Artikel 1 Archiefbeheersregeling voor het CAK
Begrippenkader
In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
1. Archief
Het geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door het CAK.
2. Archiefbescheiden
a) bescheiden, ongeacht hun vorm, door het CAK ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;
b) bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op het CAK zijn overgegaan;
c) reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de Archiefwet in de plaats zijn gesteld van de onder a) en b) bedoelde archiefbescheiden.
3. Archiefbestanddelen
Archiefbescheiden die vanwege hun oorzakelijk verband als zodanig bijeen zijn opgeslagen (dossiers).
4. Archiefbewaarplaats of -ruimte
Ruimte waarin archieven worden opgeslagen en die voldoet aan bij de wet gestelde inrichtingseisen.
5. Authenticiteit
Het behoud van de inhoud, structuur en verschijningsvorm van archiefbescheiden in hun oorspronkelijke gedaante, dat wil zeggen de gedaante die ze bij hun ontstaan hadden.
6. Beheer
Het in opdracht van de zorgdrager (doen) uitvoeren van de feitelijke werkzaamheden die tot doel hebben de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden.
7. Beheerder
De werknemer of groep van medewerkers die belast is of zijn met het beheer.
8. Bestand
Een geheel van gegevens in een zelfde opslagformaat.
9. Besturingsprogramma
De programmatuur die bestemd is ter besturing van een informatiesysteem.
10. Conversie
Het om- of overzetten van gegevens in een ander opslagformaat.
11. Documentaire activiteiten
Het creëren, identificeren, verzamelen, vastleggen, ontsluiten, opslaan van documenten, de archiefvorming en het archiefbeheer, alsmede van de toegankelijkheid van de archiefbescheiden met als doel het ter beschikking stellen van die documenten of de daarin opgeslagen informatie aan de eigen organisatie en derden.
12. Dossier
Het geheel van archiefbescheiden bij de behandeling van een zaak.
13. Dossierordening
Het overeenkomstig een ordeningsplan inrichten van dossiers.
14. Duurzaamheid
Het zodanig opslaan en bewaren van archiefbescheiden zodat na ten minste 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang in kwaliteit zal zijn te constateren.
15. Emulatie
Bij emulatie blijft de oorspronkelijke omgeving toegankelijk. De oorspronkelijke omgeving bestaat uit het oorspronkelijke besturingssysteem en de oorspronkelijke softwareapplicatie.
16. Formeel document
Elk object of voorwerp dat gegevens draagt met het doel deze gegevens eraan te ontlenen of te gebruiken, en dat van administratieve, financiële of juridische waarde is voor het CAK.
17. Informatiedrager
Het medium waarmee informatie kan worden overgebracht en opgeslagen, bijvoorbeeld papier, elektromagnetische of optische media.
18. Migratie
Het overzetten van gegevens naar een ander platform.
19. Opslagformaat
De code waarin digitale archiefbescheiden op een gegevensdrager zijn opgeslagen.
20. Ordeningsplan
Het systematisch overzicht van bij een archiefvormende instantie aanwezige archiefbestanden en van de wijze waarop deze bestanden zijn geordend.
21. Overbrenging
Het door het CAK overbrengen naar een archiefbewaarplaats van afgesloten archieven die voor permanente bewaring in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar.
22. Overdracht
Het in beheer overdragen van archiefbescheiden, bijvoorbeeld van het dynamisch naar het semi-statisch archief.
23. Platform
Geheel van apparatuur en besturingsprogrammatuur waarop de toepassingsprogrammatuur werkt.
24. Selectielijst
Wettelijk voorgeschreven instrument, met een geldigheid van ten hoogste 20 jaar, ten behoeve van de selectie van archieven in blijvend te bewaren en op termijn te vernietigen archiefbescheiden.
25. Toepassingsprogrammatuur
De programmatuur die bestemd is ter ondersteuning van de uitvoering van een werkproces.
26. Toezicht
Het vaststellen of de geldende regelgeving al dan niet wordt nageleefd. Voor overheidsorganen wordt dit uitgevoerd door de Rijksarchiefinspectie.
27. Vervanging
Het vervangen van archiefbescheiden door reproducties, op gelijke of andere informatiedragers, welke bij of krachtens artikel 7 van de Archiefwet in de plaats kunnen worden gesteld voor de originele archiefbescheiden.
28. Vervreemding
Het in eigendom overdragen van archiefbescheiden aan een andere rechtspersoon dan het CAK.
29. Zaak
Een eindigend complex van handelingen gericht op een bepaald doel.
30. Zorg
De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het naleven van de in de Archiefwet 1995 opgenomen verplichting om de onder de zorgdrager berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen, te houden en te bewaren, alsmede de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden te vernietigen.
31. Zorgdrager
Degene die bij of krachtens de Archiefwet 1995 is belast met de zorg voor de archieven.
- Regeling
- Archiefbeheersregeling voor het CAK
- Soort
- ZBO-regeling
- Geldend vanaf
- 16-04-2013
- BWB-id
- BWBR0033283
- Versie
- 2013-04-16_0