Richtlijnen voor het invullen van de modellen en beveiligen waardepapier

Algemeen

Veiligheidseisen papier waardedocumenten

Het is noodzakelijk dat de waardedocumenten gedrukt worden op papier dat namaak en vervalsing tegengaat. Het papier dient daarom te beschikken over:

• een uniek watermerk,

• UV-vezels,

• een vloeiend kleurverloop,

• microtekst en

• een beschermlaag die verkleurt bij mechanische of chemische aantasting.

Met dit papier moet zorgvuldig worden omgegaan om te borgen dat het niet in handen van onbevoegden komt.

Gebruik van de modellen

Er bestaan verschillende modellen voor verschillende diploma’s (bijvoorbeeld een regulier diploma, een diploma met het judicium cum laude of een diploma met een of meerdere vakken op een hoger niveau). Afhankelijk van het diploma dat wordt uitgereikt, dient het juiste model te worden gekozen. Let op dat er bij het invullen van de modellen per vak één regel wordt gebruikt. Afhankelijk van het aantal vakken worden de regels voor de vermelding van de vakken op de cijferlijst ongeldig gemaakt voor zover ze niet worden gebruikt, of wordt hun aantal aangepast aan het aantal vakken waarin de examenkandidaat examen heeft gedaan.

Naamvermelding van de school

Op de examendocumenten wordt steeds – voor zover van toepassing – achter het woord ‘aan’ vermeld: de naam van de school voor voortgezet onderwijs of instelling voor educatie en beroepsonderwijs (ROC). Indien het een ROC betreft komt er na ‘aan’ te staan: de opleiding vavo van ...

De naam van de school of de instelling is de naam zoals gebruikt door het bestuur in het dagelijks maatschappelijk verkeer en zoals geregistreerd bij DUO. Indien een school een hoofdvestiging en tenminste één nevenvestiging heeft, waarbij het niet om een tijdelijke nevenvestiging mag gaan, is het toegestaan dat na de officiële naam van de school een komma volgt en het woord ‘locatie’, gevolgd door de naam van de locatie. Indien de onderwijsaanbieder in het dagelijkse verkeer een andere naam hanteert dan bij DUO is geregistreerd, is het toegestaan deze naam te vermelden, echter alleen onder toevoeging van: ‘onderdeel van’ met daaropvolgend de naam zoals bij DUO geregistreerd, met inachtneming van artikel 2.93 WVO 2020. Omdat alle diploma’s en cijferlijsten worden opgenomen in het diplomaregister is het belangrijk dat de naamgeving van de school op het daadwerkelijk uitgereikte diploma direct te relateren is aan de naam van de school zoals opgenomen in het diplomaregister. Scholen moeten er voor zorgen dat de correcte naam van de school bij DUO staat geregistreerd, waarbij in het geval van een (neven)vestiging duidelijk wordt uit de naam van welke school c.q. scholengemeenschap deze deel uit maakt.

Naamvermelding examenkandidaat

Er is niet voorgeschreven dat de naam van de examenkandidaat op exact dezelfde wijze vermeld wordt als in het BRP c.q. zoals op ID/paspoort is vermeld. Als de examenkandidaat in de praktijk wil aantonen dat het diploma van hem/haar is, is dit echter wel aan te bevelen. Slechts het hanteren van voorletter(s) of de roepnaam is ook toegestaan.

Vermelding geboorteplaats/ -gemeente

Achter ‘te’ wordt geacht de officiële gemeentenaam geplaatst te worden, waar de aangifte van geboorte destijds is gedaan. Dit is geen voorschrift, maar wel aan te raden, vanwege de gegevens op het ID (waar immers deze gemeentenaam ook op staat).

Datering

Op de examendocumenten wordt steeds achter het woord ‘datum’ vermeld: de datum (dd-mm-jjjj) waarop het document is ondertekend. Wanneer het examendocument een diploma, getuigschrift of certificaat betreft wordt in de regel de datum van uitreiking aan en ondertekening door de kandidaat gebruikt. Bij het staatsexamen, of in andere gevallen waar het niet mogelijk is om als directeur bij de ondertekening van de kandidaat aanwezig te zijn, wordt wanneer het examendocument een diploma, getuigschrift of certificaat betreft de datum van de vaststelling van de uitslag en/of de ondertekening van het examendocument door de Staatsexamencommissie (hierna: ‘het college’) dan wel de directeur gebruikt.

