5. Bijzondere dossiers Besluit vaststelling selectielijst deelbeleidsterrein personeelszaken, t.w. personeelsdossiers (Raad van State)
(27)
Handeling: Het voor blijvende bewaring bestemmen van personeelsdossiers
Periode: 1945–
Waardering B 5
Toelichting: Deze handeling betreft dossiers van ambtenaren die voor het werkterrein van het betrokken departement of enig andere gebied van bijzondere betekenis zijn geweest, of waarvan de stukken voor het inzicht in de ontwikkeling van een functie en de organisatie van bijzonder belang wordt geacht en daarom blijvend bewaard worden. Aan de hand van de onderstaande criteria kan worden beoordeeld welke dossiers voor bewaring moeten worden aangewezen.
Om inzicht te verwerven in de aard van de dossiers bij een organisatie verdient het aanbeveling om onderzoek te verrichten naar de wijze waarop in de loop der jaren de personeelsadministratie is gevoerd (bijvoorbeeld centraal of decentraal) en hoe de dossiers in de loop der jaren zijn opgebouwd (tussentijds geschoond , veel kopieën van stukken elders) en wat voor stukken werden toegevoegd. Dit kan verwerkt worden in een archiefbewerkingsplan.
In principe geldt de keuze voor bewaring van een dossier voor elke ambtenaar die valt binnen de criteria, ongeacht diens positie en bezoldiging,
In de praktijk zullen vaker dossiers van ambtenaren in schaal 14 en hoger en/of ambtenaren in Algemene Bestuursdienst, of van ambtenaren in gelijkwaardige functies en/of gelijkwaardige schalen voor de periode vanaf 1945 voor bewaring geselecteerd worden.
Tot 1981 hadden ambtenaren rangen. Tegenwoordig salarisschalen.
Dit waren de ambtelijke rangen. Tussen haakjes staan de huidige salarisschalen.
Adjunct-klerk (1)
Klerk (2)
Klerk A (3)
Hoofdklerk (4)
Adjunct-commies (5)
Adjunct-commies A (6)
Commies (7)
Commies A (8)
Hoofdcommies (9)
Hoofdcommies A (10)
Hoofdcommies B (10A)
Referendaris (11)
Referendaris A (11A)
Referendaris B (12)
Administrateur (13)
Administrateur A (14)
Hoofdadministrateur (15)
Hoofdadministrateur A (16)
Directeur (17)
Hoofddirecteur (18)
Ook dossiers van hierna genoemde ambtenaren kunnen geselecteerd te worden voor bewaring: ambtenaren die betrokken zijn geweest bij een incident waarbij de positie van de minister en/of de naam van het ministerie in geding is geweest (Jamby affaire OCW; kwesties inzake asielzoekers IND; ontslag Doctors van Leeuwen, Schiphol-ramp), ambtenaren klokkenluiders, ambtenaren die in de publiciteit zijn geweest, (voormalige) ambtenaren, die in het kader van een andere functie van zich hebben doen spreken en maatschappelijke aandacht hebben getrokken (bv. politici), ambtenaren waarbij gewetenbezwaren een rol hebben gespeeld bij hun functioneren en/of ontslag en dossiers van functionarissen in de directe omgeving van bewindspersonen: kamerbewaarders, secretarissen en secretaressen en chauffeurs.
Als van een (deel van een) organisatie het taakuitvoeringsarchief verloren is gegaan of ernstige schade heeft opgelopen, kunnen de personeelsdossiers dienen als vervangende kennisbron.
Ook verdient het aanbeveling bij de selectie dossiers die qua inhoud en opbouw afwijken van het gemiddelde personeelsdossiers aandacht te geven. Een gemiddeld personeelsdossiers bevat de alleen de stukken die vallen onder de handelingen van dit BSD. Een afwijkende dikte van een dossier, het aanwezig zijn van persoonlijke brieven, of brieven van derden, kan een aanwijzing zijn om het dossier op de onderstaande criteria te beoordelen.
Criteria betreffende de aard van de gegevens
1. informatie over invloedrijke personen.
2. informatie over opvallende personen.
3. informatie over bijzondere gebeurtenissen.
4. informatie over werkprocessen en uitvoeringsaspecten.
5. informatie over aspecten van de organisatie die om de een of andere reden in het P-dossier terecht is gekomen.
Criteria betreffende de relatieve informatiewaarde
6. mate van uniciteit van informatie.
7. mate van diversiteit en uitgebreidheid van informatie.
Ad 1 en 2 Hierbij gaat het om dossiers van ambtenaren die op zichzelf en niet persé specifiek als ambtenaar invloedrijk en opvallend zijn, maar waarbij de gegevens in het dossier een aanvulling (kunnen) vormen op het algemeen bekende beeld of biografie van de persoon. Het betreft bijvoorbeeld hoge ambtenaren die een overstap hebben gemaakt naar het bedrijfsleven, een internationale organisatie, een non-gouvermentele organisatie (NGO) of andere sectoren binnen de overheid (gemeenten, provincies, ZBO’s)
Ad 3 Hierbij moet worden gedacht aan gegevens over de belangrijke (doorslaggevende) betrokkenheid van een ambtenaar bij een bijzondere gebeurtenis.
Ad 4 Hierbij moet worden gedacht aan gegevens over ontwerp, bijstelling of beëindiging van werkprocessen die een belangrijk deel van het takenpakket van een departement uitmaken en aan uitvoeringsaspecten, zoals bijzondere opdrachten en instructies, of aspecten die binnen de politiek en/of maatschappij tot ophef hebben geleid.
Ad 5 Hierbij kan worden gedacht aan persoonlijk archief, bureauarchief, instructies, etc.
Ad 6 Hierbij gaat het erom of de stukken gezien de aard van personeeldossiers unieke informatie bevatten. Bijvoorbeeld: stukken betreffende de bezoldiging zijn niet uniek, stukken betreffende een afwijkende bezoldiging kunnen dat wel zijn. Of een instructie, die nergens anders te vinden is en uniek is voor die ene ambtenaar, of die periode.
Ad 7 Hierbij gaat het erom of de informatie in het personeeldossiers van meer bronnen afkomstig is. Zijn er ook bijlagen, rapporten, verslagen, correspondentie van andere bronnen dan een personeelsafdeling of de direct leidinggevende.
- Regeling
- Besluit vaststelling selectielijst deelbeleidsterrein personeelszaken, t.w. personeelsdossiers (Raad van State)
- Soort
- KB
- Geldend vanaf
- 22-11-2007
- BWB-id
- BWBR0022846
- Versie
- 2007-11-22_0