Deze paragraaf bevat algemene instructies voor het uitvoeren van de taken door inspectie-instellingen. Daarnaast gelden specifieke voorschriften voor de toetsing aan bepaalde eisen in het normenkader. Deze voorschriften zijn in paragraaf 5 vermeld.

a. Inspectierapport

De inspectie-instelling geeft opvolging aan de opdracht van een toegelaten uitlener tot het uitvoeren van een inspectie. Voor iedere toegelaten uitlener die periodiek een nieuwe inspectie aanvraagt dan wel voor iedere toegelaten uitlener die op grond van artikel 3d, derde lid, een tussentijdse inspectie aanvraagt, verstrekt de inspectie-instelling het rapport aan de minister.

b. Duur inspecties

De (herstel)inspectie

1 Herstelinspectie d.w.z. de inspectie die gericht is op het toetsen van conformiteit van normeisen die eerder non-conform waren. Dit is een nieuwe inspectie.

door de inspectie-instelling mag maximaal vijf werkdagen duren. De inspectie-instelling kan alleen de feitelijke bevindingen die plaatsvinden binnen deze vijf werkdagen meenemen voor het vaststellen van de conformiteitsbeoordeling in het inspectierapport. De termijn vangt aan op het moment dat de inspectie-instelling start met het toetsen van de normeisen. Dat is exclusief alle voorbereidende werkzaamheden.

c. Steekproeven trekken

Volledige inspectie

De inspectie-instelling voert de volledige inspectie uit op basis van een aselect getrokken steekproef bestaande uit arbeidskrachten die ter beschikking worden gesteld. Uit alle vestigingen waarvoor de onderneming verantwoordelijk is wordt een steekproef getrokken.

De inspectie-instelling bepaalt met tabel A.1. de te toetsen eisen voor de volledige inspectie. De antwoorden op de introductievragen uit tabel A.1. geven een indicatie. De inspectie-instelling kan tijdens de inspectie vaststellen dat de feitelijke situatie anders is dan blijkt uit de gegeven antwoorden op de introductievragen. Indien dit het geval is, moet de inspectie-instelling de te controleren normeisen hierop aanpassen.

De steekproefgrootte bestaat uit 10 of 15 dossiers van terbeschikkinggestelde arbeidskrachten.

2 Indien het aantal ter beschikking gestelde arbeidskrachten kleiner is dan de vastgestelde steekproefgrootte, worden alle beschikbare dossiers gecontroleerd.

inspectie-instelling gebruikt tabel A.2. uit Bijlage A om de steekproefgrootte vast te stellen. De uitkomst op de vragen bepaalt de steekproefgrootte. Mocht uit de steekproef en/of inspectie blijken dat de vragen uit tabel A.2. in werkelijkheid afwijken van het gegeven antwoord, dan wordt de inspectie-instelling geacht de steekproefgrootte overeenkomstig aan te passen.

Indien het voor de inspectie-instelling niet mogelijk is om een aselecte steekproef te nemen uit de reeks van verkoopfacturen, omdat er meerdere activiteiten zijn bij de onderneming, neemt de inspectie-instelling de steekproef aselect uit de activiteiten die betrekking hebben op het ter beschikking stellen van arbeidskrachten.

Voor de steekproeftrekking voor de specifieke controle van normeis 5.7, die betrekking heeft op het in- en doorlenen van personeel, gebruikt de inspectie-instelling tabel A.4.

Het dossier per getrokken terbeschikkinggestelde arbeidskracht bevat minimaal de gegevens die nodig zijn om alle van toepassing zijnde normeisen te kunnen toetsen. De inspectie-instelling vraagt bij de onderneming voor het dossier van ieder getrokken terbeschikkinggestelde arbeidskracht uit de steekproef hiervoor in ieder geval het volgende op: verkoopfactuur, loonstrook, urenregistratie, arbeidsovereenkomst, loonbelastingverklaring, identificatiedocument, beloningselementen, bevestiging van de beloningselementen door de werkgever aan de terbeschikkinggestelde arbeidskracht, uitbetalingsbewijs en eventuele A1-verklaring. Voor de verdeling van de loonstroken maakt de inspectie-instelling de verdeling conform tabel A.3.

