Een van de kerntaken van de IB-Groep is het beheren van grote onderwijsgerelateerde bestanden. De IB-Groep is belast met de inrichting, het beheer en de bekendmaking van de registers en met het verstrekken van informatie daaruit.

De IB-Groep is houder ex Wet Persoonsregistraties (Stb. 1988, 655). Dit houdt in dat de IBG bevoegd is het doel, de inhoud en het gebruik van de register waarvan zij houder is, te bepalen. Zij verricht de activiteiten ten dienste waarvan de registratie is ingericht. Zo verstrekt zij desgevraagd informatie aan universiteiten over de inschrijvingsduur van hen die ingeschreven staan dan wel ingeschreven wensen te worden en de studievoortgang. Ook kan de IB-Groep op grond van deze gegevens beslissen op verzoeken om toekenning van studiefinanciering.

Het gaat in deze sectie om de volgende algemene bestanden:

9.1.1 CRI-HO

omschrijving en regelgeving

Centraal Register Inschrijving Hoger Onderwijs (CRI-HO), waarin de inschrijvingen van studenten, auditoren en extraneï aan bekostigde universiteiten, de Open Universiteit en HBO-instellingen worden geregistreerd, hun studievoortgang gecontroleerd en hun afstuderen vastgelegd (het gaat dus om: inschrijvings-, verlengings-, beëindigings-, examenresultaat-, studievoortgangs- en bekostigingsgegevens).

Het CRI-HO heeft als wettelijke basis artikel 7.52 WHW. In het Reglement CRI-HO (vastgesteld op 21 juli 1993, gepubliceerd in Uitleg OenW-regelingen, nr. 1993-18a) stonden nadere bepalingen. Dit reglement werd gedeeltelijk vervangen door de Regeling CRI-HO 1996 (Stcrt. 1996, 147). Na de totstandkoming van het privacyreglement van de IB-Groep kwam ook de rest van het Reglement CRI-HO te vervallen. Dit gebeurde tegelijk met de wijziging van de Regeling CRI-HO 1996 (Uitleg OCenW-regelingen, nr. 1998-17b). Met deze wijziging werd voorgeschreven welke gegevens nog meer in het CRI-HO moesten worden opgenomen naar aanleiding van de wetgeving inzake het Hoger onderwijs- en onderzoeksplan 1996 (HOOP) (Stb. 1998, 216). Verder werd in de gewijzigde versie van de regeling bepaald dat de in het CRI-HO opgenomen gegevens pas na vijftig jaar – in geval van overlijden binnen twee jaar – mogen worden verwijderd (art. 6a).

registratie van gegevens

Van 1981 tot 1993 stonden in het toen functionerende register alleen gegevens vermeld omtrent ieder die aan een Nederlandse universiteit was ingeschreven als student. De universiteit stelde het register in kennis van de beslissingen die zij hadden genomen over de inschrijving van een student. Deze gegevens dienden na vijftig jaar of twee jaar na overlijden te worden vernietigd (Uitvoeringsbesluit WWO, Stb. 1986, 472). De zorg voor het register berustte bij de minister van Onderwijs. Met de invoering van de WHW in 1993 werden eveneens de inschrijvingen van HBO-studenten in dit register bijgehouden. De naam veranderde in Centraal Register Inschrijving Hoger Onderwijs (CRI-HO). De zorg werd overgedragen aan de IB-Groep.

Vroeger meldden de studenten aan bekostigde universiteiten en de Open Universiteit zich aan door eerst een ingevuld formulier, een fotokopie uit het paspoort of rijbewijs, uittreksel uit het bevolkingsregister of fotokopie van de geboorteakte naar het IB-Groep te zenden en later een gewaarmerkt afschrift van een cijferlijst of een ander bewijsstuk. Opneming in het CRI-HO gebeurde later middels verwerking van de door de onderwijsinstellingen (digitaal) verstrekte gegevens. De IB-Groep schrijft voor op welke wijze en op welke tijdstippen de gegevens dienen te worden aangeleverd. In geval van uitwisseling via internet moet de instelling middels een contract worden geautoriseerd.