Wanneer het examendocument een (voorlopige) cijferlijst, bewijs van ontheffing, of verklaring behorend bij het bewijs van ontheffing betreft wordt de datum van de ondertekening door de directeur dan wel het college gebruikt. Dit kan betekenen dat een cijferlijst een andere datering heeft dan het bijbehorende diploma.

Ondertekening

Ingevolge de artikelen 3.40, derde lid, en 3.46, derde lid, van het Uitvoeringsbesluit WVO 2020 ondertekenen de directeur en de secretaris van het eindexamen de diploma’s en de cijferlijsten. Ingevolge de artikelen 4.25, vierde lid, 4.26, tweede lid, 4.29, tweede lid, en 4.32, tweede lid, van het Uitvoeringsbesluit WVO ondertekent het college de diploma’s, de certificaten en bijbehorende cijferlijsten.

De functionarissen die de examendocumenten moeten tekenen zijn en blijven onder alle omstandigheden verantwoordelijk voor de ondertekening. Tenzij anders bepaald door het bevoegd gezag, mogen zij, mits het bevoegd gezag hen die bevoegdheid heeft gegeven, een andere functionaris, die door hen daartoe schriftelijk gemandateerd is, laten tekenen, doch slechts met vermelding van ‘namens deze’ gevolgd door de handtekening, de naam en de functie van de ondertekenaar. De handtekening moet feitelijk (met pen) geschreven worden. Een gescande of gekopieerde handtekening is niet toegestaan.

Bovenstaande geldt ook in het geval een school geen directeur kent maar een centrale directie. Op het diploma dient dan voor directeur te worden gelezen de centrale directie. De centrale directie is in dat geval verantwoordelijk voor het ondertekenen van de diploma’s. Het is echter ook mogelijk dat de centrale directie de tekenbevoegdheid overdraagt. Dit dient dan in het examenreglement van de school te worden vermeld, zodat examenkandidaten en ouders hiervan op de hoogte zijn.

Vaknamen

De te hanteren wettelijke benamingen van de vakken staan opgenomen in de vakcodetabel, een bijlage bij de Regeling codetabellen vo, vso en mbo.

Cijferlijsten algemeen

De afgifte van cijferlijsten is voor scholen voor voortgezet onderwijs en instellingen voor educatie en beroepsonderwijs, voor zover het betreft de door die instellingen verzorgde opleidingen vavo, geregeld in de artikelen 3.40 tot en met 3.43, en 3.72 van het Uitvoeringsbesluit WVO 2020 en voor staatsexamens in de artikelen 4.25 tot en met 4.28 van het Uitvoeringsbesluit WVO 2020.

Teksten in de cijferlijsten die niet van toepassing zijn worden weggelaten en het aantal regels wordt aangepast aan het aantal vakken.

Op de cijferlijst wordt in de cijfer- en beoordelingstabel voor zover van toepassing vermeld:

• wanneer een vak zowel een schoolexamen/ college-examen en een centraal examen bevat moeten beide cijfers op één decimaal nauwkeurig worden opgenomen. De eindcijfers moeten zonder decimalen worden opgenomen. Zie de artikelen 3.13, 3.32, 4.11, 4.16 en 4.18 van het Uitvoeringsbesluit WVO.

• wanneer het vak alleen een schoolexamen/ college-examen bevat en geen centraal examen kent moet het afgeronde schoolexamen- of college-examencijfer zonder decimalen worden opgenomen. Dit cijfer wordt ook opgenomen als eindcijfer. Zie de artikelen 3.13, tweede lid, 3.32, derde lid, 4.11, tweede lid en 4.18, derde lid, van het Uitvoeringsbesluit WVO 2020.

• het vak of de vakken en het onderwerp of de titel van het profielwerkstuk havo of vwo,

• het thema of de titel van het profielwerkstuk en de beoordeling van het profielwerkstuk in het vmbo,

• de beoordeling van het vak lichamelijke opvoeding in het havo of vwo,

• de beoordeling van het vak ‘kunstvakken inclusief ckv’ en het vak lichamelijke opvoeding in het vmbo,

• de cijfers voor de examenvakken met inbegrip van de vakken die deel uitmaken van het combinatiecijfer en het eindcijfer voor het combinatiecijfer (voor havo en vwo inclusief het profielwerkstuk),

• de beoordeling van de maatschappelijke stage, en