ter zake gegevens; • techniek: registratie-, documentatie- en archiefsystemen; • wetenschap. Nieuwe inzichten binnen en buiten het vakgebied die het vakgebied raken in relatie tot praktijkinzet.

Kennisterrein | De kennis en vaardigheden die tot het vakgebied behoren en voor deze functie relevant zijn, zijn: • (archief- en post)registratiesystemen; • werking van de posterijen; • monitoren; • geven van instructie.