Het CRI-HO heeft een lijdelijk karakter, hetgeen wil zeggen dat de IB-Groep in beginsel alle beslissingen van de instellingsbesturen betreffende de inschrijvingsgegevens en de gegevens voor de bekostiging die in het CRI-HO moeten worden opgenomen, en wel zonder nadere controle. Wel zijn er zogenoemde signaallijsten, waarmee de instellingsbesturen op de hoogte worden gebracht van gegevens die administratief onjuist zijn of die strijd met de wet opleveren; zo kunnen nog verbeteringen worden doorgevoerd.

Elk jaar moet de IB-Groep de CRI-HO-gegevens (de niet-definitieve en, na bestandsvergelijking door de onderwijsinstellingen, de gefixeerde versie) aan de minister van OCW toezenden.

Een aparte categorie gegevens in het CRI-HO vormen de zogenoemde ‘planningsgegevens’. Dit zijn GBA-gegevens die bij de gemeenten worden opgevraagd. Het betreft informatie over nationaliteit, geboorteland (ook van ouders) en regionale herkomst van student en extraneus.

verstrekking van gegevens

De WHW biedt de mogelijkheid om gegevens uit het CRI-HO aan personen of instanties te verstrekken. Daarbij zijn de volgende vormen van gegevensverstrekking te onderscheiden:

– reguliere gegevensverstrekking;

dit zijn standaardgegevensleveringen (doorgaans op vaste tijdstippen) aan interne IB-Groep-systemen (bijv. WSF, i.v.m. inschrijvingscontrole en studievoortgangscontrole), aan de Centrale Financiële Instellingen (Cfi, i.v.m. planning en bekostiging), aan LNV (i.v.m. planning en bekostiging) en aan het CBS (voor statistische doeleinden);

– incidentele gegevensverstrekking;

dit moet schriftelijk worden aangevraagd en er kunnen kosten voor in rekening worden gebracht (in dat geval wordt vooraf een offerte verstrekt);

– gegevensverstrekking aan de geregistreerde;

hiervoor is een schriftelijk verzoek vereist; overigens is het anno 2003 ook mogelijk om inzage in de gegevens te krijgen via het internet (Mijn IB-Groep).

9.1.2 CROHO

In het Centraal Register Opleidingen Hoger Onderwijs (CROHO) staan de gegevens over alle opleidingen aan bekostigde universiteiten, de Open Universiteit, aangewezen universiteiten en hogescholen. Het is daarmee een systematisch geordende verzameling gegevens met betrekking tot de opleidingen die door de instellingen voor hoger onderwijs worden verzorgd. De inschrijving van deze gegevens is van belang voor de bekostiging van opleidingen aan bekostigde instellingen, voor de bepaling van het recht op studiefinanciering en voor het voeren van een titel.

Artikel 6.13 tot en met 6.15 van de WHW gaan over het CROHO. Daarin staat onder meer welke gegevens in het register moeten worden opgenomen. Ook de procedure (inschrijving, weigering, uitschrijving) wordt vermeld. In het Uitvoeringsbesluit WHW (Stb. 1993, 487), dat anno 2003 nog steeds van kracht is, staat aangegeven uit welke onderdelen en subonderdelen het CROHO moet bestaan. De invoering van de bachelor/master-structuur in 2002 (Stb. 2002, 303) zorgde voor een flinke uitbreiding van het aantal CROHO-registraties. Daarnaast staan er in het uitvoeringsbesluit bepalingen betreffende de gegevensverstrekking.

De IB-Groep is aangewezen als instantie die is belast met de aanleg, het beheer en de bekendmaking van het register en met het verstrekken van informatie uit het register. Dit laatste houdt ook publicatie van het register in, in boekvorm of op diskette. De gepubliceerde gegevens worden in elk geval verzonden aan het ministerie van OCW, onderwijsinstellingen, het ministerie van LNV, de Cfi en een aantal koepelorganisaties. Vanaf eind 2003 is CROHO alleen on-line te raadplegen.

9.1.3 BRON

Een recente nieuwe wettelijke taak voor de IB-Groep betreft de basisregistratie en het beheer van het onderwijsnummer.