14.4.1 Het beheren van de basisadministratie inburgering

14.4.1.1 Bestand Potentiële Inburgeringsplichtigen (BPI)

(180.)

Handeling: Het registreren van personen in het Bestand Potentiële Inburgeraars (BPI)

Periode: 2007–

Product: Brondocumenten

Opmerking: A. De bewaartermijn van deze eenmalig verzamelde gegevens is gesteld op vijftig jaar. Daarmee bestaat zekerheid dat gedurende de periode dat een persoon inburgeringsplichtig kan zijn (tussen het 16e en 65e levensjaar), de gegevens beschikbaar blijven. Deze termijn is noodzakelijk om te voorkomen dat personen, die eerder als niet inburgeringsplichtig zijn aangemerkt, later alsnog worden opgeroepen. Als gegevens niet langer relevant zijn voor dit doel worden ze geschoond. Na vijftig jaar kan met zekerheid worden gesteld dat alle personen die nu worden opgenomen in het BPI op grond van hun leeftijd niet meer inburgeringsplichtig zijn, waarmee het bestand zijn functie heeft verloren. In artikel 6.7 van het Besluit wordt aangegeven dat het bestand wordt opgeheven op 1 januari 2057.

B. Echter, als gegevens niet langer relevant zijn voor het doel van het bestand worden ze geschoond. De IB-Groep verwijdert de gegevens volgens de Wet bescherming persoonsgegevens twee jaar na beëindiging van de actieve relatie, van een in het Bestand Potentiële Inburgeringsplichtigen opgenomen persoon, indien de betrokkene:

a. is overleden;

b. blijkens de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens de Nederlandse nationaliteit heeft verkregen of uit Nederland is vertrokken;

of

c. in het Informatiesysteem Inburgering wordt opgenomen (art. 6.6 Besluit).

Waardering: A. V 50 jaar na de inwerkingtreding van de wet (2057)

B. V 2 jaar na het beëindigen van de actieve relatie

(181.)

Handeling: Het periodiek verstrekken van gegevens uit BPI aan partners binnen de inburgeringsketen

Periode: 2007–

Grondslag: Wet inburgering, art. 48, lid 2; Besluit inburgering, art. 6.5, lid 2 en 4

Opmerking: Persoonsgegevens die zijn opgenomen in het Bestand Potentiële Inburgeringsplichtigen worden slechts ter beschikking gesteld aan het college, de IB-Groep (interne systemen zoals CIOP) en het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen. Er kunnen door de verantwoordelijke Minister andere instanties worden aangewezen waaraan eveneens gegevens uit het BPI worden verstrekt.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie (aansluiting op handeling 147)

(182.)

Handeling

Het aan de verantwoordelijke ministers doen toekomen van de in BPI vastgelegde gegevens tbv beleids- en beheerinformatie

Periode: 2007–

Grondslag: Wet inburgering, art. 48, lid 2c

Product: De gegevens kunnen (alleen) in geaggregeerde vorm gebruikt worden om beleids- en beheerinformatie aan de ministers te verstrekken.

Waardering: B (5) voor geaggregeerde gegevens

V 50 jaar voor de overige gegevens

14.4.1.2 Bestand Informatie Systeem Inburgering (ISI)

(183.)

Handeling: Het registreren van personen in het Informatie Systeem Inburgering (ISI)

Periode: 2007–

Grondslag: Wet inburgering, art. 47; Besluit inburgering art. 6.3 en 6.8

Product: Brondocumenten

Opmerking: In het Besluit inburgering, art. 6.3 wordt aangegeven dat het bestand voor vernietiging in aanmerking komt. Twintig jaar voor persoonsgegevens, vijftig jaar voor overige gegevens. Echter vanwege het maatschappelijk en historisch belang van dit gegevensbestand, komen de gegevens voor eeuwige bewaring in aanmerking. Dit betekent dat de IB-Groep na de wettelijke bewaartermijn van vijftig jaar het bestand zal moeten overdragen aan het Nationaal Archief. (Memorie van toelichting op art. 6.3 van het Besluit). Voor de archiefbescheiden met persoonsgegevens zal dan een beperking van openbaarheid worden opgenomen..

Waardering: B (5)

(184.)

Handeling

Het periodiek verstrekken van gegevens uit ISI aan partners binnen de inburgeringsketen

Periode: 2007–

Grondslag: Wet inburgering, art. 47, lid 2; Besluit inburgering, art. 6.2

Waardering: V 5 jaar na het beëindigen van de actieve relatie (zie handeling 181)

(185.)

