1.5 Leeswijzer bij het handelingenblok Besluit vaststelling selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Informatie Beheer Groep vanaf 1994
De handelingen worden beschreven in een handelingenblok, zoals hierna aangegeven.
(X): Nummeraanduiding (het betreft een nieuwe nummering, specifiek voor het voorliggende BSD)
Handeling: Dit is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling meestal overeen met een procedure of een werkproces.
De formulering van de handelingen is in de regel toegespitst op het product. Echter, een handeling als zodanig omvat alle activiteiten die leiden tot het product. Dientengevolge is de neerslag van een handeling niet beperkt tot het (eind)product, maar omvat ze alle archiefbescheiden die in verband daarmee zijn voortgebracht. Zo betreft de neerslag van een beschikkende handeling niet alleen het originele besluit, maar ook alle voorstukken.
Aangezien handelingen voortvloeien uit taken en bevoegdheden is het mogelijk dat een vermelde handeling in de praktijk nimmer (volledig) is uitgevoerd.
Periode: Hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren de handeling is verricht. Wanneer er geen eindjaar staat vermeld wordt de handeling op het moment van het verschijnen van het RIO nog steeds uitgevoerd. (Overigens wordt in het voorliggende document als vroegste aanvangsjaar van de handeling 1994 gehanteerd, het jaar dat de IB-Groep als zelfstandige actor ging optreden. Het betekent niet dat de handeling als zodanig niet voor dat jaar al werd uitgevoerd door een andere actor, zoals de minister van OCW.)
Grondslag: Dit is de wettelijke basis op grond waarvan de actor de handeling verricht. Wanneer handelingen uit een PIVOT-rapport zijn overgenomen (bij studiefinanciering), zijn oude grondslagen, die voor de IB-Groep niet relevant meer zijn, verwijderd en zijn nieuwe grondslagen toegevoegd.
Wanneer er geen wettelijke grondslag voor een handeling bestaat, kan de bron worden genoemd waarin de betreffende handeling staat vermeld of die de handeling heeft genoemd.
Product: Hier staat het product vermeld waarin de handeling resulteert of zou moeten resulteren. De gegeven opsommingen van producten zijn niet uitputtend. Vaak wordt volstaan met een algemeen omschreven voorbeeld.
Opmerking: Deze aanvullende informatie wordt slechts vermeld wanneer de strekking van de handeling toelichting behoeft.
Waardering: De afkorting ‘B’ staat voor ‘bewaren’, dat wil zeggen het na afloop van de wettelijke overbrengingstermijn overdragen aan het NA van de documentaire neerslag (ongeacht de gegevensdrager) van de handeling. Bij een B handeling is achter de selectiebeslissing aangegeven welk selectiecriterium is toegepast.
De afkorting ‘V’ staat voor ‘vernietigen (op termijn)’, oftewel ‘niet overbrengen’. Bij de desbetreffende handelingen wordt de vernietigingstermijn vermeld. Deze termijn betreft het aantal volle jaren dat dient te zijn verlopen sinds het einde van het jaar waarin een archiefbestanddeel (dossier, register, databestand) dat behoort tot de neerslag van de handeling, is afgesloten.
Actieve relatie: Bij sommige handelingen staat de waardering x jaar na het beëindigen van de actieve relatie vermeld. Een actieve relatie moet hierbij gelezen worden als:
de periode waarbinnen de gegevens in een werkproces met betrekking tot de betrokkene een functioneel doel, overeenkomstig de doelbepaling van dat bestand, hebben.
Deze beschrijving komt overeen met de definitie in de privacyreglementen van de IB-Groep.
- Regeling
- Besluit vaststelling selectielijst neerslag handelingen beleidsterrein Informatie Beheer Groep vanaf 1994
- Soort
- Archiefselectielijst
- Geldend vanaf
- 21-08-2008
- BWB-id
- BWBR0024373
- Versie
- 2008-08-21_0