Dit rapport is een samenvoeging van het Rapport Institutioneel Onderzoek en het Basis Selectie Document. Dat wil zeggen dat in dit document het integrale RIO is opgenomen en dat aan de handelingen de waardering ten behoeve van de selectie is toegevoegd. In de uiteindelijke vaststellingsprocedure zal een apart BSD worden gevormd. Dit document zal dus uitsluitend binnen EZ voor de interne vaststelling worden gebruikt. De waardering is daarom alleen voor de Minister van Economische Zaken toegekend. De andere zorgdragers zullen zelf deze waardering voor hun eigen handelingen toekennen.

De hoofddoelstelling van de selectie is een scheiding aan te brengen tussen:

1. archiefbescheiden die in aanmerking komen voor blijvende bewaring en

2. archiefbescheiden die daarvoor niet in aanmerking komen.

Voor archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen geldt in beginsel dat deze na een termijn van 20 jaar moeten worden overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats, in dit geval het Nationaal Archief. De doelstelling van het Nationaal Archief bij de selectie van overheidsarchieven is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven. Door het Convent van Rijksarchivarissen is deze doelstelling vertaald als ‘het selecteren van handelingen van de overheid om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig te stellen voor blijvende bewaring.’ Daarnaast schrijft de wet voor die bij de vaststelling van de selectielijst de noodzaak van bewijsvoering voor de recht- en bewijszoekende burger in de overweging moet worden betrokken.

Art. 5, Archiefwet 1995.

Om de selectiedoelstelling te operationaliseren zijn de handelingen, zoals die in het RIO zijn beschreven gewogen aan de hand van een lijst van zes selectiecriteria, die standaard zijn opgesteld door de projectgroep PIVOT.

Algemene selectiecriteria

Handelingen die worden gewaardeerd met B(ewaren)

Algemeen selectiecriterium

1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid. Hieruit worden niet perse consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

De gegevensbestanden van de handelingen die voldoen aan de selectiecriteria dienen uiteindelijk te worden overgebracht naar het Algemeen Rijksarchief en zijn gewaardeerd met B⁠(ewaren) onder verwijzing naar het nummer van het aangehaalde criterium. De neerslag van de handelingen die niet aan de criteria voldoen wordt gewaardeerd met V⁠(ernietigen). ‘Vernietigen’ betekent: de door de administratie gevormde neerslag van de handelingen zal uiteindelijk niet worden overgebracht naar het Algemeen Rijksarchief: de documentaire neerslag die uit deze handeling voortvloeit is niet noodzakelijk voor de reconstructie van het (overheids)beleid op hoofdlijnen en er worden met vernietiging geen langdurige of blijvende rechtszekerheden aangetast waarvoor althans het bureau de verantwoording draagt. Ingeval van ‘vernietigen’ blijft het orgaan dus verantwoordelijk voor de bestemming en de zorg voor de betreffende documentaire neerslag en de rechtsgevolgen die daaruit kunnen voortvloeien. Ter wille van de rechtszekerheid heeft de wetgever daarom bepaald dat in de selectielijst bewaartermijnen moeten worden vastgesteld voor stukken die uiteindelijk niet voor permanente bewaring in aanmerking komen. Mede om die reden worden selectielijsten, alvorens zij worden vastgesteld, publiek ter inzage gelegd.

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd. Bewerkingsplannen, aan de hand waarvan de daadwerkelijke selectie van archieven plaatsvindt, dienen te voorzien in procedures daarvoor.