Handeling

Het aan de verantwoordelijke ministers doen toekomen van de in ISI vastgelegde gegevens tbv beleids- en beheerinformatie

Periode: 2007–

Grondslag: Wet inburgering, art. 47, lid 2 b en c

Waardering: B (5) voor geaggregeerde gegevens

V 50 jaar voor de overige gegevens

14.4.2 Het fungeren als informatie- en registratiecentrum voor zelfmelders

(186.)

Handeling: Het instellen van steunpunten inburgering

Periode: 2007–

Bron: Inrichtingsvoorstel Service Centrum Inburgering

Product: Bijvoorbeeld instellingsbeschikkingen van steunpunten inburgering

Opmerking: Hierbij wordt gebruik gemaakt van bestaande steunpunten. Zie handeling 11.

Waardering: V 7 jaar

14.4.3 Het organiseren van inburgeringsexamens

(187.)

Handeling

Het organiseren en faciliteren van het inburgeringsexamen

Periode: 2007–

Grondslag: Wet inburgering, art. 13; Besluit inburgering, artt. 3.2 en 3.5

Product: Algemene administratieve neerslag zoals:

Aanmeldingsformulieren, ontvangstbevestigingen aanmeldingen, oproepen, planningen, roosters, richtlijnen, procesverbalen, correspondentie; verslagen, examenmaterialen, informatiemateriaal, portfolio’s.

Opmerking: A. De brondocumenten worden vijf jaar bewaard, verg handeling 164

B. De gegevens met betrekking tot de organisatie en de logistiek van het inburgeringsexamen worden opgenomen in ISI.

Waardering: A. V 5 jaar (brondocumenten)

B. B (5) zie opmerking handeling 183

(188.)

Handeling: Het instellen van een commissie waarbij examens inburgering kunnen worden afgelegd

Periode: 2007–

Grondslag: Wet inburgering, art. 13; Besluit inburgering art. 3.11

Product: Instellingsbesluiten

Waardering: V 5 jaar (verg.handeling 165)

(189.)

Handeling: Het instellen van een commissie van beroep bij examens inburgering

Periode: 2007–

Grondslag: Wet inburgering, art. 13; Besluit inburgering art. 3.12

Product: Instellingsbesluiten

Waardering: V 5 jaar (verg.handeling 170)

(190.)

Handeling: Het vastleggen en bewaren van examenresultaten

Periode: 2007–

Grondslag: Wet inburgering, art 13; Besluit inburgering art. 6.1, tweede lid

Product: Uitslaglijsten, cijferlijsten, getuigschriften, rapporten

Opmerking: Aangewezen exameninstellingen die het praktijkexamen afnemen geven het resultaat door aan de IB-Groep. De IB-Groep registreert dit gegeven in het ISI, evenals het resultaat van een door haar zelf beoordeeld portfolio.

De IB-Groep registreert daarnaast de resultaten van de centrale deelexamens en het eindresultaat in het ISI. In het geval dat een inburgeringsplichtige in het ISI inmiddels blijkt te beschikken over een diploma en daarmee voldoet aan de inburgeringsplicht wordt dit door de gemeente of de IB-Groep doorgegeven en registreert de IB-Groep dit gegeven in het ISI.

Waardering: V 50 jaar na opname gegevens in ISI

(191.)

Handeling: Het organiseren en faciliteren van de naturalisatietoets

Periode: 2007–

Grondslag: Wet inburgering, art. 13; Besluit inburgering, artt. 3.2 en 3.5

Product: Algemene administratieve neerslag zoals:

Aanmeldingsformulieren, ontvangstbevestigingen aanmeldingen, oproepen, planningen, roosters, richtlijnen, procesverbalen, correspondentie; verslagen,examenmaterialen, informatiemateriaal, portfolio’s.

Opmerking: A. De brondocumenten worden vijf jaar bewaard, verg handeling 164

B. De gegevens met betrekking tot de organisatie en de logistiek van de naturalisatietoets worden opgenomen in ISI.

Waardering: A. V 5 jaar (brondocumenten)

B. B (5), zie opmerking handeling 183

14.4.3.1 Vrijstellingen

(192.)

Handeling: Het beoordelen van diploma’s of getuigschriften in het kader van vrijstelling

Periode: 2007–

Grondslag: Wet inburgering, art. 5, eerste lid, onderdeel c; Besluit inburgering, art.2.4

Product: Adviezen en vrijstellingen

Opmerking: A. De IB-Groep beoordeelt of een voorgelegd diploma/getuigschrift overeenkomt met de vastgestelde criteria. In overeenstemming met reeds vastgestelde handelingen (handeling 152) is de waardering gesteld op 10 jaar.

B. De vrijstelling zelf wordt in ISI geregistreerd.