Voor de toetsing van de uitbetaling van reserveringen bij uitdiensttreding en de uitbetaling vakantiegeld vraagt de inspectie-instelling een verzamelloonstaat in- en uitdienstlijst (over de inspectieperiode) op persoonsniveau met gewerkte tijdvakken/periodes op bij de onderneming. Daaruit trekt de inspectie-instelling de loonstroken van terbeschikkinggestelde arbeidskrachten op aselecte wijze. Indien de onderneming deze lijsten niet kan produceren of de lijsten onvoldoende inzicht geven, vraagt de inspectie-instelling meer gegevens op om loonstroken aselect te trekken.

Herstelinspectie binnen maximaal 75 werkdagen

De verdeling van het minimale steekproefaantal bij een herstelinspectie is afhankelijk van verschillende factoren. De inspectie-instelling bepaalt de verdeling op basis van zijn professionele oordeel. Waar mogelijk verdeelt de inspectie-instelling het evenredig. Per non-conformiteit trekt de inspectie-instelling een aselecte steekproef bestaande uit minimaal twee dossiers (dit zijn andere dossiers dan waar tijdens de vorige inspectie de non-conformiteiten zijn vastgesteld), waarbij de gevraagde stukken voor de beoordeling van meerdere non-conformiteiten gebruikt mogen worden. Naast de nieuwe getrokken steekproef, stelt de inspectie-instelling vast of de non-conformiteiten uit de voorgaande inspectie conform zijn (de dossiers hiervoor zijn select getrokken en zijn dus dezelfde dossiers dan waar tijdens de vorige inspectie de non-conformiteiten zijn vastgesteld).

Vervolginspectie

De inspectie-instelling bepaalt met tabel B.1. of eisen uit hoofdstuk 5 getoetst worden. De uitkomst van tabel B.1. is afhankelijk van meerdere elementen:

– of de onderneming voor de volledige inspectie een inspectierapport heeft aangeleverd bij de minister met non-conformiteiten op normeisen uit hoofdstuk 5,

– of de onderneming bij de volledige inspectie procedures had in opzet en bestaan en werking procedures;

– de steekproefgrootte bij de volledige inspectie.

Indien uit tabel B.1. blijkt dat de inspectie-instelling moet toetsen op normeisen uit hoofdstuk 5, trekt de inspectie-instelling de steekproef op dezelfde wijze als staat omschreven onder het kopje ‘volledige inspectie’ van deze paragraaf. Indien uit tabel B.1. blijkt dat alleen het controleren van de normeisen uit hoofdstuk 4 van toepassing is, heeft de inspectie-instelling geen steekproef nodig bestaande uit dossiers van terbeschikkinggestelde arbeidskrachten.

d. Rapportageproces

De inspectie-instelling doet het inspectierapport uiterlijk 75 werkdagen na aanvang van de inspectie laten verstrekken aan de minister middels de daarvoor beschikbaar gestelde middelen.

De inspectie-instelling stelt vast of vereiste procedures, voor zover van toepassing bij de onderneming, er zijn in opzet en bestaan. Hiervoor is het nodig dat de procedures van de onderneming op schrift gesteld of geautomatiseerd zijn. Indien de procedures op schrift staan, neemt de inspectie-instelling hiervan een kopie op in het dossier. De inspectie-instelling gebruikt tabel A.5 voor de vaststelling van procedures in opzet en bestaan. De inspectie-instelling gebruikt tabel A.6. voor de vaststelling van de werking van de procedures.

Indien de uitlener niet voldoet aan een in het normenkader gespecificeerde eis legt de inspectie-instelling de non-conformiteit vast in een inspectierapport. Niet elke non-conformiteit heeft eenzelfde gewicht. Er wordt onderscheid gemaakt in non-conformiteiten die te kwalificeren zijn als:

(i) een minor non-conformiteit;

(ii) een minor non-conformiteit die direct wordt omgezet in een major in het geval sprake is van twee of meerdere afwijkingen op één en hetzelfde onderdeel bij de norm waar de weging ‘minor/major’ aan hangt;

(iii) een major non-conformiteit; en

(iv) een major non-conformiteit die wordt omgezet in een minor in het geval de norm niet structureel en niet substantieel wordt overtreden. Deze wegingen dient de inspectie-instelling te onderbouwen en inzichtelijk te maken in het inspectierapport.